Kai kurie renginių planuotojai šiuo etapu jaučia reljefą, galiausiai yra pripažįstami arba skatinami daugiau vykdomųjų vaidmenų už jų įnašą.
Tačiau daugeliu atvejų nepakanka tiesiog planuoti ir įvykdyti puikų verslo renginį. Verslo renginiai dažniausiai laikomi investicijomis tam tikram tikslui, o renginių planuotojai turėtų suprasti, kaip vertinti jų programų vertę.
Renginių matavimas investicijų grąža (IG) arba tikslų grąža (ROO) gali būti nauja teritorija kai kuriems planuotojams, tačiau tai yra pastangų rūšis, kurios padės išplėsti jų dalyvavimą ir bendrą indėlį į organizaciją, - aiškina Tony Lorenzas, buvęs CMM, Čikagoje įsikūrusio "ProActive, Inc." prezidentas, "Freeman" kompanija. "ProActive" yra strateginė ir renginių agentūra, orientuota į patirtinio rinkodaros paslaugas. Lorenzas yra "AlliedPRA" generalinis direktorius.
Renginių matavimo pagrindai
Dauguma renginių specialistų pripažįsta, kad jų programų vertinimas skirsis nuo organizacijos iki organizacijos. Viena iš priežasčių yra tai, kad verslo modeliai yra labai skirtingi tarp korporacijų, asociacijų, ne pelno organizacijų ir kt.
Taigi, kokie būdai renginių planuotojams turėtų įvertinti jų įvykius?
Jei renginio specialistas dirba finansinėje organizacijos pusėje, gali būti tikimasi, kad jis nustatys įvykį, pagrįstą finansinėmis santaupomis. Pavyzdžiui, kokia yra bendra derybų būdu sutaupyta viešbučių kambarių, susitikimų erdvė, maitinimas ir tt?
Jei įvykio specialistas dirba organizacijos verslo srityje, jis gali numatyti, kad šis įvykis vertinamas atsižvelgiant į programos įnašą į bendrą verslo planą. Pavyzdžiui, organizuojame seminarą , kuris yra bendro produkto pristatymo dalis, apimanti keletą verslo padalinių.
Beveik visi renginių planuotojai kritiškai pažvelgs į tai, kas nutiko ir kas galėtų būti pagerinta ateityje. Ar įvykis įtrauktas į biudžetą ? Ar klientas buvo patenkintas rezultatu?
Ir nors kiekvienas požiūris yra tikrai galiojanti matavimo forma, jie linkę sutelkti dėmesį tik į matavimus labiausiai taktiniuose lygmenyse. Šiandienos renginių specialistai turėtų ieškoti būdų, kaip padaryti savo renginio įnašus kur kas strategiškesnes.
Strateginis įvykių įvertinimas
Lorenzas paaiškina, kad susitikimo IG gali būti vertinamas dviem skirtingais aspektais: organizacijos ir dalyvių lygmenimis:
- Organizacija gali peržiūrėti investicijų grąžą, sujungdama visas išlaidas ir palygindama ją su verte, kurią nustato organizacija. Tada nustatoma finansinė renginio nauda. organizaciniame lygmenyje ir dalyvių lygiu.
- IG dalyvio lygiu gali būti vertinama individualiu lygmeniu ir vertinama vertė kiekvienam dalyviui.
"ProActive" pataria klientams sekti strateginį, kūrybinį procesą, kuris turi įtakos įvykiams, o Lorenzas rekomenduoja dėmesį skirti požiūrių matavimui. Tai ypač efektyvi didelio masto renginiams:
- Discovery. Atradimas turėtų vykti proceso pradžioje, kad planuotojai galėtų įtraukti pagrindines suinteresuotąsias šalis, galų gale apibrėžti susitikimo turinį, pranešėjus ir kt. Planuotojai turėtų įtraukti pagrindines suinteresuotąsias šalis, galinčias apibrėžti strateginius tikslus tiek renginiui organizavusiam renginiui, tiek susitikimo dalyviams. Tai galima pasiekti, paprašydami juos užbaigti trumpus 6-8 atvirus klausimus.
- Išankstinis renginių tyrimas. Tai yra laikas, kai susitikimas ar renginių planuotojas gali apibrėžti kiekybiškai įvertinamas ROI ir ROO priemones. Apžiūrėkite plačią pakviečiamų asmenų atranką, kad nustatytumėte jų problemas, susirūpinimą ir poreikius keliais lygmenimis. Tai padės planuotojui nustatyti vertinimo dalyvių susitikimų vertinimo kriterijus.
- Išankstinis susitikimas "Core-7 Baseline". Šis žingsnis yra priemonė susitikimo dalyvio psichologiniam ir elgesio suvokimui apie atradimų metu nustatytus daiktus.
- Žinios / supratimas ("Aš žinau")
- Nuomonės / suvokimas / įsitikinimai ("Aš sutinku")
- Jausmai / požiūris ("aš noriu")
- Gebėjimai / įgūdžiai ("galiu")
- Ketinimai / įsipareigojimas ("Aš")
- Elgesys ("Aš darau")
- Verslo rezultatai / poveikis - IG ("Aš tiekiu vertę")
- Susitikimų dizainas. Su supratimu apie suinteresuotųjų šalių tikslus ir dalyvių supratimą, planuotojai dabar gali apibrėžti pagrindinius pačios susirinkimo tikslus ir tai, kaip šie pranešimai bus pateikti. Kokie pristatymai? Ar programa turėtų apimti interaktyvius seminarus? Ar parodų stendas bus naudingas rengiant dalyvius? Kokius įrankius naudosite savo pranešimui perduoti ir sustiprinti? Kas turėtų būti kalbėtojais?
- Susitikimas ar renginys.
- Post-Event Survey / Benchmarks. Po įvykio svarbu išmatuoti, kokia programa buvo pateikta pagal tas gaires, kurios buvo nustatytos remiantis atradimų ir išankstinės apklausos rezultatais. Ar programa pasikeitė požiūriais, suvokimais, įsitikinimais ir tt? Ar dalyviai veiks šiuos pokyčius?
- Tolesni veiksmai verslui. Strateginiam vertinimui reikia sutelkti dėmesį į ilgalaikį poveikį dalyvių elgesiui. Tai taip pat yra tinkamas laikas nustatyti finansinį ir nefinansinį programos poveikį.
Pasiūlymai optimizuoti susitikimų matavimo procesą
"Lorenz" siūlo šešias gaires, padėsiančias susitikti su planuotojais, kad pagerintų jų grįžimą į renginius:
- Pritaikykite prieš susitikimą / prieš susirinkimo procesą.
- Išmatuoti psichologinius, elgsenos ir finansinius aspektus.
- Naudokite ROI matavimus dideliems, svarbiems susitikimams
- Išmatuokite ir stebėkite metų ir metų rezultatus.
- Sukurti profesinius standartus ir darbuotojų įgūdžius.
- Pagerinti laikui bėgant
Pasiūlymai mažesnių įvykių matavimui
Be abejo, oficiali individualios programos vertinimo programa bus naudinga dideliems ir brangiems renginiams. Bet kaip apie kitus verslo renginius, kurie yra planuojami ištisus metus - ar galima taikyti įvykių matavimus šimtui mažesnių renginių, kurie planuojami ištisus metus?
Žinoma.
Lorenzas teigia, kad organizacijos nurodo penkis ar šešis lyginamieji klausimai, kurie yra svarbūs organizacijai. Tada išmatuokite įvairius įvykius, kad nustatytumėte, ar įvykių serija padarė psichologinį, elgesio ar finansinį poveikį.
Apibendrinkite rezultatus. Pavyzdžiui, jei organizacija kasmet organizuoja 30 panašių įvykių įvairiose rinkose su panašiais kriterijais, tai tikrai gali būti kokybinių ir kiekybinių priemonių.
"Išskirkite sėkmę ir kurkite priemones iš ten", - rekomenduoja Lorenzas.
Pagrindinės organizacijos suinteresuotosios šalys bus galutinai pasisakę, kaip efektyviai dalyviai, dalyvaujantys renginyje ar renginių serijoje, nustatys, kiek kreditų turės skirti tiems, kurie padėjo planuoti įvykius.