Balso pašto sveikinimų verslo etiketas
Kai automatinis palydovas perduoda skambutį į tą pratęsimą, kitas skambutis prenumeruojamas. Jei visi Apskaitos skyriaus išplėtimai yra užimti arba nepasiekiami, tada skambutis bus perkeltas į departamento balso pašto dėžutę.
Balso paštą sveikinimo parinktys
Priklausomai nuo jūsų įmonės telefono ryšio sistemos, gali būti skirtingos balso pašto pasveikinimo, kurį galite sudaryti, tipai. Jie apima:
- Bendras balso pašto sveikinimas
Bendras balso pašto pasveikinimas naudojamas kaip numatytasis balso pašto dėklas, jei nenustatytas kitas pasveikinimo tipas. - Vidinis balso pašto pasveikinimas
Jis naudojamas pasveikinti žmones, kurie skambina jūsų skyriui iš savo įmonės (ty iš kito pratęsimo). Paprastai tai taikoma tik labai didelėms įmonėms. - Išorinis balso pašto pasveikinimas
Šis sveikinimas bus žaidžiamas žmonėms, kurie skambina iš jūsų įmonės ribų. Jūsų telefono sistemos automatinis palydovas gali žaisti bendrą įmonės sveikinimą, kurį girdės visi išoriniai skambinantys asmenys. Jei jūsų sveikinimai minimi jūsų įmonės pavadinime, jums nereikia tai dar kartą pasakyti savo departamento sveikinime.
- Laikinas arba "Out of Office" balso pašto sveikinimas
Laikinas arba neaktyvus balso pašto sveikinimas nustatomas, kai tam tikru laikotarpiu visa tarnyba nebus prieinama. Pavyzdžiui, skyriuje dirba tik 8: 00-17: 00 val., Arba yra privalomas skyrių susitikimas, kuris pašalina visus žmones atsakant į telefoną. Dauguma balso pašto sistemų leis jums nustatyti galiojimo pabaigos datą ir laiką, todėl nereikia atsiminti, kad jis bus išjungtas, kai departamentas grįš į įprastas operacijas.
- Telefono (užimta) balso pašto sveikinimas
Šis pasveikinimas yra skirtas informuoti skambintojus, kad departamentas yra prieinamas, bet niekas negali skambinti iš karto, nes visi skyriaus departamento pratęsimai yra užsiėmę kitais skambinančiais.
Geros fakulteto balso pašto sveikinimo elementai
- Departamento pavadinimas
- Pareiškimas, kad jūs negalite priimti savo skambučio dabar
- Kvietimas palikti pranešimą
- Kai jie gali tikėtis grąžinimo skambučio
- Papildomos parinktys, kurios yra prieinamos (pvz., "Paspauskite svaro klavišą, kad grįžtumėte į ...")
- Tinklalapio adresas, jei jis gali suteikti prasmingą informaciją
- Ne ilgiau kaip 20 - 25 sekundžių (didžioji dalis)
- Nepamirškite pasveikinti "Jūsų skambutis yra labai svarbus mums ...". Ši frazė yra per didelė ir dažniausiai yra "išjunkite" skambintoją.
- Venkite perduoti per daug informacijos ir pernelyg ilgai pasveikinti.
Pavyzdys gero departamento balso pašto sveikinimai
- Jūs pasiekėte apskaitos departamentą. Visi mūsų atstovai užsiima kitų skambinančiųjų aptarnavimu. Užuot praleisdami savo brangų laiką, mes norėtume sugrąžinti jūsų skambutį per dvi darbo valandas. Jei norite grįžti į ankstesnį meniu, spustelėkite žvaigždutę dabar. Priešingu atveju palikite mums išsamų pranešimą su savo vardu ir numeriu. Įrašę savo pranešimą, galite paspausti klavišą "svaras", jei norite daugiau parinkčių. Ačiū už skambutį.
- Jūs pasiekėte "Operations Tech, Inc." pardavimo skyrių. Visi mūsų pardavimų atstovai užsiima kitų klientų aptarnavimu, tačiau mes norėtume kuo greičiau grąžinti jūsų skambutį. Jei norite gauti informaciją apie dabartinę kainodarą arba patikrinti užsakymo būseną, apsilankykite žiniatinklyje. Priešingu atveju prašome palikti mums pranešimą su savo vardu ir numeriu po tono. Jei norite grįžti į ankstesnį meniu, dabar paspauskite žvaigždutės klavišą.
- Jūs pasiekėte "Operations Tech, Inc." apskaitos departamentą. Departamentas šiuo metu yra uždarytas. Mūsų įprastos darbo valandos yra nuo 8:00 iki 17:00 nuo pirmadienio iki penktadienio. Mes uždaryta šeštadieniais ir sekmadieniais. Galite bet kada paspausti žvaigždutę, kad grįžtumėte į ankstesnį meniu. Priešingu atveju prašome palikti mums pranešimą su savo vardu ir numeriu, o mes vėl grąžinsime jūsų skambutį, kai biuras vėl atsivers. Galite pakabinti, kai paliekate savo pranešimą arba paspauskite klavišą papildomų variantų. Ačiū už skambutį.
Blogas balso pašto sveikinimai
- Jūs pasiekėte pardavimo skyrių. Palikite mums pranešimą.
- Sveiki. Jūs pasiekėte apskaitos departamentą adresu XYZ.com. Visi buhalteriai šiuo metu dalyvauja privalomame departamento posėdyje, ir niekas negali priimti jūsų skambučio. Jūsų skambutis mums labai svarbus ir mes norėtume grąžinti jūsų skambutį, kai tik grįšime. Tačiau tai yra metų pabaiga, o mūsų atšaukimas dėl skambučių yra labai ilgas. Jei skambinate dėl mokėjimo už atidėtą paskyrą, būtinai praneškite mums savo pranešimą, kad galėtume skambinti tuoj pat. Priešingu atveju palaukite tono ir palikite mums išsamią konfidencialią žinutę.
- Departamentas yra uždarytas. Prašome palikti pranešimą po tono.