Gera mokesčių apskaita gali būti svarbiausias jūsų įmonės įrašas. Vidaus pajamų tarnyba (IRS) reikalauja, kad tam tikri mokesčių periodai ir kiti įrašai būtų laikomi tam tikru laikotarpiu. Jūs nenorite, kad mokestinis laikas suktųsi ir būtų panikos, nes jūsų įmonė neturi savo mokesčių apskaitos tvarkos. Mokesčių įrašai gali būti atsipirkę ir, jei jums būtų atliktas auditas, gali kilti problema ir kainuoti pinigus. Galų gale, jūs norite gauti visus atskaitymus, kuriuos galite padaryti, ir galėsite juos kurti.
Čia yra aštuoni patarimai, kaip tvarkyti mokesčių apskaitą, kaip juos išlaikyti ir kaip ilgai juos išlaikyti:
01 - Sukurti gerą apskaitos programinės įrangos sistemą
Galutinė mokesčių deklaracija yra jūsų gero įrašo rezultatas jūsų apskaitos programinės įrangos sistemoje.
02 - įrodinėjimo našta verslo mokesčiams
Kai į savo mokesčių deklaraciją įtraukiate įrašą, pvz., Pajamas, išlaidas ir atskaitymus, jūs turite tai, kas jiems vadinama įrodinėjimo našta. Turite sugebėti įrodyti, kad turite teisę į tam tikrus atskaitymus ir išlaidas, kad galėtumėte juos laikyti atskaitymais.
Kaip nustatote įrodymus? Žinoma, per gerą duomenų saugojimą. Jei turite įrašus, patvirtinančius tuos atskaitymus ir išlaidas, jūs įvykdėte savo įsipareigojimus, kad įrodinėjimo pareiga būtų IRS. Nenaudokite atskaitymų ar reikalauti pajamų be dokumentų, įrodančių, kad turite įrodinėjimo pareigą.
03 - Apskaitos žurnalų šaltiniai
Dokumentų, skirtų jūsų verslui įsigyti, pvz., Atšauktų čekių, kvitų, kasos aparatų juostų ir kt. Šaltiniai, yra tai, ką jūs sukūrėte iš savo apskaitos knygos ir žurnalo įrašų. Jie taip pat yra jūsų dokumentai mokesčių atskaitymams už jūsų verslą, kuriuos imate mokestinių metų pabaigoje. Originalūs dokumentai laikomi tinkamai, gali ilgai užtrukti.
Originalūs popieriniai dokumentai turėtų būti laikomi kartu su įrašais, kuriuose įrašote sandorį. Kaip atsarginę kopiją, kilus gaisrui ar kitai katastrofai, kiekvienas šaltinio dokumentas turi būti nuskaitomas į teisingą kompiuterio failą ir saugomas flash diske.
04 - ELP ir jūsų verslo mokėjimai
Technologija keičia tai, kaip mes valdome savo verslą. Užuot rašydami popierinius čekius sandoriams, dažnai naudojame kreditines ar debetines korteles ar elektroninių lėšų pervedimą (EFT), kad sumokėtume sąskaitas. Kaip mes užtikriname, kad esant šioms aplinkybėms mes turime tinkamus IRS šaltinius?
Jei naudosite ELP ar kredito / debeto korteles, naudokite savo banko išleistas finansines ataskaitas kaip pirminius dokumentus. ELP atveju ataskaitoje turi būti nurodyta: pervedama suma, gavėjo vardas ir data, kada finansų įstaiga perkėlė į sąskaitą. Kredito / debeto kortelėse ataskaitoje turi būti nurodyta: suma, mokėtojo vardas, sandorio data.
Patikimas mokėjimas savaime nebūtinai reiškia, kad turite teisę į mokesčio atskaitymą. Laikykitės kredito kortelių išrašų ir sąskaitų faktūrų, kad pagrįstumėte savo reikalavimą atskaityti.
05 - kasdieninė ir mėnesinė pinigų įplaukų ir išmokų suvestinė
Jūsų dienos ir mėnesio grynųjų pinigų įplaukos ir grynųjų pinigų išmokėjimo darbalapio verta savo svorio auksu. Viskas, ką praleidote savo apskaitos knygose ir žurnaluose, tikriausiai galite rasti čia. Vėlgi jums reikės šaltinio dokumentacijos. Čia galima išskaičiuoti išlaidas, pvz., Telefono ir interneto paslaugų išlaidas bei sunkvežimių / automobilių išlaidas, kaip galimus mokesčių nurašymus.
06 - Atkreipkite dėmesį į savo "Small Cash" fondą
Bet kokie sandoriai, sudaryti iš nedidelio grynųjų pinigų fondo, turi būti traktuojami kaip grynųjų pinigų išmokėjimas su šaltinio dokumentu. Kai kurie mokesčiai gali būti išskaičiuojami .
07 - Darbuotojų atlyginimų mokesčio atskaitymai
Darbuotojų atlyginimų mažinimo mokesčiai yra sudėtingi. Mokesčių gidas dažniausiai skiriamas asmeniniam mokesčiui, tačiau šiame straipsnyje apibendrinamas mokesčių mokėtojo poveikis. Palikite neįprastai gerus įrašus savo darbuotojams.
08 - Kiek laiko turėtumėte laikyti savo mokesčių apskaitos dokumentus?
Pagal Vidaus pajamų mokesčio kodeksą, turite laikyti savo įrašus tol, kol gali prireikti administruojant bet kurią mokesčių kodo dalį.
Jei turite darbuotojų, turite įrašyti savo įrašus ne mažiau kaip 4 metus. Kad būtų saugu, laikykite darbuotojų įrašus ne mažiau kaip 7 metus. Jei turite mokėti mokesčius, saugokite savo įrašus ne mažiau kaip 3 metus. Jei turite nuosavybę, saugokite savo įrašus, kol pasibaigs jų galiojimo laikotarpis tais metais, kuriais jūs disponuojate turtu apmokestinamuoju turtu. Jei negaunate pajamų, turėtumėte pranešti apie tai, kad mokesčių deklaracijoje yra daugiau nei 25% bendrųjų pajamų, saugokite savo įrašus 6 metams.