Prašyti darbdavio identifikavimo numerio (EIN)
Jūsų EIN yra unikalus numeris, priskirtas konkrečiai jūsų įmonei IRS tikslais. Šis skaičius nustato jūsų įmonę, kai teikiate informaciją apie savo darbuotojus federalinėms ir valstijų vyriausybinėms agentūroms. Šios informacijos pavyzdžiai apima visas pajamas ir mokesčius, sumokėtus jų vardu. Galite išgirsti EIN, nurodytą kaip SS-4 ar mokesčių kodo forma, - tai yra tokie patys kaip EIN.
Taikykite savo EIN tiesiogiai IRS. Patogiausias būdas užbaigti šį sandorį yra internetinė programa. Tačiau paraiškos taip pat priimamos faksu ir paštu.
Patikrinkite valstybės ir vietos taisykles papildomiems EIN reikalavimams
Nors daugelis valstijų ir vietovių pripažįsta jūsų federalinę EIN identifikavimui, kai kurioms valstybėms narėms reikalingi atskiri skaičiai mokesčių tikslais. Pavyzdžiai: Niujorkas, Masačusetsas ir Pietų Karolina. Galite nustatyti savo miesto ir (arba) valstybės nuostatus, apsilankydami atitinkamos valstybės smulkaus verslo svetainėje.
Suprasti skirtumą tarp nepriklausomo rangovo ir darbuotojo
Nesvarbu, ar įdarbinate nepriklausomus rangovus ar darbuotojus, labai paveiktos pajamos, medicininė pagalba, socialinė apsauga ir nedarbo mokesčiai, todėl labai svarbu suprasti skirtumą tarp šių dviejų.
Pagrindinis testas susilygina su šiais trimis klausimais:
- Ar darbdavys kontroliuoja, kur, kur ir kaip baigtas darbas? Jei taip, darbuotojas tikriausiai yra darbuotojas.
- Ar darbdavys kontroliuoja finansinius darbo aspektus? Pavyzdžiui, ar kompensuojamos išlaidos? Ar darbdavys pateikia su darbu susijusias priemones, pvz., Kompiuterius? Jei taip, darbuotojas tikriausiai yra darbuotojas.
- Ar santykiai tęsiasi, ar darbuotojas yra įdarbintas konkrečiam projektui, nenumatydamas ilgalaikio darbo? Ar darbdavys darbuotojui siūlo tokias išmokas kaip sveikatos draudimas ir mokamas atostogas? Jei santykiai tęsiasi ir / arba jei siūlomos išmokos, darbuotojas tikriausiai yra darbuotojas.
Gaukite reikiamas darbuotojų formas
Kai jūsų dokumentai bus tvarkingi, esate pasirengę samdyti darbuotojus. Būtinai susiekite mokesčių ir darbo užmokesčio informaciją per pirmąsias kelias darbo dienas, kad užtikrintumėte, jog jie pirmą kartą gauna pirmąją darbo užmokestį. Galbūt norėsite paskatinti darbuotojus naudoti tiesioginį indėlį greitesniam mokėjimui.
Kiekvienas darbuotojas turi užpildyti Federalinio pajamų mokesčio išskaitymo formą W-4, kuri leidžia jums apskaičiuoti teisingą mokesčių sumą. Darbuotojai taip pat turi užpildyti I-9 formą, norėdami patikrinti, ar jie teisėtai dirba Jungtinėse Amerikos Valstijose.
Pasirinkite savo mokėjimo laikotarpį
Kuo mažiau mokamo darbo laiko, tuo lengviau baigti savo darbo užmokestį. Tačiau kai kuriose valstybėse reikalaujama, kad darbuotojai būtų mokami pagal tam tikrą tvarkaraštį, pavyzdžiui, kas savaitę ar du kartus per savaitę. Jei norite, kad uždarbis būtų rečiau nei kartą per savaitę, kreipkitės į savo Valstybinį darbo departamentą, kad nustatytumėte, ar siūlomas mokėjimo laikotarpis atitinka valstybės nuostatus.
Sukurkite su darbo užmokesčiu susijusius procesus
Kad galėtumėte pateikti tikslius mokėjimų krepšelius, jums reikės darbo valandų stebėjimo metodo. Šiuo tikslu yra daug priemonių, nuo pagrindinių prisijungimo lapų iki platformų, kuriose stebima darbuotojų veikla telefonuose ar kompiuteriuose. Taip pat svarbu nustatyti mokamos atostogos politiką, jei planuojate tai pasiūlyti, už viršvalandinį užmokestį ir visas kitas išmokas.
Kita vertus, jūs turite turėti procesą, kuris užtikrintų, kad jūsų darbuotojų vardu būtų sumokėti atitinkami pardavėjai ir agentūros už išmokas, mokesčius ir pan.
Pasirinkite darbo užmokesčio platformą
Jei planuojate tvarkyti darbo užmokestį savo namuose, įsitikinkite, kad jūs ar jūsų buhalteris yra patenkinti šios užduoties niuansais. Yra keletas aukštos kokybės darbo užmokesčio platformų, kad būtų lengviau. Tačiau dauguma mažų įmonių pageidauja užsakomųjų duomenų valdytojų paslaugų, nes šie specialistai turi žinių ir patirties, kad gautų darbo užmokestį tiksliai ir laiku.
Padarykite savo darbo užmokesčio
Kai tik jūs arba jūsų valdytojas į savo darbo užmokesčio sistemą įvedėte darbuotojų asmeninę informaciją, esate pasirengę parengti savo pirmąjį darbo užmokesčio rodiklį. Naudodamiesi valandų (ne atleidžiamų) darbuotojų darbo laiko nustatymo įrankiais, įveskite arba pateikite kiekvieno valandų skaičių. Atlyginami darbuotojai neturi pranešti apie savo darbo valandas. Kiekvieną savaitę jiems mokama tokia pati suma.
Pastaba: jei jūs apskaitoje atliksite darbo apmokestinimą, vis tiek norėsite, kad samdomi darbuotojai stebėtų jų darbo valandas. Tai neatspindės į jų savaitinį atlyginimą, bet jūs norėsite tiksliai paskirstyti laiką darbo vietoms, kad suprastų išlaidas. Apsvarstykite galimybę naudoti laiko stebėjimo programą, kuri sinchronizuos jūsų pagrindinę knygų apskaitos programinę įrangą, kad pateiktų šias ataskaitas. Daugelis žmonių taip pat bus sinchronizuojami su jūsų darbo užmokesčio fondu, todėl galėsite juos naudoti ir samdomiems, ir valandiniams darbuotojams.
Išsaugoti reikiamus įrašus
Tam tikri su darbo užmokesčiu susiję įrašai turi būti saugomi IRS tikslams. Paprastai jūs turite išsaugoti visus asmenis, kurie aktyviai dirba, nepriklausomai nuo jų galiojimo trukmės. Daugelis įrašų turi būti saugomi tam tikrą laikotarpį po to, kai darbas nutraukiamas. Pavyzdžiui, užimtumo mokesčio įrašai turi būti saugomi mažiausiai ketverius metus. Konkrečios instrukcijos yra prieinamos per IRS.
Apskaičiuokite ir sumokėkite federalinius ir valstybinius darbo užmokesčio mokesčius
Galiausiai, kaip darbdavys, turite mokėti užmokesčio mokestį ir pateikti tam tikras ataskaitas. Paprastai ataskaitos pateikiamos kas ketvirtį arba kasmet. Naudokite turimus išteklius per IRS ir jūsų valstybinę mokesčių inspekciją, kad visi mokesčiai ir ataskaitos būtų tvarkomos tinkamai.
Tiksli, nuolatinė darbo užmokesčio suma yra viena iš svarbiausių jūsų verslo įsipareigojimų. Pirma, darbo užmokesčio fondo klaidos - tai patikimas būdas apgavinti darbuotojus. Antra, mokesčių klaidos gali sukelti didelių baudų ir baudų. Atsargiai apsvarstykite, kaip bus tvarkoma jūsų darbo užmokesčio lenta, kad išvengtumėte labiausiai paplitusių spąstų.