Verslo savininkai dažnai tvarko savo apskaitą dėl daugelio priežasčių, įskaitant baimę perduoti jautrią finansinę informaciją, norinčią visiškai kontroliuoti ir išlaikyti personalo išlaidas. Šios priežastys, nors ir tikrai svarbios pradedantiesiems ir mažesnėms operacijoms, auga vis nepraktiška, nes jūsų verslas auga. Kai kurie savininkai perduoda apskaitos pareigas patikimiems šeimos nariams ar darbuotojams, tačiau patys sėkmingiausi ir įžvalgūs verslininkai greitai išmoksta, kad apskaita ir finansai yra verslo gyvybingi šaltiniai ir nusipelno profesionalų valdymą iš kvalifikuotų finansų specialistų.
Trys pagrindinės finansų valdytojo pozicijos daugumoje įmonių yra buhalteris arba buhalteris, valdytojas ir finansų direktorius arba finansų direktorius.
Verslo savininku galite patys dirbti su šiomis pareigomis arba perduoti juos darbuotojui ar patikimam asocijuotam asmeniui, tačiau, kai verslui pasibaigus, dauguma savininkų nustato, kad samdomų specialistų nauda yra naudinga, o savininkai gali sutelkti dėmesį į pagrindines verslo klausimai. Apskaitos specialistų samdymo rezultatai apima (bet tuo neapsiriboja) šiuos verslo pranašumus:
- Rasti sutaupyti išlaidas gamybos procese, pardavėjo santykius, biuro veiklą ir darbuotojų valdymą
- Taupyti pinigus mokesčiams
- Visuomenės dokumentų ir išorinių ataskaitų apimties valdymas
- Finansinio saugumo tinklo kūrimas, sumažinant riziką teikiant draudimo apsaugą, atsargų valdymą, diversifikavimą ir fiskalinės grėsmės vertinimus
- Plano išplėtimas
- Darbo užmokesčio tvarkymas
- Operacijų racionalizavimas ir pelno maksimizavimas
- Venkite baudų, nuobaudų, mažesnių kredito reitingų ir palūkanų mokesčių, atsiradusių dėl trūkstamų terminų, netiksliai apskaičiuojant darbo užmokestį, pamiršant mokėti sąskaitas ir trūkstamas laiko požiūriu svarbias verslo galimybes.
Tiesą sakant, dauguma įmonių sutaupo pinigų, samdydami profesionalius finansinius darbuotojus, kad galėtumėte tvarkyti savo kasdienes verslo operacijas.
Tačiau, priklausomai nuo jūsų verslo, jūsų pramonės ir kitų veiksnių dydžio, jums gali prireikti ne visą darbo dieną dirbančio buhalterio arba reikalingas visas finansinis personalas, kurį sudaro valdytojas ir finansų direktorius. Sprendimas, kokie finansiniai darbuotojai jūsų verslui tikrai reikia, yra sudėtingas sprendimas, kuris priklauso nuo daugelio veiksnių. Laikui bėgant jūsų poreikiai beveik tikrai pasikeis, o jei jūsų verslas sėkmingai vystysis, galite pereiti per visas šias pareigas. Toliau pateikiamuose skyriuose išsamiai aprašoma, ką kiekvienas profesionalas atlieka ir paaiškina, kada jūsų verslas gali prireikti vieno ar daugiau šių finansinių specialistų:
Esminiai buhalterio funkcijos
Dauguma buhalterių dirba reaguodama į tai, kas jau buvo padaryta finansiškai kompanijoje, neturėdama ar be jokios įtakos verslo strategijai. Buhalteriai dirba sandorio pagrindu ir retai priima sprendimus dėl būsimų verslo sandorių. Talentingas buhalteris gali paaiškinti savo pasirinkimus, tvarkyti įrašus ir ataskaitas, nustatyti knygų neatitikimus ir rekomenduoti taupyti idėjas, tačiau pagrindinės jų užduotys yra verslo ir finansinių sandorių registravimas ir ataskaitų rinkimas iš šios informacijos. Kai kurie tipiniai kasdieniniai įmonės buhalterio uždaviniai yra:
- Pardavimų, išlaidų, mokėtinų sąskaitų ir gautinų sumų įrašymas
- Tiekimo, biuro, nuomos, komunalinių paslaugų ir kitų fiksuotų ir kintamųjų sąnaudų stebėsenos išlaidos
- Darbo užmokesčio fondo valdymas, mokesčio išskaitymas, pardavimo mokesčio sąskaitos, darbo užmokesčio davikliai ir draudimo išskaitymai
- Užtikrinti, kad pagrindinės formos ir dokumentai būtų saugiai užpildyti ir saugomi
- Pasiruošimas kasdieniam, savaitiniam, mėnesiniam, ketvirčiui ir metiniam pranešimui vadovybei, vyriausybinėms agentūroms, akcininkams, darbuotojams ir suinteresuotosioms šalims
- Sąskaitų apmokėjimas laiku
- Alternatyvių tiekėjų tyrimas ir sąnaudų palyginimas
- Probleminių sričių, pvz., Atliekų, netinkamo valdymo, sukčiavimo ir vagystės, nustatymas
- Stebėjimo medžiagos, atsargos, atsargos ir žmogiškieji ištekliai
- Mokesčių, kasdienių, mėnesinių ar ketvirtinių mokesčių indėlių rengimas miestui, valstybei, IRS, nedarbo agentūroms ir draudimo bendrovėms
- Verslo ir darbuotojų draudimo bei sveikatos planų valdymas
- Apsaugoti įmonės įrašus
- Apskaičiuoti ir rasti ir mokėti paslaugas ir taisyti žmones
- Atitikties problemų tikrinimas
- Vidaus klientų kreditų klausimais ir verslo kreditavimu išorės tiekėjams ir skolintojams
Žinant, kada samdyti buhalterį
Daugelis verslo savininkų, ypač turinčių verslumo dvasią, klesti valdyti visus savo verslo aspektus, o apskaita tapo lengvesnė, naudojant visą turimą intuityvią programinę įrangą. Verslo savininkai gali visiškai tvarkyti knygas, bet tai nebūtinai yra gera idėja, kai verslas auga. Kai dokumentai pradeda kompromisuoti savo laiko valdymą, pasitenkinimą darbu ar efektyvumą, atėjo laikas apsvarstyti galimybę samdyti buhalterį. Galbūt nereikės samdyti visą darbo dieną dirbančio darbuotojo ir netgi gali perduoti visą ar dalį apskaitos darbo, pvz., Darbo užmokesčio fondo. Buhalterio nuoma yra prasminga, jei kuri nors iš toliau nurodytų sąlygų taikoma jums ir jūsų įmonei:
- Jūs tikrai nesuprantate apskaitos, bet patikėkite, kad programinė įranga jums pasakys viską, ko reikia žinoti.
- Jūs nesate susipažinę su mokesčių kodu ir mokesčių vengimo strategijomis.
- Jūsų verslas greitai auga per trumpą laiką.
- Investuotojai, skolintojai ar akcininkai nori profesionaliai parengtų ataskaitų.
- Jūs praleidote daugiau laiko knygas nei generuodamas pardavimų ar naujo verslo.
- Jūs ketinate išplėsti į kitą regioną, pramonę ar produktų liniją.
- Jūs norite pirkti, parduoti ar parduoti turtą.
- Jums pranešta, kad jūsų knygos bus patikrintos.
Buhalterio įdarbinimas neturi būti skausmingas procesas, nes jūs galite pradėti užsakydami darbą profesionaliai apskaitos įmonei. Tai ypač veiksminga strategija, jei nesate susipažinę su apskaita, buhalterio įdarbinimu ar apskaitos buhalterių ar finansinių darbų pareiškėjų patikrinimu.
Kada apsvarstyti įdarbinti valdytoją
Valdytojai, kurie kartais vadinami kontrolieriais, prižiūri buhalterius, mokesčių administratorius, kredito vadybininkus ir kitus apskaitos darbuotojus, tuo pat metu tiesiogiai informuojantys finansų direktorius, generalinį direktorių ar verslo savininkus. Mažosiose įmonėse valdytojas gali būti vienintelis sertifikuotas viešasis buhalteris kompanijoje arba prižiūri buhalterių komandą. Daugelis šių specialistų atlieka savo pareigas padedant sekretoriaus, buhalterio ar administracinio padėjėjo.
Valdytojas yra bendrovės vyriausiasis apskaitos pareigūnas ir yra atsakingas už finansinių ataskaitų, verslo planų, biudžetų, mokesčių, atitikties sertifikatų ir specialių projektų, tokių kaip planavimas trumpalaikių ir ilgalaikių verslo strategijų, verslo įsigijimų, turto pardavimo, bendrovių susijungimų ir užtikrinant finansavimą ar investuotojus. Laikoma vidutinio lygio finansų valdytoja, valdytojai paprastai atlieka šiuos uždavinius:
- Valdykite finansinius darbuotojus.
- Pasirašykite čekius ir patikėkite atsakomybę už įmonės veiklą.
- Pasirašykite finansiškai susijusias ataskaitas ir dokumentus.
- Sukurkite įmonės finansinę politiką ir procedūras.
- Sukurkite vidinės peržiūros ataskaitas.
- Draudimo ir rizikos valdymo politika.
- Apsaugokite įmonės turtą.
- Paruoškite, stebėkite ir atnaujinkite biudžetus.
- Spearhead paruošimas viešiesiems pasiūlymams.
- Konsultuokite savininkus ir vadovus finansų rinkose, tendencijas ir geriausią praktiką.
- Sukurti iniciatyvias mokesčių strategijas.
- Pasirinkite ir tvarkykite apskaitos programinę įrangą.
- Atlikti kolekcijas.
- Svarstyti su žmogiškaisiais ištekliais susijusius klausimus, tokius kaip darbuotojų įrašų tvarkymas.
- Išmokite darbuotojus apie išmokas darbuotojams ir verslo atsakomybę.
Ženklai, nurodantys, kad jūsų įmonė reikalauja, kad valdytojas
Kuo didesnis jūsų verslas, tuo labiau tikėtina, kad jums reikės daugiau nei tik buhalterio. Jei turite akcininkus arba direktorių valdybą, kurią sudaro žmonės, kurie nėra draugai, artimi partneriai ir jūsų šeima, kuriuos paskyrėte, valdytojo samdymas yra patikima verslo praktika, apsauganti jūsų įmonę ir turtą. Paprastai duomenų valdytojas sutelkia dėmesį į apskaitą, o finansų direktorius daugiausia dėmesio skiria strateginiam finansavimui.
Bendrovės suinteresuotosioms bendrovėms plečiant, duomenų valdytojas teikia taktinį valdymo ataskaitų teikimą ir darbuotojų priežiūrą apskaitos klausimais, o finansų direktorius tvarko finansų planavimą ir atsako už duomenų valdytoją ir apskaitos komandą. Dauguma mažų įmonių negali sau leisti visą darbo dieną valdytoja, tačiau, kai verslas auga, jūs negalite sau leisti dirbti be duomenų valdytojo, net jei jis dirba ne visą darbo dieną arba konsultuodamasis.
Kada samdyti vyriausiojo finansų pareigūną
Finansų direktoriai neapsiriboja griežtais apribojimais, dalyvaudami visuose verslo sprendimuose ir palaikydami geriausius finansinius organizacijos interesus. Kaip žino bet koks patyręs verslininkas ar verslo savininkas, griežti finansiniai vertinimai yra tik vienas iš sėkmingų įmonės verslo tikslų. Iniciatyvos, kurios duoda didelį pelną, gali lengvai susilpninti įmonę su klientais, kurie nemėgsta mokėti aukštų kainų žemesniems produktams arba lojaliems klientams, kurie labiau vertina įmonės tikslus, principus, aplinkosaugos įsipareigojimus ar veiklos metodus.
Geriausi finansų valdytojai vertina ne tik verslo išlaidas, bet ir riziką ir grėsmes, kurias gali sukelti bet kuri įmonė. Kaip aukšto rango pareigūnai, finansų direktoriai dirba su savininkais, valdybos nariais, vyresniaisiais vadovais ir kitais pagrindiniais suinteresuotaisiais subjektais ir vaidina svarbų vaidmenį atliekant mokslinius tyrimus ir plėtrą, įmonės priežiūra, reikalavimų laikymusi ir kasdienes operacijas. Kiti CFO pareigos:
- Stebėti įmonę per susijungimus, įsigijimus, viešuosius pasiūlymus ir verslo struktūros bei operacijų pokyčius
- Didžiųjų verslo plėtra į naujas rinkas
- Skatinti patikimą finansinę praktiką sudėtinguose sprendimų priėmimo procesuose
- Turto valdymas ir finansiniai santykiai su daugybe suinteresuotųjų šalių
- Racionalizuotos operacijos
- Finansinės rizikos vertinimas ir valdymas
- Planuoti trumpalaikius ir ilgalaikius finansinius tikslus
- Rinkos duomenų interpretavimas iš kelių finansinių rodiklių ir verslo tendencijų
- Suprasti priežastis, kodėl verslo rinkose veikia taip, kaip jie daro
- Nustatyti, kaip investuoti į bendrąjį turtą
- Prognozuoti rinkos tendencijas ir kaip bendrovė gali jomis pasinaudoti
Kiekviena bendrovės dalis daugiausia remiasi savo finansų tarnybos bendraisiais pareigūnais: kontroliuojančia priežiūra, iždo valdymu ir kritinių finansinių klausimų planavimu bei prognozavimu.
Palaipsniui reikalaujantys finansų valdymo poreikiai
Mažoms ir vidutinėms įmonėms kyla didėjantys jų buhalterijos ir apskaitos poreikiai, nes jų veikla auga. Savininkai ar paskirti komandos nariai apskaitos programinės įrangos pagalba dažnai tvarko mažų ir pradedančiųjų įmonių apskaitą. Tačiau ilgainiui dauguma įmonių nustato, kad profesionalių buhalterių samdymas - visą arba ne visą darbo dieną, ir vidinis, arba užsakytas - atleidžia darbuotojus nuo pagrindinių verslo pareigų ir skatina didesnį tikslumą, geresnį atitikimą ir sustiprintą priežiūrą. Tinkamas buhalteris užtikrina, kad ataskaitos būtų pateiktos laiku ir padės įmonėms nustatyti taupymo strategijas, sukčiavimą, vagystes ir atliekas.
Kadangi jūsų verslas auga, o jūsų laiko poreikis daugės, gali tekti rasti finansinių darbuotojų, kuriuos prižiūri duomenų valdytojas arba finansų direktorius, kad galėtų valdyti vis sudėtingesnius įmonės finansus. Jūsų galimybės apima visą darbo dieną dirbančių darbuotojų samdomą darbą, užsakomųjų paslaugų teikimą ir finansines pareigas, skirtas patyrusiai profesinei apskaitos tarnybai. Abi alternatyvos yra vienodai galiojančios būdų, kaip sustiprinti įmonės finansinę galią, tačiau daugelis mažų ir vidutinių įmonių naudojasi patarėjais pagal samdomąsias paslaugas, kad išvengtų didelio darbo laiko dirbančių specialistų įdarbinimo išlaidų.