Nuspręskite, ar tikrai reikia susitikimo
Pirma, nuspręskite, ar planuojant susitikimą tikrai reikia.
Dažnai mes manome, kad oficialus susitikimas yra geriausias būdas dalytis informacija arba aptarti temą. Bet jei jūsų naujienas galima pristatyti per elektroninį paštą arba konferencinį pokalbį arba tiesiog susitelkę keletą žmonių savo biure 15 minučių, tada praleiskite oficialų susitikimą.
Pakvieskite tik tuos žmones, kurie tikrai turi būti
Kada nors buvo pakviesti į susitikimą ir stebėjosi - iki pusės - kodėl tu esi? Nevalgyk žmonių laiko pakviesdami juos į susitikimą, kad jiems nereikėtų dalyvauti. Tai nebus veiksmingas susitikimas. Ar vienas iš apskaitos turi dalyvauti susitikime atsakyti į biudžeto klausimus? Tada pakvieskite vieną asmenį iš apskaitos, kuris tinka šiam darbui.
Jei kolegai ar vadovui reikia pranešti apie tai, apie ką buvo kalbėta susitikime, jums nereikia pakviesti jų į tikrąjį susitikimą. Tiesiog paruoškite susirinkimo santrauką ir išsiųskite ją vėliau. Jie įvertins laiko taupymą ir turėsite garantijos, kad, rašydami informaciją, jie yra visiškai informuoti apie diskusijas.
Siųskite susitikimų priminimus
Gyvenimas yra užimtas, o kalendoriai greitai užsiprenumeruoja planuojamą veiklą. Išsiųskite tolesnį susitikimo priminimą prieš dvi dienas prieš jūsų susitikimą. Tai patvirtins tuos žmones, kurie atsakė, kad jie lankysis, taip pat leidžia žinoti anksčiau, jei tvarkaraščiai pasikeitė, o pagrindiniai dalyviai negali atlikti numatyto susitikimo laiko.
Parengti darbotvarkę
Norėdami planuoti veiksmingus susitikimus, pirmiausia turite planuoti, kas bus aptariama. Koks yra susitikimo tikslas? Ką nori pasiekti? Susirinkti darbotvarkę iš anksto ir platinti ją dalyviams. Nurodykite pradžios laiką ir įtraukite trumpą temų, kurias reikia spręsti, sąrašą. Negalima įtvirtinti savo susitikimo su ilga, pernelyg išsami darbotvarke. Nurodykite pagal vardą visus asmenis, kurie bus atsakingi už ataskaitų teikimą konkrečioje srityje.
Būti aiškus apie lūkesčius
Kai pirmą kartą atsiųsite pranešimą apie susirinkimą, turite būti aišku apie jo paskirtį ir jūsų lūkesčius. Ar susitikimas vyks apie pristatymą ir dalyviai turėtų būti pasirengę užsirašinėti? Ar tai yra "smegenų šturmo" sesija, kurioje dalyviai turėtų pasirodyti su idėjomis ir pasiūlymais?
Kai kuriose verslo kultūrose darbuotojai yra susirinkę tik klausytis, o tada grįžti į savo darbo vietas. Kitose bendrovėse darbuotojai laisvai dalyvauja. Šiuolaikinėse darbo vietose bendradarbiavimas ir dalijimasis idėjomis yra ne tik sveikintinas susitikimuose; dažnai tai pats susitikimas.
Pradėkite nuo Laiko
Jei esate asmuo, kuris dažniausiai atsiranda susitikimams laiku, tada jūs suprantate, kaip nelinksma, kai tikrasis susirinkimas nevyksta 15 minučių, kai žmonės patenka į kambarį.
Tai, kas neišvengiamai atsitinka, vyksta į priekį, visi žino, kad šie susitikimai niekada neprasideda laiku, todėl visi pradeda pasirodyti vėlai. Paimkite savo susitikimą. Pradėkite skubiai nurodytu paleidimo laiku. Uždarykite duris ir pradėkite. Tie stragglers greitai gaus pranešimą, kad jie atvyksta vėlai, ir jie turėtų vieną kartą padaryti šią klaidą.
Laikykis trumpas ir paprastas
Dauguma susitikimų yra skirti valandai, kai daugeliu atvejų pakanka 30 ar daugiau minučių. Kai per daug laiko skiriama, įprastas rezultatas yra tas, kad laikas yra švaistomas. Žmonės lieka pasibaigus susitikimui arba per ilgai praleidžia tam tikrą darbotvarkę. Laikykis susitikimų trumpais ir svarbiais.
Pasilikti temoje
Vien tik darbotvarkė efektyviai neužpildys jūsų susitikimo. Laikykitės darbotvarkės ir pasiliekame diskusijas, kad klaustumėtės ant liežuvių.
Atsakykite į bet kokius temos klausimus, nurodydami, kad tai yra kito susitikimo tema, jis bus skirtas privačiai ar pan. Niekam nemėgsta bėgančio susitikimo, kurio metu susirinkimo tikslas buvo kito pokalbio bakstelėjimas.
Pasirinkite mažesnius susitikimus už konferencijų salės
Sėdi tame pačiame susipažinusiame konferencijų salėje, susirinkę aplink tą pačią pažįstamą lentelę, būtent tai - pažįstama. Siekdami paskatinti darbuotojus sąveikauti, kūrybiškai mąstyti ir aktyviai diskutuoti, apsvarstykite galimybę susitikti ne standartiniame konferencijų salėje.
Apsvarstykite galimybę susitikti stalo lauke, jei tai leis vieta ir oras. Pabandykite surinkti į bendrą erdvę, kurioje yra sofos ir mažos stalelės, o ne didelis konferencijų stalas ir pasukamos kėdės.
Nesijaudinkite imtis kitokio požiūrio
Jei požiūris į susitikimą neveikia, nebijokite pereiti. Pavyzdžiui, jei smegenų smurto sezonas duoda ramią kambarį su labai mažu dialogu, pakeiskite kryptį. Būkite lankstūs ir atkreipkite dėmesį į tai, kaip vyksta bendras posėdis.
Naudoti technologijas
Planu naudotis technologijomis, kad lankytojai galėtų dalyvauti. Šiandienos skaitmeniniame pasaulyje dauguma žmonių yra naudojami matyti grafiką ar vaizdo įrašus, kad palaikytų žodžius, kuriuos jie girdi. Kreipkitės į šią nuomonę ir įtraukite garso ir vaizdo įrašus planuojant susitikimą.
Kompiuteriai, projektuojami ant didelių ekranų ir "Smart Board" pristatymai, skatinantys sąveiką, yra laukiamas pakeitimas iš standartinių ilgų "PowerPoint" pristatymų.
Išsiųskite susitikimo suvestinę
Per vieną dieną po susitikimo išsiųskite trumpą aptarimo apžvalgą. Skleiskite tai el. Paštu visiems dalyviams, tiems, kurie negalėjo dalyvauti posėdyje, ir tuos, kuriuos reikia informuoti. Taip pat įtraukite visus veiksmo elementus, nurodydami, kas yra atsakingas už kiekvieną elementą, taip pat datą.