Jei jūsų įmonė turi atskaitingą planą, kai kurių verslo išlaidų kompensavimas neapmokestinamas darbuotojui. Jei jūsų verslo grąžinimo planas neatitinka IRS reikalavimų, susijusių su atskaitingu planu, šios kompensacijos apmokestinamos darbuotojui, o šiems mokėjimams turi būti sumokėti federaliniai pajamų mokesčiai ir užmokesčio fondo mokesčiai.
Be to, jūs, kaip darbdavys, privalote pranešti apie šiuos mokėjimus darbuotojo W -2 formoje .
Atskaitinguose planuose gali būti įtraukta kompensacija už kelias skirtingas darbuotojo išlaidas, įskaitant:
- Darbuotojo kelionės išlaidos , įskaitant maitinimą ir pramogas,
- Įrankių ir įrangos pirkimas ir
- Darbuotojo namų biuro išlaidos.
Į atskaitingą planą taip pat turi būti įtraukta procedūra, pagal kurią darbuotojai grąžintų darbdaviui viršijančias kompensacijas (viršijančias leistinas sumas). Jei darbdavys parengia ir tvarko atskaitingą planą, darbuotojo kelionės išlaidos neturi būti laikomos apmokestinamomis pajamomis.
Leidžiami plano reikalavimai
Siekiant, kad IRS būtų laikomas "atskaitingu planu", jūsų susitarime turi būti VISOS:
- Išlaidos turi turėti verslo ryšį ; ty jie turi būti sumokėti ar patirti vykdant paslaugas kaip darbuotojas.
- Darbuotojui per pagrįstą laikotarpį turi būti tinkamai atsiskaityti darbdaviui už šias išlaidas. Turite reikalauti, kad darbuotojai pateiktų išsamią informaciją apie šias išlaidas, įskaitant išlaidas, datą, laiką, vietą, sumą ir verslo paskirtį.
- Jūs turite reikalauti, kad darbuotojas grąžintų permokėtas sumas per pagrįstą ir konkretų laikotarpį, priklausomai nuo aplinkybių
Jei nesilaikoma visų trijų šių reikalavimų, IRS nustato planą, kad jis nebus atskaitingas, o visos įmonės darbuotojo kompensuojamos išlaidos apmokestinamos darbuotojui.
Perteklinės kompensacijos
Perteklinė kompensacija yra didesnė už leistinas sumas. Jei darbuotojas per pagrįstą laikotarpį nepateikia per didelių kompensacijų, šie perviršiniai sumos apmokestinamos darbuotojui. Dažniausiai pasitaikanti aplinkybė būtų ta, kad darbuotojui suteikiamas avansas, kol ji išvyksta į kelionę, o jos išlaidos kelionės metu yra mažesnės už iš anksto nustatytą sumą.
IRS nustato pagrįstą permokų perviršio grąžinimo laiką, pavyzdžiui:
- Iš anksto gautas avansas per 30 dienų nuo išlaidų eigos
- Darbuotojai tinkamai apskaito išlaidas per 60 dienų po to, kai jie buvo sumokėti ar patirti.
- Darbuotojas sugrąžina permoką per 120 dienų nuo jo sumokėjimo ar atsiradimo.
- Darbuotojui pateikiama (bent kas ketvirtį) ataskaita, kuria prašoma grąžinti arba tinkamai apskaityti neapmokėtas avansas, o darbuotojas įvykdo 120 dienų nuo pranešimo gavimo.
Atsakingo plano pateikimas IRS
Ne, nėra reikalavimo, kad pateiktumėte IRS rašytinį planą. Bet jūs turėtumėte sugebėti įrodyti, kad nustatėte savo reikalavimus atlyginti darbuotojams išlaidas. Jums reikės ką nors raštu, kad pademonstruotumėte IRS, kad suprantate, kas yra atskaitingas planas, ir kad jūsų verslas atitinka reikalavimus.
Pirma, šiuos reikalavimus turite pateikti raštu, kaip savo darbuotojų politikos ir procedūrų vadovą.
Antra, turėtumėte dokumentuoti visus sandorius su darbuotojais už išlaidų kompensavimą, įrašydami įrašus, kad būtų įrodyta, kad buvo laikomasi visų atskaitingo plano reikalavimų.
Atskaitingas planas turi įtakos ir verslo mokesčiai
Neatsižvelgiant į tai, ar šios išlaidos atliekamos pagal atskaitingą planą, tai tiesiogiai neturi įtakos jūsų galimybei išskaityti šias išlaidas į jūsų verslo deklaraciją. Tačiau jūs vis dar turite pateikti tinkamą dokumentaciją, kad įrodytų, kad šios išlaidos buvo susijusios su verslu.
Pavyzdžiui, kelionės kompensavimo atveju galite atskaityti išlaidas atitinkamoje verslo mokesčių deklaracijos eilutėje. Pavyzdžiui, maitinimo ir pramogų išlaidų atveju naudokite C sąrašo 24b eilutę (individualiems savininkams ar vieno nario LLC).