Pardavėjas pateikia pasiūlymą, remdamasis savo supratimu apie RFP nustatytus reikalavimus, o konkuruojantys pasiūlymai bus įvertinami, siekiant gauti tiek laimėjusio tiekėjo pasirinkimą, tiek trumpąjį pardavėjų sąrašą, kuris tada pristatys pristatymą bendrovei .
Pasiūlymo dokumento užklausos apibrėžimas
RFP dokumentas yra labai svarbus, norint gauti pardavėją, kuris gali patenkinti kliento verslo poreikius. Jei dokumentas yra klaidingas, tai yra dviprasmiški reikalavimai, trūkstami reikalavimai arba nepagrįsti reikalavimai pardavėjui , tada RFP procesas lemia nepilnus pasiūlymus arba kai kuriais atvejais pasiūlymų nebus. Tiekėjai neprivalo pateikti pasiūlymų kiekvienam RFP, kurį jie gauna, ir net jei jie galėtų įvykdyti RFP reikalavimus, jie gali neturėti galimybės laiku pateikti reikalavimus. Vėliau dažnai randama, kai klientas siunčia RFP mažesniems pardavėjams, kurie gali būti savo srities lyderiai, bet neturi priemonių ar galimybių patenkinti kliento poreikius.
Kiekvienas RFP bus skirtingas, atsižvelgiant į nustatytus reikalavimus ir konkrečius kliento poreikius. Net toje pačioje įmonėje RFP dokumentas gali skirtis priklausomai nuo pagrindinių reikalavimų. Kai kuriems RFPs dėmesys gali būti skiriamas kainai, o kiti gali sutelkti dėmesį į pristatymo laiką arba reikalaujamų prekių kokybės reikalavimus.
RFP dokumento ypatybės
Yra keletas RFP dokumento funkcijų, kurios reikalingos. Pavyzdžiui, kiekvienoje RFP turėtų būti nurodyta konkreti data ir laikas, kai klientas reikalauja, kad visi potencialūs tiekėjai pateiktų pasiūlymą. Jei pasiūlymai pateikiami po šios datos, jie turėtų būti atmesti. Jei pardavėjas negali laiku pateikti kainos pasiūlymo, tai gali reikšti galimą problemą su organizacija ir galbūt tiekimo problemas.
Tačiau klientas turi suteikti tiekėjams pakankamai laiko pateikti pasiūlymą. Jei reikalavimai yra ypač sudėtingi, pardavėjams gali reikėti surinkti atsakymų komandą, kad reikalavimai būtų suskirstyti į sritis, kurias jie supranta, ir tada surinkti pasiūlymą. Jei RFP apibrėžtas laiko intervalas yra per trumpas, atsakymai gali būti skubėti ir pardavėjai gali būti atspėję projekto sudėtingumą, o ne viską suprasti. Tai sukeltų netikslius pasiūlymus ir praleistų RFP procesą.
RFP dokumente turėtų būti nurodytas procesas, jei tiekėjai turi papildomų klausimų dėl RFP nurodytų reikalavimų. Pardavėjams neturėtų būti leidžiama skambinti klientui, nes dėl to vienam pardavėjui suteikiama papildoma informacija, suteikianti jiems konkurencinį pranašumą.
Geriausia organizuoti konferencinį pokalbį, kad kiekvieno pardavėjo atstovai galėtų paklausti ir klausytis klientui pateiktų klausimų. Tai užtikrina teisingą kainų siūlymo procesą.
RFP dokumente taip pat turi būti aiškiai nurodyta, kokiu formatu tiekėjai RFP atsako. Jei tai nėra aiškiai apibrėžta, atsakymai bus siunčiami skirtingais formatais, todėl būtų neįmanoma palyginti tiekėjo pasiūlymų. Atsakymo formoje turėtų būti nurodyta, kas reikalinga iš pardavėjo kiekviename skyriuje, pvz., Nuorodos, potencialių komandos narių atsinaujinimas, dokumentas, kuriame pardavėjai supranta reikalavimus, ir kainų formatas. Jei kiekvienas tiekėjas laikosi teisingo atsakymo formato, tai padės lengviau palyginti pasiūlymus.