Pirkimo užsakymai paprastai yra iš anksto atspausdinti, sunumeruoti dokumentai, kuriuos sukuria mažmenininko finansų valdymo sistema. Kitaip tariant, jei naudosite apskaitos programinę įrangą, pvz., " QuickBooks" , kai užsakysite produktus iš pardavėjo, ji sukurs jums pirkimo užsakymą sistemoje. PO tikslas - sukurti apskaitos ar POS sistemos atsekamąjį dokumentą, kuris būtų naudojamas įvairiais naudingais būdais, kaip valdyti jūsų verslą.
Kaip tai veikia su inventoriaus sistema
- PO nurodo savo inventoriaus sistemai tai, ką turite pagal užsakymą. Jei naudojate " atvirą pirkti" sistemą , ji žino, kad užsakyti daugiau prekės nėra, nes jie jau yra užsakyti.
- Ji gali nustatyti pirkimo ypatybes su pardavėju. Pvz., Akivaizdu, kad yra kiekvieno užsakyto produkto kiekiai, tačiau jame taip pat išsamiai nurodomas mokėjimo būdas, kurio sąlygos jums bus mokamos už produktus (įskaitant pažinimą ) ir metodas, kuriuo norite, kad produktai būtų išsiųsti į jūsų parduotuvė.
Daugelis pardavėjų turi nustatytą arba numatytąją sistemą, kurią jie naudoja atsiskaitymams ir kroviniams. Taigi, be jokių nurodymų, jie, pavyzdžiui, perduos jums UPS žemę pagal nutylėjimą. Bet jums tai gali prireikti greičiau, o PO gali tai pranešti.
- PO yra visų šalių atskaitomybės dokumentas. Labai lengva atlikti užsakymus atliekant klaidas. Tačiau kai viskas rašoma, sunku ginčytis. Aš galiu prisiminti daug kartų, kai gavau sąskaitą faktūrą iš sąskaitos faktūros iš pardavėjo, tačiau pirkimo užsakymas buvo grąžintas ir pakeista arba ištaisyta.
Vienas iš pavyzdžių, aš gavau sąskaitą už 300 dėžučių kremo krepšelį ir užsakiau 300 vienetų. Dėžutėje yra 100 vienetų, todėl galite įsivaizduoti, kiek didesnė sąskaita faktūra nei ta, kurią turėjo būti.
- Kai prekė atvyksta iš pardavėjo, galite ją patikrinti prieš pirkimo vietą ir įsitikinti, ar siunta yra teisinga. Penkta, tai leidžia jums visus darbuotojus dalyvauti. Pavyzdžiui, vienas darbuotojas gali užsisakyti, o kitas gali gauti.
Prisimenu savo pirmąją mažmeninės prekybos parduotuvę prieš 26 metus, kai neturėjome PO sistemos. Kadangi buvau tas, kuris užsisakė, taip pat turėjau patikrinti viską, kad įsitikintų, ar tai teisinga. Neefektyvus laiko naudojimas parduotuvės savininkui.
Viena iš kitų pirkimo užsakymų privalumų yra jūsų kreditingumas. Bankai dažnai žiūri į savo PO, norėdami nustatyti, ar esate mokėtojas. Tvirtas pirkimo užsakymo procesas gali padėti jums patvirtinti. Dėl prastos paskolos negausite paskolos. Jis taip pat gali būti naudojamas kreditoriui pardavėjui. Pvz., Kai kurie pardavėjai gali reikalauti sumokėti grynais, kai užsisakote. Pasibaigus verslo su jumis laikotarpiu, jie gali leisti pateikti paraišką, palyginti su kredito kortele. Tai yra didžiulė grynųjų pinigų srauto valdyme.
Gamintojų organizacijos yra įprasta mažmeninės prekybos praktika. Kiekviena POS ar apskaitos programinė įranga, kurią galite įdiegti į savo parduotuvę, turės jums PO komponentą.