Sąskaita, kartais vadinama pardavimų sąskaita, yra dokumentas, kurį paslaugų gavėjas pateikia pirkėjui. Sąskaitoje faktūroje nustatoma pirkėjo pareiga sumokėti, sukuriant gautiną sąskaitą . Kitaip tariant, sąskaita faktūra yra rašytinis prekių ar paslaugų pirkėjo ir pardavėjo susitarimo patvirtinimas.
Sąskaitos faktūros yra svarbi jūsų verslo apskaitos ir apskaitos registravimo sistemos dalis, nes jie užregistruoja pardavimo sandorius.
Ką įtraukia sąskaita?
Įprastos sąskaitos faktūros skirsniai apima:
- Sąskaitos faktūros sukūrimo data. Nepamiršk tai! Sąskaitos faktūros data pradedama skaičiuoti kliento laikrodį. Jei turite terminų (mokėjimo terminą), norite įtraukti datą, kad visi žinotų, kada mokėjimas turi būti atliktas.
- Kliento ir tiekėjo vardai ir adresai . Jei sukūriate sąskaitą faktūrą apskaitos programoje, jums gali prireikti tik kliento el. Pašto adreso, tačiau vis tiek naudinga rinkti ir įtraukti fizinį adresą, jei jums reikia nusiųsti tikrą laišką ar dokumentą.
- Kontaktinių asmenų vardai abiejose įmonėse (arba verslo ir individualiose). Tai yra geras santykių su klientais taisyklė, kad įsitikintumėte, jog teisingai įrašėte pavadinimus.
- Prekių, įsigytų prekių arba produktų aprašymas, įskaitant kainas ir kiekius. Dažnai turėsite standartinius elementų aprašymus ir inventoriaus numerius. Tačiau, kai sukursite sąskaitą faktūrą, ji turi būti kuo tikslesnė ir išsamesnė. Taip išvengiama painiavos ir problemų "Aš nežinojo".
- Mokėjimo sąlygos. Pavyzdžiui, paslaugų teikėjas gali nurodyti "30 dienų neto", o tai reiškia, kad visa suma turi būti sumokėta per 30 dienų.
Kaip sąskaitą faktūrą išrašyti klientui
Galbūt naudojate internetinę verslo apskaitos programinę įrangą arba galbūt naudojate iš anksto atspausdintą sąskaitą faktūrą, kurią užpildysite. Procesas veikia taip pat ir abiejose sąskaitų faktūrų išrašymo procesuose.
Sąskaitą faktūrą paruošiate tik gavę ar pristatę produktą ar paslaugą klientui.
- Pradėkite nustatydami klientą . Kai kuriais atvejais taip pat galite nurodyti antrinį klientą ar užduotį to kliento byloje.
- Įtraukite ankstesnius su šiuo pardavimu susijusius dokumentų numerius , įskaitant bet kokį pirkimo užsakymą arba pardavimo susitarimą arba sąmatą.
- Nurodykite parduotus ir pristatytus daiktus . Paprastai įtrauksite produkto ar paslaugos pavadinimą, kiekį (arba laiką, teikiamas paslaugas) ir tarifą (už prekę ar valandą). Jei naudojate internetinę programinę įrangą, apskaičiuojama kiekvieno elemento suma. Tai vieta, kurioje jums gali tekti klasifikuoti elementą kaip " atgal užsakyta ".
- Kiekvienas elementas gauna savo eilutę ir prideda visų eilučių.
- Be to, jūs pateiksite informaciją apie bet kokius kliento jau pateiktus indėlius arba visas šios sąskaitos faktūros nuolaidas .
- Galite pasiūlyti klientams skirtingus mokėjimo būdus, galbūt suteikiant nuolaidą už mokėjimą grynaisiais.
- Įtraukite pristatytų produktų pristatymo sąlygas . Yra du tipai: FOB pristatymo punktas arba FOB paskirties vieta. (F OB reiškia "free on board." ) Jei terminai yra FOB siuntimo punktas, siuntėjas (tai yra pardavėjas) moka laivą. Jei sąlygos yra FOB paskirties vieta, pirkėjas sumoka siuntimą. Taip pat yra gera idėja atkreipti dėmesį į tai, ar klientas renkasi daiktą ar daiktus, jei kyla klausimas dėl gauto daikto.
- Įtraukite pardavimo sąlygas. Tai yra, kada norėtumėte, kad pirkėjas sumokėtų, ir ar suteiksite nuolaidą už išankstinį mokėjimą? Sąlygos išreiškiamos tokia kaip 2/10 Net / 30. Tai reiškia, kad gausite 2% nuolaida, jei mokėjimas bus gautas per 10 dienų, o visas balansas turi būti sumokėtas per 30 dienų.
Sąskaitos gali būti išsiųstos el. Paštu arba išsiųstas faksu klientui.
Kai klientas moka, sąskaitos faktūros numeris turi būti nurodytas pardavimo kvituose ir suderintas su pardavimo apskaitos programine įranga, todėl aišku, kad sąskaita buvo sumokėta. Mokėjimas negrąžintą sumą perveda iš jūsų gautinų sąskaitų.
Sąskaitos ir pirkimo užsakymai
Sąskaitos faktūros kartais painioja su pirkimo užsakymais . Pirkimo užsakymai (PO) yra prieš sandorį, o sąskaitos faktūros yra po sandorio. Pirkimo užsakymai įrašo užsakymą pardavėjui ar tiekėjui.
Kita vertus, sąskaita faktūra užregistruoja produkto arba paslaugos gavimą ir, kaip nurodyta anksčiau, mokėjimo sąlygas. Pirkimo užsakymai naudojami daugelyje įmonių kaip patvirtinimo proceso dalis. Kai kurios įmonės reikalauja prekių ar paslaugų įsigijimo už tam tikrą sumą.
Sąskaitos ir sąskaitos faktūros
Skirtumas tarp sąskaitos faktūros ir sąskaitos yra taškas ir požiūris. Sąskaitą faktūrą sukūrė tiekėjas, ir tai yra klientui pateiktų ir pristatytų paslaugų ar produktų ataskaita, įskaitant sumokėtą sumą. Sąskaita gali būti sukurta prieš arba po to, kai gaunamas produktas ar paslauga. Paprastai sąskaitą faktūrą reikia priskirti pristatomiems produktams, todėl gavėjas gali patikrinti, ar jie yra visi.
Sąskaita yra mokėjimo užklausa. Sąskaitą paprastai laikoma iš kliento požiūriu. Paprastai gauti sąskaitą be sąskaitos, kaip restorane ar mažmeninės prekybos parduotuvėje. Paprastai sąskaitą galima tikėtis nedelsiant sumokėti.
Kai kurie sąskaitų faktūrų pavyzdžiai
Ši pavyzdinė sąskaita faktūra apima Kanados informaciją, tačiau ji supažindins jus su sąskaitos faktūra .
Štai keletas žingsnių po žingsnio, kaip sukurti sąskaitą faktūrą.