Atsakykite į telefoną su tinkamu verslo sveikinimu.
Pavyzdžiui, atsakydami į telefoną pasakykite kažką panašaus į "Cypress Technologies". Susan kalbėjo. Kaip galėčiau jums padėti? " Tai ne tik leidžia skambinančiam asmeniui žinoti, kad jie pasiekė verslą, bet ir įpareigoja jį atsakyti į klausimą, taupydami laiką tiriamuosiuose klausimuose, pvz., "Ar tai Cypress technologijos?", Ir tuščiąja eiga.
Pagalvokite ir nustatykite prioritetus, kaip jūs kalbate.
Ar skambutis geriausiai tvarkomas dabar ar vėliau? Daugelis įmonių gaunamų telefono skambučių yra greiti klausimai, į kuriuos galima lengvai atsakyti, pvz., "Kaip vėl atidarėte?" Tačiau kiti įtraukti daugiau sudėtingų ir daug laiko reikalaujančių atsakymų. Jei taip, pasakykite skambinančiam asmeniui ir paklauskite, kada būtų naudinga ją paskambinti ir aptarti.
Naudokite parafrazavimą ir apibendrinant, kad telefono skambučius būtų galima stebėti.
Jei kalbate su kuo nors telefonu, kuris, atrodo, nori kalbėtis ar nukrypti nuo taško, pasakykite kažką panašaus: "Taigi, ką girdžiu, jūs sakote ..." arba "Taigi pagrindiniai dalykai yra ..." arba "Ar yra (įterpti santrauką) teisingą santrauką apie tai, ką sakėte?" Sunku bendrauti su asmeniu, kuris atsisako kalbėtis.
Uždarykite kiekvieną kvietimą su veiksmų santrauka, kurią jūs ir skambintojas susitarė
Nors daugeliu atvejų tai užtruks tik sekundėmis, tai gali jums sutaupyti daug laiko, išvengiant klaidų ir būtinybės dar kartą patikrinti. Pavyzdžiui, po pokalbio, kurio metu susitinkate su klientu , galite pasakyti "Gerai.
Aš susisieksiu su tavimi tavo biure (įterpti vietą) rytoj 10 val., O mes kartu pateiksime pavyzdžius. "
Laikykitės "Message Pad" telefonų, todėl skambučio metu galėsite išskaidyti informaciją.
Tuo metu tai ne tik geras laiko valdymas, bet ir padėti jums sutelkti dėmesį į skambutį, bet padėti laiko valdyti vėliau, jei jums reikia rasti ir / arba peržiūrėti konkretaus pokalbio informaciją.
Suteikite savo klientams ir klientams el. Pašto parinktį
Daugelis iš jų naudos el. Laišką, kad susisiektų su jumis, o ne paskambintų, jei žinotų, koks yra jūsų el. Pašto adresas. Įsitikinkite, kad jūsų įmonės el. Pašto adresas yra svarbus jūsų vizitinės kortelės ir jūsų svetainėje, jei turite. Jei turite savo el. Pašto adresus, atsiųskite el. Laišką savo esamiems klientams ir klientams, nurodydami el. Pašto parinktį ir pateikdami ją kaip būdą pagerinti bendravimą.
Naudok "Technologija", kad galėtumėte valdyti laiką, kuriuo jūs einate, atsakydami į telefoną
Jūsų verslo bent jau turėtų turėti atsakiklį ir balso paštą. Nustatykite juos naudodamiesi tinkamais verslo scenarijais ir naudokitės jais, kad galėtumėte atsakyti į telefoną, kai esate už biuro ribų, arba turite dirbti nepertraukiamo darbo metu. Tada nustatykite laiką, per kurį kiekvieną dieną atsakysite į šiuos telefono pranešimus. Kalbant apie laiko valdymą, jūs gausite brangaus laiko suskirstydami telefono skambučius kartu.
Jei vykdote namų verslą, gaukite atskirą verslo telefoną ar liniją
Jums reikia turėti antrą "tik verslo" telefoną su savo "tik verslo" telefonu ir / arba balso paštu. Tai ne tik yra profesionalesnė, bet sutaupys jums laiko, reikalingos pranešimams išsiaiškinti ir nustatyti, kurie iš jų yra susiję su verslu.
Visada geriausia, kad žmogus atsakytų į telefoną
Atsižvelgdami į mašiną ar dar blogiau, automatinė "Interactive Voice Response" (IVR) sistema yra tikra išjungimo funkcija, kuri kainuos jums verslo, kai žmonės nebus stengiasi palikti pranešimus ar skambinti atgal. Jei atsakydami į gaunamus telefono skambučius per dieną užsiima per daug laiko, apsvarstykite galimybę samdyti registratorių ar profesionalų atsakiklio paslaugą, kad galėtumėte atsakyti į telefoną. Ką nors kažkas daro, kainuos daugiau nei kompensuotų padidėjęs našumas ir geresni pardavimai .
Išsaugokite rašytinį dažniausiai užduodamų klausimų kodą.
Tai sutaupo jūsų ir jūsų darbuotojų laiko, jei jiems nereikia ieškoti atsakymų arba pagalvoti apie tai, kaip atsakyti į konkretų užklausą atsakydami į telefoną.
Telefono patarimų santrauka
Atminkite, kad telefonas turėtų būti verslo įrankis, o ne įsiteisėjęs laiko praleidėjas, kuris reguliuoja jūsų darbo dieną. Vadovaujantis šiais laiko vadybos patarimais, jūsų įeinantys telefono skambučiai padės jums geriau valdyti savo laiką, pagerinti našumą ir grąžinti telefoną tinkamoje vietoje - padėti jums valdyti verslą, o ne dirbti.