Kaip padaryti išeinančius telefono skambučius produktyvesnius ir užtrukti mažiau laiko
Bet ką daryti, jei galėtume tiesiog paskambinti ir kalbėtis su žmonėmis, su kuriais norėjome kalbėti, tarkim, ką mes norėjome pasakyti ir judėti?
Įsivaizduokite, kiek produktyviau galėtume būti ir kiek laiko turėtume daryti kitus dalykus.
Na, mes galime - ir viskas, ko reikia, yra šiek tiek paruoštas iš anksto.
Laiko valdymas Telefono siunčiamų skambučių patarimai
- Nesvarbu, ar jie tiekėjai , nuolatiniai klientai ar rangovai , daugelis iš mūsų pakartotinai vadina tuos pačius žmones. Išsaugokite savo kontaktinę informaciją su laiko taupymo informacija, kad neprarastumėte laiko bandydami pasiekti žmones, kurių nėra.
Pavyzdžiui, jei žinote, kad tam tikras asmuo, kurį norite pasiekti, kasdien pietauja nuo 1 iki 14 val., Kodėl mano laikas stengtis paskambinti jai per šį laiką? - Programuokite numerius, kuriuos reguliariai skambinate telefonu. Mane nustebino žmonės, kurie to nedaro, nes laikas, kurį išsaugote, kai nesate ieškote numerių ir juos štampuodami, yra taip pat nuostabu.
- Planuoti savo išeinančius skambučius. Prieš skambindami nurodykite pagrindinį pokalbio tikslą ir pagrindinius taškus, kuriuos norite padengti. Tai padės jums laikytis taško, kai būsite telefonu, ir įsitikinkite, kad padengiate viską, ko norite padengti, taupydami laiką skambučio metu ir vengdami vėl skambinti, nes pamiršote kažką.
- Jei paskambinate asmeniui, kuris įvedamas į jūsų kontaktų duomenų bazę, skambindami turite visą informaciją apie asmenį, kurį skambinate, prieš jus. Nesvarbu, ar naudojate stalinį kompiuterį, mobilųjį įrenginį ar "Rolodex", pokalbio metu tai yra puiki atmintinė. Be to, jei jūs neturite ieškoti kažko panašaus į kliento vyro vardą, galėsite rašyti pastabas pokalbio metu, taupydami dar daugiau laiko.
- Žinoma, jei norite skambinti pastabas pokalbio metu (ar dar ką nors, kai kalbate telefonu), labai svarbu turėti garsiakalbį arba ausines. Atleidus rankas, gali užtrukti daug laiko.
- Jei pateksite į kažkieno atsakiklį arba balso paštą, palikite pilną pranešimą, du kartus nurodantį jūsų telefono numerį ir nurodydamas priežastis, dėl kurios skambinate . Pavyzdžiui, "Tai yra Susan Ward, esantis (telefono numeris). Aš raginu aptarti jūsų projekto įvertinimą. Šią popietę galite pasiekti (telefono numeriu)".
Du kartus nurodydamas savo numerį pranešimo gavėjui yra daug didesnė tikimybė, kad jis bus teisingas ir bus užfiksuotas, neperskaitęs pranešimo. - Nenaudokite telefono prievartos . Kai bandote pasiekti ką nors, o jūs neturite, tai vilioja paskambinti - galbūt kas pusę valandos! Bet jei jūs išsiuntėte tinkamą pranešimą, nereikia švaistyti laiko palikti kartotines žinutes (ir užpildyti asmens atsakiklį ar balso paštą). Suteikite asmeniui, kuriam skambinate, reikiamą laiką, kad paskambintumėte, pvz., Iki kitos darbo dienos.
- Suplanuokite savo telefono skambučius ir, jei įmanoma, juos visus sujungsite per vieną bloką. Daugelis iš mūsų yra ne tokie geri daugiafunkciai veiksmai ir praranda daug produktyvumo, kai prakeiksime iš vieno užduotio į kitą. Taigi, jei tam tikrą dieną turite atlikti keliasdešimt skambučių, efektyviau juos visus uždirbti vieną valandą, o ne vieną ar du, o vėliau dar tris kartus - po valandos ir dar po dviejų 45 minučių po to.
- Jei įmanoma, užsisakykite savo išeinančius telefono skambučius. Jei tai nebus greitas skambutis, kai pirmą kartą paskambinsite, pristatykite save, pasakykite jai, kodėl skambinate, ir paklauskite jos, ar tai yra patogus laikas kalbėtis, ar ji norėtų užsisakyti laiko aptarti. . Tada įsitikinkite, kad paskambinsite jai tuo metu. Tai gali ne tik taupyti laiką vietoje, bet ir sutaupyti laiko, kai skambinate asmeniui atgal, nes jūs būsite pasirengę aptarti klausimą, kurį iš pradžių skambinate.
- Jei įmanoma, atlikite savo išeinančius telefono skambučius "geriausiu laiku". Moksliniai tyrimai parodė, kad anksčiau ryte jų biurams yra daugiau žmonių, kurie gali būti pasiekiami nuo 8 iki 11 val