Tačiau, nors renginių planavimas yra labai svarbus, jei norite, kad įvykis vyktų sklandžiai, jūs taip pat norėtumėte rezultatų iš visų savo pastangų.
Štai kodėl jūsų organizacija turėtų įdarbinti "priimantįjį komitetą".
Kas yra priėmimo komitetas?
"Priimančioji kolegija" skiriasi nuo tradicinio renginių planavimo komiteto. Vietoje to, kas aktyviai planuoja, planuoja ar nustato dienos ar vakaro įvykius, priimančioji organizacija yra komanda, kuri naudoja savo tinklus, kad įsitikintų, jog įvykis yra įvykis. Kai kurie priimančiojo komiteto nariai gali pasirinkti:
- Skatinkite savo draugus, šeimą ar kolegas pirkti bilietus
- Rinkti aukciono elementus iš vietinių įmonių
- Padarykite tiekėjų prizus už durų prizus ar renginius
Žinoma, yra daugybė būdų, kaip priėmimo komitetas gali padaryti jūsų labdaros renginius geriau nei bet kada . Pagalvokite apie priimantįjį komitetą kaip faktinį partijos šeimininką; kažkas, kas kviečia geriausius svečius, žino, kam pakviesti valgyti ar dekoruoti, ir gali prijungti jus su žmonėmis, kurie daro įvykį visiškai sėkmingu.
Kadangi priimantis komitetas gali padidinti lėšas, gautas renginyje, ar daugiau dėmesio žiniasklaidai, itin svarbu rasti ir įdarbinti reikiamus asmenis.
Ką pasirinkti savo priimančiam komitetui
Tikrai naudingas priimančiojo komitetas neapims mokamų rinkodaros ar renginių planuotojų. Vietoj to jie turėtų būti labai aktyvūs jūsų esamos komandos, donorų bazės ar savanorių, kurie turi ryšius ir norą pasiekti, nariai.
Jūsų priimančioji komisija gali svyruoti nuo kelių žmonių iki dešimčių.
Kuo daugiau žmonių yra jūsų komitete, tuo didesnis poveikis jie gali padaryti kartu jūsų renginio sėkmei.
Priimančiosios komiteto narius galite rasti beveik visur, įskaitant:
- Valdybos narys arba pirmininkas jūsų organizacijoje
- Savanoriai, labai įsitraukę į bendruomenę
- Donoras, kuris palaiko ryšius su vietos įmonėmis
- Donoras ar valdybos narys, turintis didelių kontaktų su jūsų idealiu donorų demografija
- Savanoriai, kurie žino pardavėjus ar vietos savininkus
- Vietos ar nacionalinės įžymybės, kurios dažnai palaiko jūsų reikalus
Kai būsite asmenys, kuriuos norėtumėte prisijungti prie priimančiojo komiteto; atėjo laikas juos įdarbinti.
Kaip priimti priimantį komitetą
Ieškokite ir susiekite su asmenimis, kurie atliks puikius priimančiojo komiteto narius. Tačiau nekeiskite, kad kažkas būtų priimančioje komitete. Oficialus kvietimas yra geriausias būdas įdarbinti komiteto narius.
Priimančiojo komiteto kvietime svarbu įtraukti:
- Išsami informacija apie įvykį ir jūsų organizaciją (data ir vieta)
- Informacija apie renginio tikslą (lėšų surinkimas dėl konkrečios priežasties)
- Kaip galėtų prisidėti priimančiojo komiteto narys
- Data, per kurią norite atsakyti arba susiekite su savo komanda
- "Išplėstinis" ačiū už tai, kad jis jiems pranešė, kad esate malonu pakviesti juos
- Jūsų vardas / kontaktinis asmuo ir kontaktinė informacija
Įsitikinkite, kad potencialūs nariai žinotų, kad jų dalyvavimas bus pripažintas ir vertinamas, ir kad jie gali padaryti didelį poveikį prisijungdami.
Jei jums įdomu, kaip parengti priimančiojo komiteto kvietimo laišką, yra daug pavyzdžių, pateikiamų kitoms ne pelno organizacijos svetainėms. Jei ieškote paprasto naudoti šablono, nukopijuokite ir įklijuokite žemiau pateiktą šabloną ir įterpkite savo informaciją kiekvienoje skliausteliuose.
[Data]
Gerb. [Įterpti pavadinimą]:
Rašau norėdamas jus informuoti apie įdomų įvykį, kuriame [Jūsų organizacijos pavadinimas] planuojama [Mėnuo] [Įterpti miestą].
[Mėnuo + metai (jei skiriasi nuo dabartinės)], [Organizacija] pristato [Renginio pavadinimas] į [Miestas], kad padidintų supratimą apie [priežasties / socialinės problemos / problemos jūsų organizacijos adresus] ir sukurtų paramą [ programos / iniciatyvos / pastangos].
[Pridėti atitinkamą informaciją apie įvykį / tikslą / temą].
Renginys vyks [City] adresu [įvykių vieta (jei turite)] [data ir laikas].
[Vardas], mes norėtume jūsų pagalbos, kad šis įvykis ir kiti panašūs ... sėkmė. Jei norėtumėte dalyvauti šiame renginyje, taip pat būsimiems įvykiams, būtume labai dėkingi, jei priimtumėte šį oficialų kvietimą dalyvauti priimančioje komitete.
Yra keletas paprastų būdų įsitraukti:
- Bendrinkite savo vardą ar organizacijos pavadinimą, kaip mūsų priimančiojo komiteto narį
- Pakvieskite savo kolegas, draugus ir kaimynus nusipirkti [stalo bilietą] į mūsų renginį (-ius)
- Prisijunkite prie mūsų renginio
- [Įterpti konkretų prašymą, atsižvelgiant į asmens būklę, ryšius.]
Mes taip pat norėtume, jei apsvarstytumėte, kaip organizuojate savo stalą ir pakviesti draugus ir kolegas į smagų vakarą. Jūsų turtinga parama padės mums skleisti žodį apie [priežastis] ir iš tiesų darys įtaką.
[Organizacijos] narys susisieks su jumis "[Insert timeframe]", kad aptarėme mūsų priimančiojo komiteto informaciją ir aptarė jūsų dalyvavimą, jei jus domintų.
Mes tikimės, kad bendradarbiausime su jumis, kad [įvykio pavadinimas] ir ateities įvykiai būtų sėkmingi! Dėkojame už didelį dėmesį ir paramą.
Pagarbiai
[Tavo vardas]
[Pozicija organizacijoje]
[Organizacijos pavadinimas]
[Kontaktinis numeris]
Po to, kai įdarbinote priimantį komitetą
Kai kviečiate savo pasirinktus komiteto narius, gausite kai kuriuos priėmimo laiškus ar skambučius. Tačiau, prieš patekdami į įvykio informaciją ar ką norėtumėte, planuokite trumpą susitikimą su komitetu. Neprašydami nieko iš jų, leisk jiems:
- Susipažinkite vieni su kitais
- Aptarkite, kaip jie dalyvauja jūsų organizacijoje
- Peržiūrėkite medžiagas ar pristatymus apie savo priežastis / darbą
- "Smegenų šlaunų" idėjos apie tai, kaip jos norėtų prisidėti
Iš ten galite pranešti jiems apie savo lėšų pritraukimo tikslus ir kaip norite, kad jie dirbtų drauge (kviečiant kontaktus arba pasiekti aukciono elementus). Jie taip pat gali būti suskirstyti į "pakomitečius", jei turite didelę grupę
Žinoma, jūsų renginys planuojamas ir vykdomas ne vien priimančiojo komiteto darbas. Priimančioji kolegija turėtų dirbti su savo savanoriais ar renginių planavimo komitetu parduodant bilietus, įsitikinkite, kad yra reikalaujama, kad būtų rengiami nauji renginiai , aukcionai yra daug, ir kad naktis bus įvykis dalyviams.
Pripažįstant jūsų priimančiojo komiteto pastangas
Pasibaigus renginiui, jūsų priimančiojo komiteto nariai turėtų būti kai kurie iš pirmųjų žmonių, kuriuos jums dėkoju, tiek renginyje, tiek raštu, dėkoju, kitą dieną. Kuo daugiau įsitraukiate į priimantįjį komitetą, tuo daugiau jie bus pasiruošę priimti į ateitį.
Suraskite savo organizacijos ar bendruomenės žmones, kurie galėtų padėti surengti kitą įvykį. Jie gali labai pakenkti pinigų kiekiui ir programoms, kurias galite palaikyti.