Pasimokymai apie Y-ME motinos dienos renginių planavimą ir vykdymą
Specialūs renginių planuotojai, ypač ne pelno siekiančiame pasaulyje, žino, kad lauko lėšų rinkimo renginys yra puiki idėja. Šių įvykių rūšys, kaip ir kitos bendruomenės lėšų rinkimo idėjos, reikalauja, kad kitų metų renginių planavimas prasidėtų iš karto po to, kai baigsis šių metų lėšų surinkimo renginiai . Svarbu aptarti įvykį ir aptarti, kas nutiko gerai ir ką būtų galima tobulinti, o renginys vis dar šviežias komandos protuose.
Kalbant apie sėkmę ir patobulinimus, užtikriname, kad šios funkcijos gali būti įtrauktos ar tobulinamos kito metų renginiui. Toks aktyvus planavimas taip pat padidina rėmėjų vertę. Ir, neišvengiamai, visi sėkmingi bendruomenės pasivaikščiojimai tikisi kasmet augti ir plėstis.
Svarbu, kad pagrindinis tikslas būtų surengti tokius renginius: rinkti lėšas. Tiems renginių planuotojams, kurie anksčiau vyko bendruomenės pasivaikščiojimą, vienas iš svarbiausių planavimo etapų faktiškai įvyksta po pasivaikščiojimo. Norint sužinoti apie daugybę bendruomenių lėšų rinkėjų planavimo ir vykdymo aspektų, mes ketiname susipažinti su motinos dienos renginiais, kuriuos organizuoja Čikagos Y-ME krūties vėžio organizacija.
Y-ME motinos dienos krūties vėžio fundraiser Walk
1979 m. "Y-ME" įkūrė du žmonės, išgyvenę krūties vėžiu. Ne pelno siekimas buvo geriausiai žinomas dėl savo daugiakalbės nacionalinės krūties vėžio karštosios linijos programos, skirtos krūties vėžiu sergantiems pacientams.
Programa tapo žinoma kaip vienintelė šalies 24 valandų nemokama telefono linija, kurioje dirba tik krūties vėžiu išgyvenę asmenys, kurie yra apmokyti bendraamžių patarėjai. Tačiau organizacija taip pat surengė kasmetinį lėšų surinkimą vaikščiodami Motinos dienomis, kuris remia jų programas ir paslaugas. Atgal 2007 m. "Y-ME" surinko daugiau nei 7 milijonus dolerių beveik 43 000 vaikštynių iš 12 miestų.
Iki 2008 m. Dalyvavo 15 miestų. Deja, 2012 m. "Y-ME" uždarė duris, tačiau metinio lėšų surinkėjo palikimas išlieka puikus atvejų tyrimas, skirtas ne pelno siekiantiems renginių planuotojams.
Daug "Y-ME" lėšų rinkimo sėkmės gali būti priskirta organizuotam požiūriui į planavimą ir pirma stebėti svarbiausius tikslus. Buvęs organizacijos specialiųjų renginių direktorius Lizas Klugas tai pasakė pasibaigus jų rekordiniams 2007 m. Metams: "Mes planuojame įvairius planavimo proceso etapus. Taigi, imsimės veiksmų, kad paskatintume tuos labiausiai kritinius taškus laiku, kad įsitikintume, jog esame sėkmingi. Pvz., Mieste, kuriame pirmą kartą galime organizuoti renginį, turime sutelkti dėmesį į tai, ar turime puikią vietą ir vietą, kur žmonės norės grįžti. Žemyn kelyje mes galime sutelkti dėmesį į tai, kokiose kavinėse mes išleisime brošiūras. "Pažvelkime į tai, kaip Klugas ir" Y-ME "renginių planavimo komanda surengė tokį sėkmingą renginį.
Planavimas 1 žingsnis: skaičių analizė
Bendruomenės pasivaikščiojimo ar panašaus renginio organizavimas reikalauja sujungti keletą skirtingų sudedamųjų tikslų, tačiau galiausiai asociacija ar labdaros organizacija rengia tai, kad surinktų pinigų dėl savo veiklos.
Todėl pirmasis žingsnis planuojant kitą įvykį įvyksta, kai baigiasi dabartinis įvykis, o dauguma šio darbo supa "skaičiai".
"Mes atidžiai stebėjome skaičius po įvykio pabaigos", - aiškina Lizas Klugas. "Mes palyginome, kaip mes padarėme šiais metais palyginti su ankstesniais [metais]. Mes pažvelgėme į dalyvio patirtį. Mes įvertinome rėmimo kategorijas. Mes reagavo į bet kokius tiesioginius el. Laiškus apie įvykius. "Renginių planatoriai taip pat imsis skubių veiksmų, kad visi, dalyvaujantys šių metų renginyje, tęstų ir kitais metais.
Klug taip pat iškasė į detales. Vertinant, ji ištyrė viską iš savanorių, dalyvavusių platinamų marškinių apimtyje. Tada ji paklaus, ar jai reikia daugiau ar mažiau kitų metų.
Planavimo tvarkaraštis
Tiems, kurie organizuoja bendruomenės lėšų išvykimą, svarbu žinoti, kokius veiksmus reikia atlikti įvairiais laikais.
Dauguma ne pelno siekiančių organizacijų neturi daugelio darbuotojų ir savanorių komiteto narių prabangos, kad būtų galima sėkmingai įvykdyti. Tačiau planininkai pripažįsta, kad privalo įsitikinti, kad jie glaudžiai bendradarbiauja su miesto mero kanceliarija ir viešųjų darbų departamentu, kad šis įvykis būtų prieinamas viešajame kalendoriuje.
Klugas siūlo pirmąjį žingsnį analizuojant praėjusių metų skaičių - sutelkti dėmesį į įmonių įdarbinimą. Jei šis renginys nėra nauja programa, svarbu gauti korporacinę paramą kitų metų renginiui iškart po šio įvykio pabaigos. "Mes stengėmės atnaujinti rėmimą, kai pristatėme renginio užbaigimo ataskaitą", - sako Klugas. Ji taip pat siūlo šiuos svarbiausius dalykus planuotojams, norintiems organizuoti bendruomenės pasivaikštimą kaip lėšų surinkimo renginį:
- Nustatykite rėmėjus
- Sukurti pėsčiųjų komandos programas
- Nustatykite įvykio veiklą
- Pradėti vaikščioti įdarbinimo
- Baigti renginio logistiką
- Laikykite renginį
- Turėkite "ačiū" įvykį
- Įvertinkite ir pradėkite kitą įvykį
"Y-ME" taip pat samdys išorės logistikos įmonę, kuri tvarkys daugelį logistinių reikalavimų. Tačiau viena labiausiai naudinga buvo internetinės registracijos sistemos įdiegimas.
Prisijungimo registravimo sistemos sėkmė
"Y-ME" greitai sužinojo, kaip svarbu internete naudoti registravimui internetu, ir nuo to laiko griežtai pasisakė už interneto registravimo ir lėšų rinkimo technologijos naudojimą.
Jie investavo į interneto steigėjų santykių valdymo sistemą, kad galėtų naudotis savo 2003 m. Lenktynių tinklaviete. Šios rūšies sistema tarnauja kaip savanorių asmeninė svetainė, kuria galima individualizuoti apeliacinius skundus dėl aukų ir kitų dalyvių. Ji fiksuoja informaciją į vieną duomenų bazę ir tarnauja kaip žvalgybos komandos kapitonai, norintys paskatinti savo narius.
Dalyviai internetu išaugo nuo 4000 iki 11.594. Dovanos internetu padidėjo nuo 5000 iki 19650. "Y-ME" komanda manė, kad ji prisidėjo prie 2,35 milijonų tikslų pasiekimo, o technologija sumažino administracines išlaidas apie 20 000 USD.
Tokia sistema taip pat gali tapti svarbia komunikacijos priemone, leidžiančia organizacijai sekti ir toliau įtraukti dalyvius už paties lenktynių dienos.
Lenktynių dienos tvarkaraštis
Bendruomenės pasivaikščiojimai dažniausiai planuojami ryte. Priklausomai nuo ženklinimo ir vietos sudėtingumo, renginio nustatymas paprastai prasideda anksčiau nei savaitė iki įvykio, kai dauguma veiksmų vyksta keletą dienų prieš pėsčiomis.
Kai "Y-ME" planuos savo kasmetinį lėšų surinkimo renginį, komanda paprastai stengiasi apriboti sritį, kurioje jie vaikščiojo, kad nebūtų reikalaujama nemažai išteklių laiko tam tikrų operacijų užduočių, pavyzdžiui, gatvių uždarymo, vykdymui. Jų vaikščiojimas apskritai nebuvo konkurencingas, todėl taip pat padeda, kad jie neturėtų atsižvelgti į reikalavimus, reikalingus konkurencingesnei lenktynių aplinkai.
Rungtynių dienos tvarkaraštis paprastai tekėjo taip:
- Renginių planavimo komanda atvyksta (2,5 val. Prieš vaikščiojant)
- Savanorio registracija (2 valandos prieš vaikščiojant)
- Renginio registracija ir nustatymas (2 valandos prieš vaikščiojant)
- Registracija prasideda (likus 1,5 val. Prieš pėsčiomis)
- Pradinės linijos nustatymas (30 minučių iki važiavimo)
- Atidarymo ceremonijos (10 minučių iki vaikščiojimo)
- Lenktynes prasideda
- Pagrindinės pramogos prasideda (prasideda po 1 valandos)
- Oficialūs pagrindiniai etapai Pastabos (po pasivaikščiojimo baigiasi, 1,5 valandos ženklas)
- Programa oficialiai baigiasi (prasideda po 3 valandų)
- Įvykių susibūrimas prasideda (po renginio oficialiai baigiasi)
Patarimai, kaip planuoti Bendrijos vaikščiojimą ar paleisti
Toms organizacijoms, kurios nori pirmą kartą lankyti ar paleisti bendruomenę, Klug siūlo kelis pasiūlymus, kurie padės užtikrinti sėkmingą įvykį .
- Pradėkite nuo šiltų laidų, įskaitant gerai prijungtus savanorius, rėmėjus ar didelę komandą. Nustatykite išmatuojamus rezultatus.
- Įvertinkite konkurentų įvykius savo mieste / vietovėje, kad nustatytumėte jų geriausią praktiką ir tobulinimo sritis.
- Dirbk su miesto merų ir parko rajonais aptarti reikalingus leidimus ir jūsų renginių logistiką: laiką, vietą, dalyvių skaičių. Įsitikinkite, kad esate pasirengęs tiems susitikimams.
- Supraskite savo biudžetą ir įsitikinkite, kad esamas išlaidas norite išlaikyti 25-30% naujam įvykiui. Kai kurios labdaros organizacijos sieks 15-20% visų išlaidų.
- Apsaugokite rėmėjus, kad padengtumėte 100% savo renginio veiklos išlaidų.