Dos ir nenoriu naudoti el. Laiško versle
El. Paštas tapo toks populiarus, kad kai kuriais atvejais žmonės dažniau naudojasi telefonu. Kadangi rašytinis žodis gali būti nesunku suprasti, tinkamo el. Pašto etiketo supratimas verslo aplinkoje yra labai svarbus.
Deja, daugelis žmonių nesupranta, kaip naudoti el. Paštą jų pranašumui, o nauda, kurią ji gali suteikti verslui, dažnai yra praleista. Šie el. Verslo el. Pašto taisyklių taisyklės gali padėti jūsų darbuotojams kurti efektyvius ir efektyvius el. Laiškus.
01 - siųsti tik aiškius ir trumpus laiškus
02 - visada naudokite prasmingą dalyko eilutę
Niekada nepalikite tuščios e-laiško temos eilutės. Tuščia temos eilutė gali būti, kad jūsų el. Pašto adresas pažymėtas kaip šlamštas ir jis niekada nepasieks jo paskirties vietos. Elektroniniai laiškai su tuščiomis temomis taip pat dažnai pamirštami, ypač jei numatytas gavėjas paprastai gauna daug el. Laiškų bet kurioje konkrečioje dieną. Visada naudokite temos eilutę, kuri tinkamai atspindi jūsų el. Laiško turinį. Tai padės jūsų gavėjams tvarkyti el. Laiškus efektyviau ir paskatins greitesnį atsakymą į jūsų el. Paštą.
03 - vengiama ekstravagantiškai suformatuotų laiškų
Siųsti el. Laiškus profesionaliais formatais. Venkite spalvotų šriftų ir nuotraukų fono. Tie apkaustai gali nukreipti skaitytoją arba padaryti pranešimą sunku perskaityti. Bet kokie fono paveikslėliai, kuriuos jūs įtraukėte, gali pakirsti jūsų el. Pašto failo dydį. Tai gali priversti gavėjus su lėtais ryšiais ilgai laukti, kol jūsų pranešimas bus atsisiųstas. Jūsų pridedami fono paveikslėliai gali pakisti jūsų el. Pašto failo dydį. Dėl to gali priversti gavėjus su lėtais ryšiais palaukti ilgai, kol jūsų pranešimas bus atsisiųstas.
Jei jūsų įmonė reikalauja, kad naudojate tam tikras pašto kanceliarijas, kad būtų sukurtas nuoseklus išvaizda, pasinaudokite ja. Įmonės logotipas ir parašų eilutė gali projektuoti profesionalų vaizdą į jūsų el. Laiškus.
04 - siųsti laiku atsakymus
Negalima žmones palaukti, kol bus atsakyta į jų el. Laišką. Nedelsdami atsakykite aiškiu, glaustu pranešimu. Jei jums reikia daugiau laiko, kad galėtumėte ištirti atsakymą arba surinkti daugiau informacijos, pasakykite savo el. Pašto siuntėją, kai tikitės atsakymo.
05 - naudokite "Out-of-Office" atsakymo įrankius
Jei ketinate atsilaikyti nuo biuro ir negalėsite skaityti jūsų el. Laiško, naudokite el. Pašto sistemos "out-of-office" įrankį, kuris automatiškai reaguotų visiems, kurie bando su jumis susisiekti. Įsitikinkite, kad jūsų automatinis atsakymas leidžia siuntėjui žinoti, kada jie gali tikėtis gauti atsakymą.
06 - Ne verkia vilkų su aukšto prioriteto vėliavomis
Daugelis el. Pašto sistemų leidžia pažymėti el. Laišką kaip "aukšto prioriteto" arba "skubėjimo". Negalima tai padaryti kaip numatytąjį el. Pašto piktogramą. Naudokite jį taupiai arba jūsų gavėjai ignoruos prioriteto vėliavą. Kai galiausiai atsiųsite tikrai svarbų el. Laišką, jis nepriims dėmesio, kurį jis nusipelno.
07 - Apsvarstykite, ar "Atsakyti viskas" yra būtinas
Negalima instinktyviai spausti mygtuko "Atsakyti visiems" kiekvienam el. Laiškui, kuriame yra keli siuntėjai ar gavėjai. Apsvarstykite temą ir nuspręskite, kam reikia skaityti jūsų atsakymą. Nepriklausomai atsakydami į visus, jūs greitai užsidirbate "verslo spamerio" reputaciją ir žmonės gali pradėti ignoruoti jūsų el. Laiškus.
08 - atskiri verslo ir asmeniniai el. Pašto abonementai
Jei tai neatidėliotina situacija, niekada nenaudokite savo įmonės el. Laiško asmeninei korespondencijai. Net jei turite savo verslą, tai yra gera idėja turėti dvi atskiras el. Pašto paskyras. Tai leis jums teikti pirmenybę savo el. Laiškams ir palaikyti nesusijusius asmeninius pranešimus iš verslo tinklo.
09 - naudokite profesionalius el. Pašto paskyros pavadinimus
Naudokite savo vardą kaip bet kurio verslo el. Pašto adreso dalį. Pavyzdžiui, james.bucki@example.com arba jbucki@example.com. Venkite slapyvardžių, rankenų, monikerių ar neaiškių nuorodų. Pavyzdžiui, nenaudokite soccer.mom@example.com arba baseball.nut@example.com.
10 - Ar el. Laiškas geriausiai tinka šiam atsakymui?
Nenaudokite el. Pašto kaip vienintelio bendravimo įrankio. Ne visi pranešimai yra tinkami el. Paštu, ir bus laikas, kai trumpas telefono pokalbis arba trumpas biuro vizitas gali būti efektyvesnis būdas perduoti pranešimą. Susitikimas ar pokalbis telefonu gali įtakoti sąveiką su žmogaus elementu, ir tai gali padaryti viską, kai bandote paaiškinti kažką, arba norite įtikinti ką nors imtis veiksmų.
11 - būti jautrios ir prieinamos
Niekada nenaudokite el. Laiško, kad nutrauktumėte santykius ar sutartį. Profesinėje verslo korespondencijoje visada nurodykite parašo eilutę, kurioje pateikiami alternatyvūs būdai susisiekti su jumis. Pvz., Galite įtraukti savo biuro, fakso ir mobiliųjų telefonų numerius bei biuro pašto adresą.
12 - Venkite siųsti masinius priedus
Jūs niekada nežinote, kaip ir kur jūsų gavėjas galės pasiekti savo el. Laišką. Mobilieji įrenginiai gali pradėti atsisiųsti failą prieš prašydami vartotojo patvirtinti atsisiųsti failą. Tai gali užtrukti ilgai ir vartoti pralaidumą, kurį gavėjas turi sumokėti. Laikykite bendrą dydį priedų mažiau nei 50 MB.
Jei turite išsiųsti didelį failą, pirmiausia susisiekite su gavėjais ir paklauskite, kaip jie norėtų gauti failą. Jūs taip pat naudojate failų perdavimo paslaugą, kad išsiųstumėte failą.
13 - Pagalvokite, prieš siunčiate šį el. Laišką
Galiausiai paimkite ir apsvarstykite tai, ką parašėte prieš paspausdami mygtuką "siųsti". Ar tai kažkas, kas neturėtų būti išsiųsta el. Laiške? Ar tai yra asmeninis pobūdis ir netinka naudoti įmonės el. Pašto sistemą? Ar parašėte el. Laišką, kai jis buvo piktas ir įtraukėte įvairias dalis, kurias vėliau galėtumėte apgailestauti? Jei taip, paspauskite mygtuką "Ištrinti".