I-9 forma taip pat yra pagrindas tolesniam darbdavio atliekamam patikrinimui, naudojant " E-Verify" sistemą .
Prieš pradedate užpildyti I-9 formą
Prieš pradėdami samdyti pirmąjį darbuotoją, turite turėti I-9 formos kopijas. Įsitikinkite, kad turite naujausią I-9 formos versiją. Dabartinė forma, kurios galiojimo laikas yra 2013 3/31, turi būti naudojama darbdaviams, kad patikrintų užimtumą po 2013 m. Gegužės 7 d.
I-9 formos kopijas (PDF formatas) galima rasti JAV muitinės ir imigracijos tarnybų (USCIS) interneto svetainėje. Ši forma gali būti užpildyta internete, tada atspausdinama parašams.
I-9 forma turi būti užpildyta nuomos metu, o jūs (darbdavys) turi laikyti visą I-9 formą visiems darbuotojams. Jei forma visiškai užpildyta ir jūs priėmėte darbuotojo pateiktus dokumentus, galite sužlugdyti darbuotoją, jei sužinosite, kad darbuotojas klaidingai išdėstė savo tinkamumo darbo statusą arba jei darbuotojo pateiktos formos nėra tinkamos .
Užbaigti 1 skirsnį - Informacija apie darbuotojus ir atestacija
1 sekciją pildo darbuotojas. Darbuotojas turi nurodyti vardą, mergautinę pavardę, adresą ir gimimo datą. Darbuotojas turėtų įtraukti socialinio draudimo numerį, tačiau šis numeris yra neprivalomas, nebent jūsų įmonė naudoja "E-Verify" sistemą.
Tada darbuotojas patvirtina savo statusą - vieną iš šių:
JAV pilietis
pilietis, ne pilietis, Jungtinių Valstijų pilietis
Teisėtas nuolatinis gyventojas (įskaitant užsieniečius #)
Užsienietis, turintis leidimą dirbti (įskaitant užsieniečius ar įvažiavimo #) iki (įskaitant galiojimo datą, jei taikoma)
Kažkas gali padėti darbuotojui pildyti I-9 formos I skirsnį. Parengiklio ir / arba Vertėjo sertifikavimo skyrių turėtų užpildyti padėjėjas. Būtinai spausdinkite pagalbininko pavadinimą ir adresą.
Užbaigti 2 skyrių: Darbdavių peržiūra ir patvirtinimas
2 skyrius pildo darbdavys. Turite peržiūrėti dokumentus, reikalingus patikrinti a) tapatybę ir b) darbuotojo tinkamumą dirbti. Atkreipkite dėmesį, kad A sąrašo dokumentai, tokie kaip JAV pasas, patvirtina tapatybę ir tinkamumą dirbti. B sąraše esantys dokumentai patikrina tapatybę ir C sąraše nurodytus dokumentus, patvirtinančius tinkamumą dirbti. Kiekviename iš B ir C sąrašų turite turėti vieną dokumentą, jei neturite A sąrašo dokumento.
Priimtini dokumentai
Priimtinų dokumentų sąrašas pateikiamas I-9 formoje. Daugiau informacijos apie priimtinus dokumentus, įskaitant dokumentų pavyzdžius rasite USCIS darbdavių vadove.
Pastaba apie socialinės apsaugos kortelę: negalite priimti laminuotų socialinės apsaugos kortelės ar socialinės apsaugos kortelės, kurioje teigiama, kad "negalioja darbo tikslais". Socialinės apsaugos administracijos išleidimai, kuriuose rodomi darbuotojo socialinio draudimo duomenys, nėra priimtini socialinės apsaugos kortelės pakeitimai.
Dokumentai, pateikti jums patvirtinimui, turi atitikti darbuotojo patvirtinto tinkamumo statusą. Jei pateikti jums dokumentai neatitinka darbuotojo patvirtinto statuso, jūs negalite jų priimti. Pvz., Jei darbuotojas patvirtina, kad jis arba ji yra JAV pilietis, bet parodo "žaliosios kortelės", negalima priimti dokumento.
Dokumentų galiojimo pabaigos data
Kai kuriuose dokumentuose, kaip antai paso ar darbo leidimo, galiojimo datos. Dokumentai, kurių galiojimas pasibaigė, yra nepriimtini patikrinimui. Jei dokumento galiojimo laikas baigiasi ateityje, turite jį priimti, tačiau įrašykite jo galiojimo datą savo darbuotojų įrašų sistemoje. Jei dokumento galiojimas baigiasi, o darbuotojas nepateikia naujo dokumento, nurodančio būsimos galiojimo pabaigos datą, tas darbuotojas nebeturi teisės dirbti JAV. Jei jūsų įmonė yra tikrinama, jums gali būti taikomos baudos ir baudos už tai, kad toliau dirbti su šiuo asmeniu .
Tik originalūs dokumentai
Visi pateikti dokumentai turi būti originalai. Kopijavimas nėra priimtinas. Jei turite klausimų apie tai, ar dokumentas yra kopija, ieškokite antspaudo ar antspaudo iš JAV vyriausybės agentūros arba valstybės, apskrities ar savivaldybės institucijos.
Jei dokumentas turi kitokį pavadinimą nei I-9 nurodytas darbuotojo vardas, užduoti klausimus. Mažos vardų rašybos variantai yra priimtini tol, kol dokumentas yra autentiškas ir yra susijęs su asmeniu.
Peržiūrėję dokumentus ir priimdami pagrįstą sprendimą, kad jie yra a) autentiški (ne kopijos ar kitaip abejotinas) ir (b) susiję su nurodytu darbuotoju, privalote liudijimo bausme liudyti, kad, kiek jums žinoma , darbuotojas yra įgaliotas dirbti JAV Įtraukti datą, kai darbuotojas pradėjo dirbti jūsų įmonėje. Pasirašykite, datą, atspausdinkite savo vardą ir pavadinimą ir nurodykite įmonės adresą.
3 skyrius. Atnaujinimas ir pakartotinis patikrinimas
3 skirsnyje naudojama informacija apie pasibaigusius dokumentus atnaujinimui ir naujos formos galiojimo datos įtraukimas į formą.
Dokumentų kopijų laikymas
Jei jūsų įmonė naudoja "E-Verify" sistemą, saugokite visų dokumentų kopijas. Jei nenaudojate "E-Verify", jums nereikia laikyti dokumentų kopijų. Jei kopijuosite, atlikite tai visiems darbuotojams.
Užbaigus I-9 formą - ką daryti
Jūs, kaip darbdavys, privalote išlaikyti užpildytos I-9 formos kopiją visiems darbuotojams. Jums nereikia pateikti šio dokumento jokiai JAV vyriausybės agentūrai.
Šiame straipsnyje pateikiama išsami informacija, skirta padėti jums, kaip darbdaviui suprasti I-9 formos užpildymo reikalavimus. Jie nėra skirti įtraukti. Būtinai perskaitykite visą I-9 dokumentą, kad įsitikintumėte, jog baigėte šį dokumentą visiškai ir teisingai.
Klaidų taisymas
Teisingos klaidos formoje I-9 tuo pačiu metu buvo tokios pat kaip ir kiti svarbūs dokumentai.Naudokite pašalinimo ar bandykite ištrinti klaidą. Standartinė svarbių dokumentų klaidų taisymo procedūra yra tokia:
- Pateikite neteisingą informaciją (įsitikinkite, kad informacija vis tiek gali būti perskaityta)
- Padarykite pakeitimą
- Data ir pradžioje pakeiskite.
Patarimai, kaip užpildyti I-9 formą
- Jūs, kaip darbdavys, gali paskirti darbuotoją ar kitą asmenį užpildyti darbdavio I-9 formos dalis. Tačiau, INS sako: "Jei kas nors užpildys I-9 formą jūsų vardu, jis turi įvykdyti I-9 atsakomybę".
Darbuotojai gali gauti pagalbą, atlikdami 1 sekciją. Įsitikinkite, kad pagalbininkas užpildo "Paruošėjo ir (arba) Vertėjo sertifikavimo" bloką ir pasirašo darbuotoją. Daugiau informacijos - atsakymai į klausimus apie I-9 formą
Žr. Šį straipsnį atsakydami į dažniausiai užduodamus klausimus apie I-9 formą ir darbo atitikties reikalavimams patikrą- Jūs privalote apsaugoti asmeninę informaciją, kurią darbuotojai pateikė I-9 formoje ir patvirtinamuosiuose dokumentuose. TIK naudokite šią informaciją tik I-9 tikslais ir saugokite dokumentus saugioje, saugioje vietoje, pvz., Užrakintoje failų kabinetėje, prie kurios tik keletas patikimų asmenų turi raktą.
- Kai kurios JAV valstybinės įdarbinimo agentūros gali patikrinti darbo reikalavimus ir patvirtinti darbuotojus, kuriuos jie siunčia jums. Tokiu atveju įsitikinkite, kad gausite ir išlaikysite savo valstybės patvirtinimo kopiją.