Ką daryti prieš atostogaujant
Pasiruošimas tarnybai prieš uždarant atostogas reikalauja kruopštaus pasiruošimo. Tinkamas žinučių siuntimas užtikrins, kad jūsų klientai, tiekėjai ir darbuotojai gal tų planuoti, kaip išjungti kompiuterį, o tai reiškia, kad prieš pertrauką ir po pertraukos neturėsite elgtis su daugybe piktų nusiskundimų. Tai turėtų padėti nerūpestingai atostogauti ir nusipelnus poilsiui.
Čia pateikiamas paprastas etapų kontrolinis sąrašas, nuo užregistruotų pranešimų nustatymo iki termostatų paleidimo, kad jūsų atostogos uždarytos sklandžiai ir pelningai.
01 - pranešti darbuotojams, klientams ir pardavėjams
Galite pranešti klientams per savo svetainę ir automatizuotą palydovo pranešimą savo telefono sistemoje.
Pardavotojai (ypač turintys pakartotinius pristatymo tvarkaraščius) turėtų būti informuojami el. Paštu, telefonu arba įprastiniu paštu.
02 - pranešti apie saugumo personalą ar paslaugas
Informuokite savo saugumo darbuotojus ar apsaugos tarnybą apie artėjančias uždarymo datas. Įsitikinkite, kad jūsų saugos paslaugų teikėjai turi atnaujintą skubių kontaktų sąrašą, kuriame yra jūsų ir jūsų pagrindinių darbuotojų kontaktinė informacija, įskaitant telefono numerius. Jie turėtų žinoti, su kuo susisiekti saugumo problemos atveju net tuo atveju, kai įstaiga uždaroma verslui ir kas yra įgaliota būti pastato metu uždarymo metu.
03 - Keisti automatizuotą atvykusiųjų pasveikinimą
Prieš uždarydami savaitę ar dvi įrašykite savo telefono sistemoje automatizuotą palydovą, kuris paaiškina, kad biuras bus uždarytas ilgą laiką. Įtraukite datą, kai būsite uždaryta ir kai tikitės atsinaujinti. Tiesiog prieš išeinant įrašykite antrą automatinį pasveikinimą, kuris pabrėžia, kai grįšite ir, kai tinkama, kam skambinančiai turėtų nukreipti bet kokias užklausas nesant jūsų.
Jei skubios pagalbos tarnyboms, pvz., Šildymui ir aušinimui, vandentiekiui ar kitoms svarbioms klientų paslaugoms teikti, būtinai pasakykite savo skambinantiems, kaip pasiekti skubios pagalbos tarnybą ar mobilųjį telefoną.
04 - pranešti apie jūsų atsakymo paslaugą
Pranešti savo atsakymo paslaugą apie datas, kada įstaiga bus uždaryta, ir atnaujinti savo kontaktų sąrašą su darbuotojų telefonu, kurie skambins. Įsitikinkite, kad jie žino, su kuo susisiekti konkrečiose situacijose; Pavyzdžiui, nenorite, kad aukščiausio lygio vadovai būtų įspėti, pvz., pristatymo klausimu.
05 - Keisti balso paštą
Jei jūsų telefono sistema leidžia darbuotojams priimti išorinius skambučius jų stalviršiuose, įpareigoti juos užregistruoti pranešimą "uždaryti švenčių dienai" arba "pasibaigus tarnybai" skirtą balso pašto paštą, kuris skambučiams suteikia esminių duomenų apie uždarymą. Darbuotojai turėtų pranešti skambinantiesiems, kai jie grįš į biurą ir ką daryti, jei jiems reikia nedelsiant padėti, kai biuras uždarytas. Daugeliu atvejų nenorite, kad darbuotojai pateiktų asmeninę kontaktinę informaciją.
06 - sumažinkite termostatus, išjunkite biuro įrangą
Išjunkite energiją ir pinigus nustatydami ar perprogramuodami biuro termostatus. Jūs būsite nustebinti tuo, kad galite sutaupyti lėšų, ir tai gali būti gera PR galimybė; parodykite, kad jūsų įmonė yra įsipareigojusi išsaugoti išteklius.
Jūs taip pat galite taupyti energiją ir pinigus, išjungdami visas nereikalingas biuro įrangos, įskaitant stalines lemputes, kopijuoklius, spausdintuvus ir kompiuterius.
07 - atsarginiai serveriai
Jei turite kompiuterius ir serverius, įsitikinkite, kad atsarginis ciklas veikia tinkamai prieš ir po išjungimo. Sumažinkite savo nelaimės ekspoziciją planuodami išorinę atsarginę kopiją anksčiau, o ne laukti, kol įmonė vėl atsidarys. Tai yra sritis, kurioje norėtumėte turėti aiškių nurodymų, su kuriais susisiekti, kilus problemai, todėl įsitikinkite, kad jūsų atsakymo paslauga yra tinkamai informuota.
08 - NENAUDOTI
Yra keletas biuro įrangos, kurios neturėtumėte išjungti, įskaitant:
- Fakso aparatai
- Telefono sistema
- Serveriai ir atsarginės sistemos
- Šaldymo įrenginiai
- Apsaugos sistemos