Dar svarbiau, kad būtina pateikti informaciją apie tai, kaip susisiekti su kitu asmeniu, esančiu versle.
Būtų labai varginantis, kad klientas būtų atmestas ir nežinotų, kaip su jumis susisiekti. Nesvarbu, ar jūsų pozicija yra pardavimo, paslaugų ar net produkto kūrimo. Visi klientų skambučiai yra svarbūs ir profesionaliai turi būti lankomi.
El. Laiško turinys, įspėjantis klientus ir kolegas, bandančius bendrauti su jumis el. Paštu, turėtų atitikti balso pranešimo turinį, kuris pasveikintų skambintojus. Jei naudojate "Outlook 2010" ir yra prisijungę per "Microsoft Exchange" serverį, pirmiausia spustelėkite skirtuką Failas, tada spustelėkite piktogramą Automatiniai atsakymai.
Tada bus pradėtas laikinojo el. Laiško kūrimo procesas, kuris bus išsiųstas visiems, kurie atsiuntė el. Laišką, kai esate už biuro ribų. Automatinis atsakymas išsiųstas, nes įjungėte šį laikiną pranešimą. Šį el. Laiško kūrimo instrukcijų žingsnis po žingsnio galite rasti čia: "Outlook Office" el. Paštu "Out of Office"
Jei nesate prisijungę per "Microsoft Exchange" serverį, procesas šiek tiek skiriasi, nes šiuose el. Pašto paskyrų tipuose nėra "Automatinių atsakymų" piktogramos. Žingsnis po žingsnio vadovą, kaip sukurti tą patį el. Pašto tipą ne-Exchange vartotojams, galite peržiūrėti čia: "Out of Office" visiems kitiems
Kitas žingsnis - sukurti el. Laiško turinį, kuris bus išsiųstas visiems, kas jums siunčia el. Laiškus, kol esate toli nuo biuro. Šiame el. Laiške turėtų būti nurodyta, kiek laiko jūs būsite ne darbo vietoje, kaip jūs galėsite pasiekti per savo nebuvimą (jei reikia) ir kas įmonėje susisiekia su jumis, jei nenorite, biuras.
Pavyzdys:
Sveiki,
Dėkojame už jūsų el. Laišką. Šiuo metu esu iš biuro ir grįšiu pirmadienį, gruodžio 1 dieną. Turėsiu ribotą prieigą prie el. Pašto per šį laiką, todėl mano atsakymas gali būti šiek tiek atidėtas. Jei jums reikia nedelsiant pagalbos, siųskite el. Laišką mano padėjėjui Barbarai Colsonai. Jos el. Pašto adresas yra bcolson@xyz.com.
Linksmų švenčių!
Shahira
"Microsoft" siūlo šablonus ir kitus pavyzdžius, kuriuos galite rasti čia: "Out of Office" šablonai ir pavyzdžiai. Kai grįšite į biurą, nepamirškite išjungti šio laikino pranešimo, kitaip tiems, kurie tave siunčia elektroniniu paštu po to, kai grįšite į biurą, ir toliau gaus tą pačią žinutę.
Dabar, kai sukūrėte išeinančią el. Laišką, paprasta sukurti panašų, nuoseklų išeinančią balso pranešimą, kuris pasveikintų visus jūsų skambintojus. Naudokite tuos pačius žodžius iš el. Laiško, nuoroda, su kuo turėtumėte susisiekti, kai jūsų nebuvote, ir nurodykite, kada grįšite.
Balso pranešimui reikia nurodyti asmens telefono numerį, o ne jo el. Pašto adresą.
Pavyzdys:
Sveiki,
Jūs pasiekėte Shahira Raineri stalą. Prašau klausytis viso šio pranešimo. Aš būsiu ne darbo vietoje iki pirmadienio, sausio 5 d. Jei jums reikia skubios pagalbos, prašau kreiptis į mano padėjėją Barbą Colsoną. Jos telefono numeris yra 212-555-xxxx.
Aš tikiuosi kalbėti su jumis, kai grįšiu. Dėkoju.