Įsitikinkite, kad perduojate pagarbą klientams ir kitiems skambinantiems
Balso paštas tapo standartine kiekvienos verslo klasės telefonų sistemos dalimi . Ne tik žinodamas, kaip palikti profesionalią balso pašto žinutę, teigiamai atsispindi jūsų kompanija, tai taip pat svarbu ir jūsų profesionaliam įvaizdžiui .
Kiekvienas darbuotojas, naudojantis telefoną kaip savo darbo dalį, turėtų žinoti, kaip palikti profesionalų telefono pranešimą. Čia pateikiami keli patarimai, kaip nauji arba nepatyrę darbuotojai gali palikti profesionalių, mandagių telefoninių pranešimų, kurie grąžinami.
01 - pagalvok pirmas
02 - Įveskite save
Pradėkite kiekvieną balso pašto žinutę, įtraukdami save, todėl gavėjas žino, kas skambina iš karto. Jame turėtų būti nurodytas jūsų vardas, pavardė ir įmonės pavadinimas. Pavyzdys: "Tai Jane Doe, skambindama iš" X "kompanijos" Suzy Jones "apie jūsų sąskaitą." Įsitikinkite, kad žinote, kaip išreikšti asmens, kuriam skambinate, vardą, nenorite jų įžeisti, prieš tai net kalbate su jais.
03 - kalbėk lėtai
Kalbėk pakankamai lėtai, kad asmuo, gavęs pranešimą, galėtų išgirsti kiekvieną žodį. Tai labai varginantis, kai jūs einate, norėdami gauti pranešimą tik norėdami sužinoti, kad kitas asmuo per daug greitai kalba, kad suprastų. Įsitikinkite, kad paliekate atgalinio ryšio numerį, kurį kartojote du kartus, kad asmuo galėtų jį pašalinti.
04 - kalbėk aiškiai
Kalbėkite tiesiai į savo telefono kandiklį aiškiu ir tinkamai moduliuotu balso tonu. Negalima laikyti telefono tarp skruosto ir peties, kad kandiklio vieta būtų jūsų kaklelyje; tai gerai, kol renkate telefoną arba kai telefonas skamba kitame gale, bet ne tada, kai esate prisijungę.
05 - Keep It Short
Jums nereikės palikti visų detalių savo balso pašto žinutėje . Dauguma verslo telefono sistemų turi vieną iki dviejų minučių pranešimų terminą prieš baigdami skambutį. Palikite trumpą jūsų pokalbio priežasties santrauką ir uždarykite užklausą dėl skambučio atgal.
06 - pabandykite tai profesionaliai
Kaip profesionalus verslo laiškas, pasibaigus suteiksite savo kontaktinę informaciją. Jei asmuo nėra susipažinęs su tave arba jums gali kilti sunkumų, pakartokite savo vardą ir įmonę bei geriausią būdą pasiekti jus. Jei jau turite stiprių darbo santykių, galbūt galėsite praleisti kartodami savo vardą, tačiau vis tiek būtinai nurodykite jiems geriausią numerį, kad galėtumėte skambinti jums ir kiek laiko jums reikės.
07 - nukritęs skambutis?
Jei manote, kad jūsų balso pašto žinutė buvo išskaityta balso pašto sistemoje prieš tai, kai baigėte, pabandykite dar kartą skambinti ir pranešti asmeniui, kad manote, kad jūsų ankstesnė žinutė gali būti išskaityta. Stenkitės jį trumpai laikyti; jūs nenorite susidurti kaip kenkėjas. Tiesiog vėl nurodykite savo vardą ir palikite savo numerį su tokiu pasveikinimu: "Aš tik norėjau būti tikri, kad gavote mano pranešimą, skambėjo kaip atjungta. Ačiū!"
08 - praktikuoti ir testuoti save
Jei nesate tikras ar jausmas nervingas, kai paliekate verslo pranešimus, tai eikite su draugu ar kolega. Palikite jiems pavyzdinę balso pašto žinutę ir paprašykite jų kritikos: ar kalbate per greitai, ar jūs kitaip sunku suprasti? Galbūt net verta palikti sau balso paštą, kad galėtumėte klausytis, kaip skamba.