Ką jūsų įmonė reikalauja iš smulkiojo verslo apskaitos programinės įrangos?
Apskaitos programinė įranga yra būtina bet kokio smulkaus verslo stebėti pajamas, išlaidas, informaciją apie klientus ir visus kitus finansinius duomenis. Tai taip pat puiki priemonė sprendimų priėmimui, nes laiku pateikiamos ataskaitos ir biudžeto analizės priemonės, pateiktos su daugeliu apskaitos programinės įrangos, suteikia verslo savininkams galimybę grįžti ir turėti bendrą supratimą apie įmonės finansus. Bet programų ir programinės įrangos prekių ženklų jūroje, kaip pasirenkate tinkamą apskaitos programinę įrangą savo smulkiajam verslui?
Ką apsvarstyti prieš perkant apskaitos programinę įrangą
Kadangi apskaitos programinė įranga yra labai svarbi jūsų smulkiajam verslui, svarbu prieš atliekant tam tikrą finansinio valdymo arba apskaitos programinės įrangos tipą atlikti tam tikrus tyrimus. Atidžiai pažvelgus į jūsų įmonės poreikius, galėsite įvertinti kiekvieno dienos funkcionalumo reikalavimus. Toliau pateikiama tik keletas dalykų, kuriuos reikia padaryti ir nepamiršti, kol įsipareičiate įsigyti apskaitos programinę įrangą.
Atlikite poreikių analizę
Prieš priimdami sprendimą dėl konkrečios apskaitos programos, turėtumėte atlikti poreikių analizę, kad galėtumėte įvertinti funkcijas, funkcijas ir ataskaitas, kurių jums reikės. Atkreipkite dėmesį į tai, kokie apskaitos sandoriai yra reikšmingi jūsų verslui, kad galėtumėte pasirinkti programą, kuri galėtų veiksmingai juos tvarkyti. Turėtų būti išvardytos visos ataskaitos, kurias jums reikės norint sukurti reikalingus valdiklius arba norint integruoti trečiųjų šalių programas.
Ši poreikių analizė bus pagrindas, kuriuo pradėsite atrankos procesą.
Skaitykite apskaitos programinės įrangos apžvalgas
Kitų klientų atsiliepimų apie produktą svarstymas padės geriau suprasti, ką perkate. Daugelyje vartotojų svetainių, tokių kaip "Amazon", yra daugybės apžvalgų, kuriose aptariamas naudojimo paprastumas, ataskaitų teikimas, palaikymas, operacinės sistemos suderinamumas ir kaina.
Rasti, kas tinka jūsų poreikiams
Dauguma mažų įmonių gali naudoti smulkiojo verslo apskaitos programinę įrangą, pvz., " QuickBooks", tiesiogiai iš karto. Dauguma pardavėjų nustato ataskaitų teikimo funkcijas ir šablonus, todėl galite lengvai kurti beveik bet kokį jums reikiamą ataskaitą. Tačiau galite manyti, kad jums reikalinga konkrečiai pramonei skirta programinė įranga, pvz., Nekomercinė apskaitos programinė įranga , buhalterinės apskaitos programinė įranga arba prekybos vietose apskaitos programinė įranga, kad atitiktų jūsų pramonės unikalius apskaitos ir ataskaitų poreikius.
Apsvarstykite naudojimo patogumą
Jūs arba jūsų darbuotojai turės išmokti naudotis apskaitos programine įranga, kurią perkate. Tikėtina, kad per metus bus darbuotojų apyvarta. Todėl turėtumėte apsvarstyti galimybę pasirinkti apskaitos programinės įrangos paketą, kuris ne tik atitiktų jūsų poreikius, bet jį lengva išmokti, atsižvelgiant į laiką ir išteklius, kuriuos galite įsipareigoti apmokyti darbuotojus, kaip naudotis programine įranga. Jei turite truputį išteklių, kad darbuotojai galėtų įsitvirtinti programoje, kai yra apyvarta, tada pasirenkant paprastą, lengvai naudojamą apskaitos programinę įrangą, tokią kaip "QuickBooks" arba "Peachtree", gali būti naudojamasi smulkiajam verslui. Nors rinkoje gali būti geresnių apskaitos programinės įrangos, jūsų mažasis verslas nemato šių programų privalumų, jei jūsų darbuotojai nežino, kaip juos tinkamai naudoti.
Pagalvokite apie paramą
Jums reikės nuspręsti, kokio tipo paramą norite padėti jums naudoti produktą. Dauguma tiekėjų siūlo visą jums siūlomų pagalbinių parinkčių rinkinį - elektroninį paštą, telefoną ir internetinį palaikymą. Kai kurie pardavėjai pasiūlys nemokamą paramą, jei įsigysite programą, o dauguma pasiūlys techninio palaikymo planus, kuriuos galite įsigyti papildydami apskaitos programinę įrangą. Jūs turėtumėte perskaityti bet kokius forumus apie kitus vartotojus, kuriuos klientas gauna iš pasirinkto programinės įrangos tiekėjo, nes jie dar nėra lygūs. Kai kurie apskaitos programinės įrangos pardavėjai teikia tinkamą paramą, o kiti - ne.
Apsvarstykite mastelio galimybes
Kiek augimo jūs tikitės, kad jūsų verslas augs trumpalaikės ir vidutinės trukmės laikotarpiu? Po to, kai atliksite prognozes apie savo verslo augimą, jūs norėsite pamatyti, kaip jums reikalinga jūsų skaičiavimo programinė įranga, kad šis augimas atitiktų jūsų poreikius.
Ar jums reikalinga apskaitos programinė įranga, skirta paleisti nešiojamus kompiuterius, stalinius kompiuterius ar mobiliuosius įrenginius? Ar jums reikia apskaitos programinės įrangos, galinčios veikti tinkle? Kaip brangu pridėti papildomų naudotojų prie savo apskaitos programinės įrangos? Jūs norėsite apsvarstyti šiuos klausimus ir, jei jūsų smulkaus verslo veikla bus vykdoma tinkle, tai yra gera idėja kreiptis į IT specialistą, siekiant užtikrinti, kad jūsų pasirinkta apskaitos programinė įranga būtų suderinama su jūsų įranga. IT specialistas turėtų galėti užtikrinti, kad atitiktų aparatinės ir (arba) programinės įrangos specifikacijas, taip pat pateikia kitus tinklo pasiūlymus, kurie pagerins jūsų verslo veiklą.
Ar jums reikia dokumentų valdymo?
Kai kurios mažos įmonės nori veikti kompiuterizuotoje aplinkoje, o kitos yra patogesnės, nes tai yra šiek tiek senamadiškas. Nepriklausomai nuo pasirinkto proceso, turėtumėte įsitikinti, kad programinė įranga sukurta, kad atitiktų jūsų poreikius. Pavyzdžiui, jei norite turėti elektroninį biurą, turite patikrinti savo apskaitos programinės įrangos dokumentų valdymo funkcijas. Arba galite įsigyti trečiosios šalies dokumentų valdymo įrankį, o jūs galite ieškoti, ar yra apskaitos programinės įrangos programos, kurios integruojamos su jūsų dokumentų valdymo sistema, siekiant supaprastinti jūsų verslo procesų procesus.
Ar galėtumėte naudoti darbo eigos valdymą?
Jei pasirinksite veikti kompiuterizuotoje biuro aplinkoje, turėsite pasirinkti buhalterinės apskaitos programinę įrangą, kuri turi integruotą darbo eigos procesą arba galite kurti jas, kad atitiktų jūsų verslo procesus. Kadangi jūs neturėsite fiziškai popierinių kopijų, plūduriuojančių aplink savo biurą peržiūrai ir patvirtinimui, turėsite sugebėti suprojektuoti patvirtinimo procesus paprastoms ir sudėtingoms užduotims, pvz., Laiko lapui, pardavėjui ar patvirtinimo patvirtinimui.
Apsvarstykite duomenų saugumo poreikius
Apskaitos duomenų saugumas visuomet yra svarbus, nes jūs norėsite užtikrinti, kad jūsų asmeninė informacija, jūsų darbuotojo asmeninė informacija ir jūsų kliento informacija būtų apsaugoti. Tačiau galite dirbti tokiose pramonės šakose, kaip sveikatos priežiūra, kur jūs turite papildomų atitikties reikalavimų, pvz., HIPPA. Baudos už šiuos pažeidimus gali pakenkti jūsų verslui, kai kuriais atvejais pasiekus 500 000 dolerių. Nepriklausomai nuo reikalaujamo saugumo lygio, jūs norėsite įsitikinti, kad dizainas yra įmontuotas į jūsų apskaitos programinę įrangą arba kad galite įdiegti reikiamas saugumo funkcijas į IT planą, kad atitiktumėte šiuos poreikius.