"Office Vacation Closure": praneša darbuotojams, klientams ir pardavėjams
Įsitikinkite, kad pranešate pagrindinėms jūsų įmonės suinteresuotosioms šalims bent dvi ar keturias savaites anksčiau laiko. Darbuotojai gali būti informuoti / priminti, naudodami įdėtą į savo darbo užmokestį. Klientai gali būti informuoti apie jūsų svetainę ir savo automatinio palydovo pranešimą jūsų telefono sistemoje. Tiekėjai (ypač tie, kurie turi pakartotinius pristatymo tvarkaraščius) gali būti informuojami el. Paštu arba reguliariai siunčiant paštu.
Pranešti apie saugumo personalą / paslaugą
Siųskite atmintinę savo saugos tarnybai ar saugumo tarnybai, pranešdami apie uždarymo datas. Įsitikinkite, kad jūsų pagalbos telefono numeriai yra atnaujinami su pagrindiniais telefono numeriais.
Keisti automatizuotą apklausiamą sveikinimą
Suplanuokite savo automatizuotą palydovo sveikinimą jūsų telefono sistemoje, kad įsitikintumėte, jog biuras uždarytas. Įsitikinkite, kad taip pat nurodėte, kada biuras vėl bus atidarytas. Jei skubios pagalbos tarnyboms (ty šildymui ir aušinimui, vandentiekiui ir kt.) Būtinai pasakykite savo skambinantiems, kaip išjungti savo atsakiklio paslaugą arba savo mobilųjį telefoną.
Pranešti atsiliepimo paslaugą
Jei naudojate atsakiklio paslaugą, būtinai praneškite apie datas, kada biuras bus uždarytas, ir įsitikinkite, kad jūsų kontaktų sąrašas yra atnaujintas, nurodant darbuotojų telefono numerius, už kuriuos bus skambinama.
Pakeiskite balso pašto sveikinimus ir sukurkite automatinio atsakymo el. Laiškus
Jei jūsų telefono sistema leidžia išorinius skambučius žiūrėti tiesiai į jūsų darbuotojų stalus, turite įsitikinti, kad jie naudoja laikinąjį arba "Out of Office" balso pašto pašnekėjimą, kuris leidžia skambinančiam asmeniui žinoti, kad jie nėra biure.
Jūsų darbuotojai taip pat turėtų leisti skambinančiam asmeniui žinoti, kada jie grįš ir ką daryti, jei jiems reikia nedelsiant padėti, kai įstaiga uždaroma atostogoms. Be to, įsitikinkite, kad sukuriate " Out of Office" elektroninio pašto automatinį atsakymą .
Sumažinti termostatą
Išjunkite maitinimą ir šiek tiek pinigų, nustatydami savo biuro termostatą (arba perprogramuodami).
Serverių atsarginė kopija
Jei turite kritinius kompiuterius ir serverius, įsitikinkite, kad atsarginis ciklas veikia tinkamai prieš ir po išjungimo. Sumažinkite savo ekspoziciją dėl nelaimės, planuodami išorinę atsarginę kopiją ankstyvam pikapui, o ne laukti po to, kai baigsite atostogas.
Išjunkite biuro įrangą
- Staliniai žibintai
- Kopijuokliai
- Skaičiuotuvai
- Priekiniai žibintai
- Smulkintuvai
Išjunkite kompiuterius ir periferinę įrangą
- Kompiuteris
- Stebėti
- Skaitytuvas
- Spausdintuvas
NENAUDOKITE
- Fakso aparatai
- Telefono sistema
- Serverio kompiuteriai
- Šildytuvai / šviestuvai tropinių žuvų talpoms