Laimei renginių planuotojams yra daugybė priemonių, padėsiančių renginių registracijai . Pasirinktys apima paprastas platformas, kuriose aptariami renginio registracijos pagrindai ir labiau pažengę pagrindai, siūlantys daugiafunkcines programas. Kai kurios įvykių registracijos programos apdoroja įvykių mokėjimus. Kai registracija atšaukiama, kai kurios taip pat teikia automatines grąžinamąsias išmokas. Kiti paketai sukuria registruotojo vardo žymas. Įvykių registracijos įrankiai taip pat gali įgalinti integraciją į konferencijos ar įmonės svetainę, taip pat prisijungti prie jų socialinės žiniasklaidos platformų .
Deja, turėdamas tiek daug galimybių, jūsų verslui skirto įvykio registravimo įrankio pasirinkimo procesas gali būti didžiulis. Čia yra paprastas vadovas, kaip pasirinkti įvykių registravimo įrankius, kurie geriausiai tinka jūsų renginių planavimo veiklai.
Renginių registracijos programinės įrangos pasirinkimas: kur pradėti?
Renkantis renginių registravimo priemones, geriausia pradėti nuo jūsų poreikių ir norų nustatymo.
Pagalvokite apie registracijos prioritetus ir renginių planavimo verslą. Paklauskite savęs šių klausimų:
- Ar jūsų poreikiai yra paprasti ir reikalauja tik registracijos ir mokėjimų tvarkymo?
- Ar siūlote keletą seansų pagrindiniame renginyje, kai reikia papildomų registracijų?
- Ar jums reikia valdyti viešbučių užsakymus ar keliones?
- Ar palaikote konferencijos svetainę?
- Ar suteiksite vardų žymas, suderinsite garso ir vaizdo reikalavimus ar surengsite išskirtines sesijas?
- Ar vienu metu valdote daugiau nei vieną įvykį?
- Ar jūsų renginys yra metinis įvykis ar vienkartinis įvykis?
Atsakymai į šiuos klausimus padės rasti reikiamą įvykių registravimo programinę įrangą.
Renginių registravimo įrankiai
Jei pasirenkate tiek daug galimybių registracijos programoje, ją lengva įveikti beprotiškomis funkcijomis ir naujausiais įrankiais, nepriklausomai nuo to, ar jie dirba jūsų renginiui, ar netgi jie netgi bus naudojami. Negalima būti viliojantis naujausiu ir geriausiu. Vietoj to pateikite sąrašą tų funkcijų, kurias šiuo metu naudojate renginio registracijos procese, ir pridėkite tuos, kuriuos norite įtraukti, kad supaprastintumėte procesą. Kai kurios prieinamos funkcijos yra šios:
- Registracija internetu
- Renginys Onsite Registracija
- Dalyvio grupės registracija
- Atvykusio asmens apsilankymas
- Įvykių mokėjimo apdorojimas
- Dalyvių valdymas ir ataskaitos
- Dalyvių ženkliukų kūrimas ir valdymas
- Registracija į atskiras sesijas
- Formų kūrimas
- Viešbučio kambario valdymas
- Rinkodaros vadyba
- Socialinė žiniasklaida
- Apklausos ir įvykių atsiliepimai
Ne visos renginių registravimo priemonės yra brangus
Daugelis renginių registravimo įrankių siūlo standartines funkcijas už prieinamą kainą, kurios puikiai tinka valdant nesudėtingus įvykius.
Šios programos apima pagrindines registracijos formas, kurias galima susieti su jūsų svetaine. Jie gali rinkti registracijos informaciją, įskaitant kredito kortelių informaciją, kad galėtų užsiregistruoti ir apdoroti mokėjimo kreditine kortele. Be to, dalyvių registracijos sąrašus galima rinkti arba eksportuoti. Priklausomai nuo planuojamų renginių pobūdžio ir įvykių dažnumo, šie paprasti įrankiai gali būti tinkami, suteikiant tiksliai tai, ko jums reikia, neužkimšdami visų rūšių papildomų funkcijų, kurios jums netinka.
Multi-Faceted renginių registravimo įrankiai suteikia papildomų galimybių
Jei jūsų renginių planavimo darbe planuojate dideles konferencijas, tada įvykių registravimo priemonės, kurios suteikia papildomų funkcijų ne tik pagrindai, gali būti tik tai, ko jums reikia. Sprendimai apima tuos, kurie apdoroja įvykių registraciją ir sujungia šią funkciją su galimybe stebėti ir pranešti įvairias detales apie didesnį, sudėtingesnį įvykį.
Jei dalyviai dalyvaus konferencijoje ir tada prisiregistruos tam tikroms sesijoms per tam tikras dirbtuves, yra ir šios funkcijos įgalinimo įrankiai.
Kai kuri programinė įranga leis apdoroti kelis dalyvius iš vienos organizacijos su vienu mokėjimo šaltiniu, taip pat pasiūlyti skirtingas kainų struktūras pagal grupines nuolaidas arba išankstinius registracijos mokesčius. Jei jums reikia individualizuotos ataskaitos, ieškokite įvykių registracijos paketo, kuris automatiškai generuos ataskaitas sudarant dalyvių sąrašus, pagrįstus individualiais seminarais ar kitais pasirinktais parametrais. Konferencijos dažniausiai reikalauja spausdinti nametagus , kad būtų įtrauktas į jūsų "turi būti" sąrašą, kad jie galėtų būti automatiškai sukurti kaip renginio registracijos proceso dalis ir ieškoti pritaikymo, kad atspindėtų, ar dalyvis yra registruotas visai konferencijai, savaitės daliai arba tik konkrečią dieną.
Įrankiai registracijai integruoti
Kad renginių rengėjai rengtų daugybę renginių, registracijos duomenų integravimas į esamą duomenų bazę gali būti svarbi jūsų organizacijos funkcija. Apsvarstykite dabartinius metodus, kaip pridėti registruotojų į savo duomenų bazę ir nustatykite tobulinimo sritis. Svarbu įvairiais būdais apsvarstyti, kaip ši informacija gali būti integruota su esama informacija, pvz., Asmenimis, kurie savanoriškai ar paaukojo. Dauguma įvykių registracijos paraiškų suteikia galimybę rankiniu būdu eksportuoti duomenis. Tačiau šis metodas yra daug laiko, nes reikia rankiniu būdu vėl importuoti informaciją į savo duomenų bazę. Išnagrinėkite paketus, kurie gali patenkinti ne tik jūsų įvykių registracijos reikalavimus, bet ir palaiko jūsų steigėjų valdymo poreikius.
Paimkite bandomąjįjį diską prieš perkant
Kai susiaurinsite savo pasirenkamą renginių registravimo programinę įrangą, nustatykite, ar jie siūlo nemokamą bandomąjį laikotarpį. Tai suteiks jums galimybę ne tik išbandyti funkcijas, bet ir pamatyti, ar jos turi funkcionalumą, kurio jums reikia, ir ar jis tinkamas jūsų renginiui. Tai taip pat yra galimybė išgyventi klientų aptarnavimo lygį atsakant į jūsų klausimus arba dirbant sprendžiant jūsų problemą.