Kodėl užsiimkite valdybos posėdžių protokolais?
Iš tikrųjų yra keletas priežasčių, kodėl registruojate savo posėdžių protokolus.
Pirmoji ir svarbiausia priežastis, kodėl reikia surengti susitikimų protokolus, yra tai, ką jūs nusprendėte. Aš sėdėjau į posėdžių salėje, kur niekas negalėjo prisiminti valdybos priimto sprendimo prieš kelis mėnesius. Turėdamas ką nors raštu savo verslą,
Antroji priežastis, kodėl bendrovės valdybos minutės yra fiduciarinis ir atsakomybės tikslais. Valdybos nariai turi pasitikėjimą. Jie priima sprendimus dėl bendrovių akcininkų investuotų pinigų, ir jie turi sugebėti įrodyti, kad jie elgėsi protingai, siekdami geriausių korporacijos interesų ir be interesų konflikto . Valdybos posėdžių minutėmis padedama valdybai įrodyti, kad elgėsi sąžiningai ir išvengė asmeninės atsakomybės už savo veiksmus.
Trečioji priežastis yra mokesčių tikslais. Korporacija yra atskiras atskirų akcininkų susivienijimas. Kad būtumėte tikri, kad esate išlaikę tą atskyrimą, valdybos posėdžių protokolai suteikia rekordą.
Be jų IRS ar valstybės agentūros gali paneigti įmonės mokesčių statusą. Korporacija, kuri neparodo, veikia kaip atskiras subjektas nuo savininkų, gali sukurti sunkią mokesčių situaciją.
Įmonėms yra pusiausvyros tarp pastangų užtikrinti, kad valdybos nariai vykdytų savo pareigas ir būtų apsaugoti, nuo ilgų, bejėgių valdybos posėdžių, kurie atliekų nario laiką.
Šiame straipsnyje išspręstume šį balansą.
Dabar, kai aptarėme posėdžių protokolų priėmimo priežastis, čia yra klaidų, kurias daro įmonės, ir kai kurias mintis apie tai, kaip jas ištaisyti.
Nesukūrimas ir platinimas darbotvarkės prieš susirinkimą
Dar viena didžiulė korporacijų klaidos, vykdomos valdybos posėdžiuose, prieš posėdį nenustato darbotvarkės ir neišplatina darbotvarkės bei atitinkamų dokumentų. Darbotvarkėje turėtų būti numatyti konkreti laiko trukmė kiekvienam darbotvarkės klausimui. Tam tikra darbotvarkė ne tik padaro susitikimą sklandesniu, bet ir leidžia valdybai (ir visiems, kas skaito minusas vėliau), žinoti santykinę kiekvieno punkto svarbą darbotvarkėje.
Tai nereiškia, kad kažkas negali būti įtrauktas į darbotvarkę, jei tai svarbu ir skubiai, tačiau klausimus galima įtraukti į darbotvarkę balsuodami. Ir daug ką reikia skubiai spręsti vadovai, o ne lenta.
Trūksta svarbių valdybos posėdžių protokolų
Valdybos posėdžių protokolų šablonas turi apimti:
- The susirinkimo data, laikas ir vieta
- Pradžios ir pabaigos laikas ir laikas, priskirti konkretiems darbotvarkės punktams
- Kokio tipo valdybos posėdis - reguliarus, specialus ar metinis (visos valstybės reikalauja, kad korporacijos turėtų metinį susirinkimą)
- Kas dalyvavo, nurodydamas direktorius, svečius ir darbuotojus, o kurių valdybos narių nebuvo. Reikia pažymėti, kas įvyksta vėlai arba išvyksta anksti.
- Nurodoma, ar yra kvorumas. Paprastai kvorumas reikalingas įmonių įstatymams dėl bet kokio balsavimo. Kvorumo reikalavimas paprastai yra daugiau nei pusė narių. (Pavyzdžiui, jei devynių narių valdyba turi dalyvauti kvorumui, turi būti 5 nariai).
- Jei pristatymus pateikia komitetai ar kiti, įtraukite prezentacijų pavadinimus ir pavadinimus.
Susitikimo protokolai per daug
Turbūt didžiausios klaidų lentelės reikalauja išsamios informacijos apie diskusijas (kartais argumentus) ir procesus. Posėdžiuose turėtų atsispindėti sprendimų rezultatai, o ne kas pasakė ką diskusijoje. Tarkime, kad jūsų lenta balsuoja dėl pasiūlymo parduoti naują produktų liniją.
Susitikimo protokoluose turėtų būti pasakyta: "Kvietimas pridėti naują prieskonių liniją", "Skrydžiai" komandiruoti ir patvirtinti, taip labai skirtingai. " Jei grupėje buvo diskusija, turėtumėte įrašyti diskusijos trukmę ir apibendrinti ją, tačiau jums nereikia išsamiai aptarti diskusijos.
Protokolai, kurių nepakanka
Kitame spektro gale kai kurios minutės nėra pakankamai konkrečios informacijos pateikimui ir narių išlaikymui. Jei sprendimas nebuvo vieningas, įrašas apie tai, kokie valdybos nariai nesutiko, ir susilaikė (ir pažymi, ar susilaikė dėl galimo interesų konflikto).
Nors nereikia užfiksuoti kiekvienos diskusijos smūgio smūgio arba kas pasakė. Tačiau protokole turėtų būti pakankamai informacijos, kad būtų atspindėta diskusijos dvasia.
Valdybos posėdžiai per daug
Niekam nepatinka ilgų susitikimų, tačiau yra keletas būdų sutrumpinti susitikimą ir protokolus. Galbūt norėsite išsaugoti susitikimų laiką, sukuriant sutikimo darbotvarkę. Iš esmės ši darbotvarkė yra problemų, kurias galima greitai spręsti be diskusijų, sąrašas. Sąraše gali būti ankstesnio posėdžio protokolas, finansiniai rezultatai ir komitetų arba generalinio direktoriaus ataskaitos.
Sutikimo darbotvarkė, ataskaitos ir kita informacija turi būti išplatinta prieš posėdį, kad nariai turėtų galimybę juos perskaityti. Tada susitikime sutikimo darbotvarkė yra susirinkimo proceso dalis. Bet koks valdybos narys gali kelti klausimą ar susirūpinimą dėl sutikimo darbotvarkės, tačiau jei nėra jokių klausimų, visą sutikimo darbotvarkę galima balsuoti vienu metu.
Neteisingas sprendimų tipas
Bendrovės valdyba priima sprendimus dėl bendros politikos. Kasdieninius sprendimus priima korporacijos vadovai, vadovaudamiesi šia politika. Kartais lentos perteikia ir bando priimti sprendimus, kurie geriausiai paliekami vadovybei.
Nepatvirtinti protokolų
Patarimai ir užuominos, kad valdybos susirinkimų šurmulys ir šurmulys pamiršti patvirtinti protokolus. Tačiau svarbu įsitikinti, kad minutės tinkamai atspindi ir susitikimo raidę, ir dvasią. Protokolai laikomi "projektais", kol jie patvirtinti.
Nesilaikant protokolų protokolų
Po visų problemų, su kuriais susidursite, kad galėtumėte išlaikyti geras minutes savo korporacijai, nepamirškite, kad jūsų verslo posėdžių minutes kažkur saugiai ir prieinamos. Nustatykite procesą, skirtą laikyti minusas įrašų knygoje arba "debesyje" slaptažodžiu apsaugotame faile.
Pamirškime pripažinti korporacijos sekretoriaus vaidmenį
Dauguma pareigų, susijusių su įmonių minutėmis, priklauso korporacijos sekretoriui. Geras verslo sekretorius yra menas, ir šie asmenys dažnai nepripažįstami pakankamai. Pasakykite "ačiū" šiam asmeniui reguliariai.
Neįtraukti advokato kaip patarėjas jūsų valdybai
Šiame straipsnyje pateikta informacija nėra skirta mokesčių ar teisinių patarimų, o autorius nėra advokatas. Nesvarbu, ar jūsų korporacija yra privati ar vieša (su akcijomis, kuriomis prekiaujama viešai), turėtumėte turėti advokatą, kuris patars, kaip laikytis įmonių minčių ir dalyvauti svarbiuose valdybos posėdžiuose, kad įsitikintumėte, jog jūs ir jūsų valdyba yra saugomi.