Veiksmingos sąskaitų gautinų sumų valdymo strategijos nustatymas yra esminė sėkmingo verslo vykdymo dalis. Nepaisant to, mes reguliariai susiduriame su SMB, kurie nesugeba taikyti metodologinio požiūrio į situaciją, o tai yra blogiau. Gautinų sumų apdorojimo procesų tobulinimas ir optimizavimas suteikia daug naudos lentelėje, ir jie nėra taikomi tik AR. Paprastas ir veiksmingas AR procesas taip pat teigiamai veikia rinkodarą, pardavimus, klientų aptarnavimą ir visas operacijas.
Taigi, verta to skirti laiko ir pastangų tobulinti.
Kodėl optimizuoti gautinas sumas
Kaip ir daugelis verslo savininkų, iš karto negalėsite pamatyti naudos, kaip aktyviai optimizuoti gaunamų gautinų sumų procesus. Tačiau, kaip minėta pirmiau, tai gali žymiai pagerinti daugelį jūsų verslo aspektų. Tai neleidžia esamam kapitalui eiti į atliekas, o tai padidina likvidumą. Savo ruožtu įmonė geriau sugeba sumažinti skolą, mažinti išlaidas, didinti lėšų augimą ir daugeliu atvejų pralenkti konkurenciją.
Labai svarbu, kad optimizuotų gautinų sumų procesus, yra nuolatinis procesas pradedant anksti. Visgi pernelyg dažnai įmonės siekia parduoti, kad gautinos sumos būtų laikomos neatsargiu. Ankstyvojo proceso pradžia reiškia diskusijų apie tokius dalykus kaip mokėjimo terminai ankstyvajame klientų santykių etape. Ankstyvasis proceso pradėjimas naujam klientui elektroniniu būdu - tai dar vienas aktyvios pozicijos pavyzdys.
Prieš atlikdami bet kokį kitą veiksmą, įsipareigokite savo įmonę padaryti pirmuosius mokėjimų asignavimus kuo anksčiau.
Tipiški debitorinių įsiskolinimų
Verslo savininkai dažnai stumia gautinas sumas ant nugaros degiklio, darant prielaidą, kad paliekant pakankamai gerai vienas yra puikiai. Tačiau prastos AR praktikos kelia problemų įmonėms.
Nuo pratęsiant kreditą nekvalifikuotiems klientams, kad laiku nesugebėtų stebėti paskesnių sąskaitų, prasta AR praktika stengiasi iš verslo praleisti laiką, pinigus ir produktyvumą. Jie dažnai sukelia purškimo efektą, kuris liečia beveik kiekvieną įmonės veikimo aspektą. Blogiausia yra tai, kad daugelį problemų galima lengvai išvengti.
Kiti įprasti su AR susiję klausimai yra neteisingai taikomi ir paskirstomi grynųjų pinigų mokėjimai, nesugebėjimas atkreipti dėmesį į sąskaitų faktūrų ir sąskaitų tikslumą bei nesugebėjimą generuoti ir tinkamai naudoti ataskaitas nuliui dėl galimų problemų. Bet kuris iš šių ir kitų klaidų gali sukelti toli siekiančių problemų net labai sėkmingoms ir pelningoms įmonėms, todėl daugiau nei verta imtis reikiamų veiksmų kuo anksčiau.
Optimizuokite šias penkis veiksmus, kad pagerintumėte gautinų sumų apdorojimą
Gaunamų gautinų sumų optimizavimas atrodo gana sunkus iš pat pradžių. Tačiau taikydamas metodinį požiūrį į situaciją, galite įgyvendinti pakeitimus, dėl kurių gana greitas ir dramatiškas patobulinimas. Jūsų patogumui nustatėme penkis veiksmus, kurie tinkamai optimizuojant drastiškai pagerins bendrą jūsų gautinų sumų apdorojimo procesą ir savo ruožtu duos daug įdomių naudos visam jūsų verslui:
- Tvarkyti tikslius kliento duomenis. Centralizuoti pagrindinių duomenų procesą, siekiant užtikrinti klientų sąskaitų tikslumą, o informacija yra esminė veiksmingo gautinų sumų proceso nustatymo ir palaikymo dalis. Pavyzdžiui, netinkami adresai gali sukelti sąskaitų faktūrų siuntimą į netinkamą vietą, o tai reiškia pavėluotus mokėjimus. Klientų sąskaitos turėtų būti nuolat tikrinamos, kad būtų galima patikrinti, ar nėra neįprasti ar netinkami mokėjimo terminai, kredito limitai, nuolaidos ir pan. Kliento duomenų pakeitimai turėtų būti tinkamai dokumentuojami, taip pat turėtų būti nustatytos kontrolės priemonės, kad neleistini asmenys negalėtų gauti arba redaguoti duomenų.
- Nustatykite aiškų, trumpąjį kreditų patvirtinimo procesą - pernelyg dažnai įmonės, siekdamos padidinti pardavimą, prisiima žalingus kreditų įpročius . Žinoma, tai veda prie blogo ciklo, kuris galiausiai gali būti katastrofiškas bendrovei. Kredito pratęsimas gali būti labai geras dalykas, tačiau reikia nustatyti aiškų procesą. Tai turėtų apimti aiškias instrukcijas, kada ir kaip vertinti ir viršyti kredito limitą, kada atidėti sąskaitas ir kaip veikia paraiškų teikimo procesas. Kredito patvirtinimo proceso reguliarios peržiūros turėtų būti atliekamos, nes aplinkybės pasikeičia.
- Sukurkite veiksmingą atsiskaitymo procesą. Klientų atsiskaitymas ir sąskaitų faktūrų išrašymas turi būti tikslus ir racionalus. Kainos, matavimo vienetai ir pan. Klaida gali sukelti rimtą žalą. Be to, sąskaitos faktūros turi būti sukurtos ir išsiųstos laiku, o jų pateikimo būdas turėtų būti nuoseklus ir apibrėžtas. Vienas būdas pagerinti atsiskaitymą ir sąskaitų faktūrų išrašymą yra kuo daugiau automatizuotos, todėl nebijokite pasikliauti technologijomis. Naudokite išimčių ataskaitas, norėdami tiksliai nustatyti problemines paskyras. Jei įmanoma, sukurkite klientų portalą, kad kai kurie darbai būtų perkeliami į klientus, suteikiant jiems savarankiškumo jausmą.
- Gaukite paraišką dėl grynųjų pinigų. Atvykstant, mokėjimai turi būti taikomi teisingai. Jos turėtų būti taikomos teisingam klientui ir atitinkamoms sąskaitoms faktūroms. Priešingu atveju, jei vėliau iškils ginčai ar klausimai, bandymas nulį į pradinę problemą bus labai sunkus. Mokėjimai taip pat turėtų būti taikomi greitai, siekiant užtikrinti, kad bet kuriuo momentu jūs žinote, kurios sąskaitos yra galiojančios ir kurios yra mokėtinos. Vienas iš būdų optimizuoti šį procesą - siūlant ribotą mokėjimo parinkčių skaičių paprastumui. Rašyti žurnalo įrašus nedelsiant ir ilgai prieš apkarpymo datas. Kai tik įmanoma, vengiama pinigų į pinigus į laikinąsias sąskaitas, kol jūs neturite laiko suprasti, kur jis iš tikrųjų turėtų eiti.
- Optimizuokite surinkimo procesą - tinkamai optimizuojant gautinas sumas, daug lengviau laiku ir efektyviau rinkti mokėjimą. Pavyzdžiui, kai mokėjimai tinkamai taikomi, lengva nustatyti, kurioms sąskaitoms gresia pavojus prisiimti įsipareigojimų nevykdymą. Kolekcijos pastangos turi būti nuoseklios ir metodinės. Reikėtų nustatyti aiškiai apibrėžtą derybų dėl mokėjimo planų procesą, siekiant užtikrinti, kad jis atitiktų bendrus bendrovės tikslus. Procesai turėtų būti kuo labiau automatizuoti, siekiant sumažinti klaidų riziką rankiniu būdu.
Aštuonios geriausios praktikos pavyzdžiai, kaip pagerinti gautinų sumų skaičiavimo procesą
Amerikos produktyvumo ir kokybės centras arba APQC sukūrė standartų rinkinį, pavadintą "Atvirieji standartai". Jie apibūdina geriausią gautinų sumų apdorojimo praktiką, ir jie turėtų pasirodyti neįkainojama, nes jūs dirbate siekiant atkurti savo AR procesus. Jūsų patogumui apibendrino aštuonis svarbiausius APQC atvirųjų standartų punktus:
- Pašalinti kliūtis mokėjimų priėmimui. Pvz., Apžiūrėkite savo klientus, kad sužinotumėte, kokie mokėjimo būdai jiems geriausiai tinka. Iš ten apsvarstykite galimybę pasiūlyti skirtingą mokėjimo parinkčių pasirinkimą, kad klientai būtų lengviau laiku sumokėti savo sąskaitas faktūras.
- Pirmenybės teikimas kredito valdymui - nedvejodami nediskriminu, kad išlaikytumėte pardavimus. Ši strategija atgaivina ilgą nuotolį ir yra tik vienas iš daugelio potencialių problemų, kurios gali atsirasti dėl blogo kredito valdymo proceso, pavyzdys.
- Reguliariai vertinkite gautinas sumas. Nustatykite konkretų jūsų gautinų sumų būklės stebėjimo ir vertinimo grafiką. Geriausia tai padaryti bent kartą per savaitę. Kuo anksčiau rasite klaidų, tuo greičiau galėsite juos ištaisyti - tuo mažesnė tikimybė, kad jos gali sukelti didelių problemų jūsų verslui.
- Apsvarstykite galimybę sutrumpinti mokėjimo sąlygas. Nėra įstatymo, pagal kurį visi klientai privalo turėti "net-30" mokėjimo terminus. Dažnai, naudojant trumpesnius mokėjimo terminus, lėtai mokantys klientai moka bent šiek tiek greičiau, todėl tai yra vertinga galimybė apsvarstyti.
- Sukurkite ginčų sprendimo procedūrą - nustatykite konkretų procesą sprendžiant ginčus dėl atsiskaitymo. Tai ne tik supaprastins procesą, bet ir pagerins bendrą klientų pasitenkinimą, nes jūsų komanda tiksliai žinotų, ką daryti, kai kyla ginčas.
- Automatizuoti - tirti įvairių tipų programinę įrangą ir kitas technologijas, kad būtų galima automatizuoti kiek įmanoma daugiau debitorinių įsiskolinimų. Kuo daugiau galite pašalinti žmogaus elementą, tuo tikslesnis ir patikimesnis bus visas procesas. Daugelis programų yra brangios, tačiau IG yra didelė, nes yra mažiau klaidų, o daugeliu atvejų darbuotojų našumas taip pat padidėja.
- Sukurti proaktyvųjį rinkimų procesą - Sukurti kolekcijas kaip pagrindinį prioritetą ir jį įgyvendinti, nustatant aiškią, glaustą rinkimų strategiją. Idealiu atveju stengiasi įsikišti anksti. Kai paskyra užsifiksuos į anksčiau pateiktą stulpelį, jūsų komanda turėtų būti visa tai ir žinoti, ką daryti.
- "Bill Electronic" - jei turite priemonių tai padaryti, pradėkite atsiskaityti klientams elektroniniu būdu. Nors bus ir tie, kurie negali palaikyti elektroninių sąskaitų faktūrų ir mokėjimų, dauguma bendrovių šiuo metu yra su šiomis dienomis. Kuo mažiau popieriaus čekių turėsite apdoroti ir siųsti laiškus, tuo paprasčiau ir tiksliau bus visas procesas.
Kaip matote, jūs neturite pradėti iš naujo, kad galėtumėte patobulinti ir optimizuoti gautinas sąskaitas. Galite pasirinkti vienu metu priimti vieną zoną, arba galite viską išmėginti ir iš karto ištaisyti. Bet kuriuo atveju, bet kokie veiksmai, kurių imate optimizuoti gautinas sąskaitas, ilgainiui atlygins.