Kaip organizuoti, reikia daug daugiau, nei paprasčiausiai neapsaugoti popieriaus krūvos ir dulkių pašalinti netvarką, kurią turite ant stalo. Organizacija sukuria sistemas ir procedūras visoms įvairioms jūsų verslo dalims; tai gali padėti jums tapti produktyvesniu ir pelningesniu. Žemiau pateiktose idėjose pateikiami keli geriausi būdai, kaip galite labiau organizuoti savo smulkiajame versle. Pabandykite vieną, kad galėtumėte atlikti lėtą ir ilgalaikį tobulinimą, arba planu kiekvienais mėnesiais savo įmonėje įtraukti naują organizacinį procesą.
01 - Paimkite dokumentų ir dokumentų kontrolę
Dabar, kai turite geresnę idėją apie dokumentų, su kuriais dirbate, tipą, laikas sukurti ar tobulinti savo biuro dokumentų sistemą. Susan Ward sukūrė naudingą dokumentų valdymo sistemos sukūrimo vadovą, kuris gali padėti jums sukurti ar tikslinti savo popieriaus procesą ir jį organizuoti.
Jei nuspręsite, kad laikas pradėti judėti į elektroninį biurą (pirmiausia perskaitykite šiuos privalumus ir trūkumus ), tuomet galite pradėti nuskaityti ir nukopijuoti įplaukas, naudoti internetines sąskaitas faktūras ir mokėjimo paslaugas, pvz., "FreshBooks", pereinant prie skaitmeninio parašo programos, tokios kaip "DocuSign" , naudojant "Cloud" duomenų atsarginę kopiją ir archyvavimą. Jei renkatės vizitines korteles per renginius per metus, taip pat gali būti naudinga investuoti į vizitinių kortelių skaitytuvą, kad galėtumėte nedelsdami suskaitmeninti kontaktinę informaciją ir ištraukti popierines korteles.
02 - naudokite teisingus produktyvumo įrankius
- Susisiekite su valdymu. Stebėdami savo klientus, kad prisimintumėte žmones, su kuriais susitinkate tinkle, kiekvienam smulkaus verslo savininkui reikia kontaktinės informacijos tvarkymo sistemos. Galite pasirinkti išsamią ryšių su klientais valdymo (CRM) sistemą, pvz., Salesforce, arba mažesnio masto valdymui galite nustatyti savo esamą programos "Kontaktai", kad galėtumėte dirbti savo versle.
- Susitikimai ir bendravimas. Nesvarbu, ar rengiate susitikimus akis į akį, telefonu ar per vaizdo pokalbių paslaugas, yra būdas padaryti šį procesą labiau organizuotu. Galite naudoti tokią paslaugą, kaip "Do", kad organizuotumėte susitikimus labiau, prieš ir po jo.
- Apskaitos ir buhalterijos paslaugos. Organizuokite ir supaprastinkite sąskaitų faktūrų išrašymo būdus, atlikite mokėjimus ir tvarkykite pinigų srautus naudodami tokius įrankius kaip "Quickbooks Online", "Xero" ir "Wave".
- Kelionių ir išlaidų sekimas. Galite naudoti programas, pvz., "Expedia" ir "TripAdvisor", kad būtų lengviau atlikti kelionių planus. Tada, kai kelyje, programos, pvz., "Expensify", padeda stebėti išlaidas ir teikti ataskaitas, kai grįšite namo daug labiau organizuotos.
- Socialinės žiniasklaidos valdymas. Mes visi žinome, kiek laiko socialinėje žiniasklaidoje galima praleisti, jei nenorite sistemingai ir organizuotai susitaikyti su juo. Štai kodėl tokios priemonės kaip "Hootsuite" ir "Buffer" gali būti neįkainojama smulkaus verslo savininkams.
- El. Pašto tvarkymas. Jei naudojate "Gmail" savo smulkaus verslo įmonėje, turite prieigą prie daugybės "Google" plėtinių, kurie gali greitai sukurti jūsų gautuosius. Jei naudojate kitą el. Pašto programą, pabandykite "SaneBox" automatiškai filtruoti, priminimus ir dar daugiau.
- Projektų valdymas. Gera projekto valdymo programa padės jums stebėti užduotis, dalytis failais ir bendradarbiauti su komandos nariais vienoje vietoje, ir tai gali būti vienas iš geriausių įrankių, kuriuos galite naudoti, kad organizuotumėte darbą. Pabandykite "Basecamp" arba "Asana", skirtą "viskas viename" projekto valdymo sprendime.
Produktyvumas yra labai asmeniškas procesas, o jums reikalingos programos konkrečiai tinka jūsų darbui ir jūsų darbui. Turėkite laiko, norėdami sužinoti, kokie yra jūsų poreikiai, prieš pradėdami naudoti naują įrankį savo procese. Jums gali prireikti tiek daug, kiek manote. Jei norite gauti daugiau produktyvumo įrankio įkvėpimo, perskaitykite šį straipsnį 101 smulkaus verslo produktyvumo programomis ir ištirkite šias 27 taupymo programas .
03 - organizuoti savo kompiuterį
Čia yra sąrašas dalykų, kuriuos galite atlikti dabar, kad jūsų kompiuteris būtų organizuotas ir grįžta į darbo formą:
- Išvalykite darbalaukį. Yra keletas būdų, kaip galite čia eiti, ir tai viskas priklauso nuo jūsų darbo stiliaus ir nuo to, kaip jūs naudojate kompiuterį. Galite atsikratyti visko, išskyrus jūsų šiukšliadėžę, išskyrus savo šiukšliadėžę (nepamirškite, kad darbalaukyje esančios programos piktogramos yra tiesiog nuorodos - visos jūsų tikrosios programos paprastai gyvena jūsų programų aplanke). Arba galite pridėti keletą nuorodų į dažniausiai naudojamas programas ir failus. Aš linkiu klaidingai kreiptis į pirmąją parinktį, eidamas kuo supaprastintai, tačiau dažnai naudoju savo darbalaukį, kad galėčiau lengviau pasiekti failus, kuriuos šiuo metu dirbu. Tada perkeliu juos į savo nuolatinį namą, kai baigsiu.
- Nustatykite skaitmeninę dokumentų sistemą. Kalbėdamas apie dokumentų pateikimą nuolatine buveine, tai kur sukursite dokumentų rinkimo sistemą, kuri jums visiškai tinka, kad galėtumėte rasti reikiamus dokumentus, kai jums jų reikia. Šiame failų ir aplankų organizavimo vadove pateikiami puikūs patarimai, padėsiantys jums pradėti.
- Atnaujinti programinę įrangą. Jei jūsų kompiuteryje yra nustatytas automatiškai įdiegti programos ir operacinės sistemos naujinius, puikiai. Jei tai yra rankinis procesas, turėtumėte bent kartą per mėnesį tikrinti atnaujinimus, nes daugelis apima saugos pataisas. Tada kartą per metus peržiūrėkite dabartines naudojamos programinės įrangos versijas ir nusprendykite, ar laikas atnaujinti.
- Nuskaitykite virusus ir našumo problemas. Nepriklausomai nuo to, kokio tipo kompiuteryje turite, visi jie gali gauti virusų ar kenkėjiškų programų (taip, net ir "Mac"!). Jei turite "Windows" kompiuterį, šie PCWorld kompiuterio priežiūros patarimai padės išlaikyti jūsų kompiuterio sveikumą ir sklandų veikimą.
- Patikrinkite duomenų atsarginių kopijų vientisumą. Ar esate atsargines kopijas savo duomenis? Jei ne, kol kas praleiskite viską ir atlikite tai pirmiausia. Galite naudoti Debesis pagrįstą duomenų atsarginės kopijos paslaugą, pvz., "Karbonitas", "Backblaze" arba "CrashPlan", arba galite naudoti išorinį kietąjį diską, kurį prijungiate prie kompiuterio (aš tai darau). Naudodamiesi bet kuria parinktimi sukonfigūruokite paslaugą ar diską, kad atliktumėte automatines atsargines atsargines kopijas, todėl nereikės nieko daryti rankiniu būdu. Tada kartą ar du kartus per metus eikite į atsarginę kopiją ar važiuokite ir sukite aplink, kad įsitikintumėte, jog viskas yra ir prieinama, jei reikia kopijuoti į savo vietinį kompiuterį.
- Nugalėk savo pašto dėžutę. Daugelis smulkaus verslo savininkų turi meilės ir neapykantos santykius su savo el. Pašto dėžute. Jie mėgsta tai, nes tai labai produktyvus ir veiksmingas komunikacijos įrankis; tačiau jie nekenčia, nes gali greitai ištrūkti iš kontrolės, dėl ko sukelia nereikalingą stresą . Yra dalykų, kuriuos galite padaryti, kad jūsų pašto dėžutė būtų tinkama, pvz., Naudojant automatizavimą, supaprastinant kasdienį jūsų elgesį ir apribojant, kaip dažnai tikrinkite el. Laišką per dieną. Perskaitykite šį straipsnį, skirtą el. Pašto valdymo patarimams , kurie padarys jūsų gautuosius galingą našumo įrankį, o ne didelį laiką.
Pirmiau pateikti patarimai padės jums nedelsdami suskirstyti savo smulkųjį verslą, tačiau nepamirškite, kaip greitai gali išsilaisvinti dalykai. Susiekite šią veiklą su rezoliucija, kad greitai ir lengvai peržiūrėtumėte savo dokumentus, našumo įrankius ir kompiuterio būseną keletą kartų per mėnesį, kad galėtumėte išlaikyti organizuotą veiklą ir išvengti visiško neorganizavimo lygio.