Šių kortelių išdavimas darbuotojams reiškia, kad jie gali atlikti tam tikrus sandorius verslo vardu ir vėliau kiekvieną mėnesį pabaigoje pateikti visus įplaukas į pagrindinį finansų valdytoją. Kaip bendrovė, užuot išleidę kiekvienam darbuotojui grynųjų pinigų avansą, įmonės kortele pasirodys geriausias pasirinkimas, nes jūs nebūsite įtraukiami į grynųjų pinigų išdavimą.
Tačiau prieš išleidžiant korporacines korteles, turite imtis atsargumo priemonių. Be to, kai kurie darbuotojai gali piktnaudžiauti verslo lėšomis . Neteisėtų pirkimų rizika didėja, kai korporacinės kredito kortelės yra jų rankose, ir nėra jokių apsaugos priemonių. Siekiant kontroliuoti šią riziką, ši politika padės:
Pradžioje nustatykite lūkesčius
Išduodant korteles, patariama nustatyti ir informuoti visus darbuotojus apie tai, ko tikimasi iš jų, kai kalbama apie naudojimąsi kortele. Turite sukurti politiką, kuri ryškiai paaiškina kortelės turėtojo atsakomybę, išlaidų rūšis, kuriomis turėtų būti naudojamos korteles, ir dokumentų tipus, kuriuos reikia pateikti kiekvienai sąskaita.
Tai yra vienas iš pagrindinių dalykų, kuriuos kiekviena bendrovė turėtų įdiegti, kad apribotų, kaip kortelės turėtojas naudoja kortelę. Tai nepadarius, jūsų verslas patirs papildomas išlaidas, kurios niekada nebuvo įtrauktos į biudžetą, o tai ilgainiui padidins verslo valdymą.
Įsitikinkite, kad kortelės taisyklės yra tinkamai suprantamos
Kaip žinome, dauguma darbuotojų neturi skaitymo kultūros. Tai reiškia, kad jei jūs tiesiog padalinsite darbuotojo korporacines korteles su teisiniu tinkamu taisyklių spausdinimu, neatsižvelgdami į tai, kaip ar kaip tikimasi dėl kortelės naudojimo, tai nepadės, nes daugelis iš jų gali naudoti kortelę be skaitymo taisyklės.
Norint išvengti pirmiau minėto scenarijaus, gerai organizuoti susitikimą su darbuotojais ir perimti politiką. Kai tai bus padaryta, būtų naudinga raštu suvokti politikos supratimą. Tai reiškia, kad tuo atveju, jei darbuotojas prieštarauja politikos nuostatoms, reikia imtis atitinkamų priemonių.
Būkite linkę išleisti išlaidas
Kartais dauguma darbuotojų linkę nesilaikyti taisyklių ir viršija tai, kas nurodyta politikoje. Atsižvelgdami į tai, gerai apgalvokite, kaip naudoti verslo kreditines korteles . Vyriausiasis finansų pareigūnas turėtų informuoti kiekvieno departamento vadovus, kad jiems bus pavesta kontroliuoti darbuotojus, esančius toje departamente.
Tai taip sumažins darbuotojų piktnaudžiavimą kortelėmis. Kai darbuotojas žino, kad kažkas valdo stebėjimo kortelę, jie baiminasi įsitraukti į draudžiamus pirkimus, kurie nėra nurodyti politikoje.
Turi apsaugines priemones vietoje
Pinigai yra ekonominiai ištekliai, taigi jie yra labai menki. Tai reiškia, kad kai darbuotojas piktnaudžiauja savo kortelės naudojimo privilegijomis, našta iš karto perduodama iš įmonės. Atsižvelgdami į tai, gerai, kad galėtumėte nustatyti išlaidų ribas kiekvienai kortelei.
Vadovaujančias pareigas turintiems asmenims gali būti skiriamos didesnės ribos, palyginti su mažesnėmis. Ši priemonė skirta sumažinti neautorizuotų sandorių riziką. Nustatyta išlaidų riba niekada neturėtų būti viršyta ir turėtų būti nurodyta politikoje. Jei bet kurie darbuotojai viršija ribą, papildoma suma turi būti išskaičiuojama iš jų užmokesčio ir baudos.
Visuomet vykdykite kasmetinę apžvalgą
Bendrovės kredito kortelių programa turi būti peržiūrima kiekvienais metais. Taip yra todėl, kad kai kurie darbuotojai galėjo persikelti iš vieno departamento į kitą ir, kadangi kiekvienam departamentui yra nustatytos konkrečios išlaidų ribos, kasmet reikia persvarstyti programą.
Tai taip pat leidžia skyrių vadovams išleisti naujas išlaidų ribas pagal kiekvieno darbuotojo pareigas. Jei darbuotojas dirba skyriuje, kuriam nereikia verslo kreditinės kortelės, jis / ji gali būti pašalintas iš programos.
Padidinkite efektyvumą atlikdami veiksmus
Jums yra naudinga turėti tą, kuris nėra jūsų įmonės dalis, arba nei kortelės turėtojas, neturėtų atlikti sandorių suvestinės bendrovės vardu, ir pateikti juos kiekvieno mėnesio pabaigoje. Pagrindinis šio paskirto asmens tikslas - nurodyti darbuotojų, kurie laiku nepateikė paaiškinimų ir pareiškimų dėl kortelės naudojimo, pavadinimus.
Tai yra paprastas būdas jums stebėti, kurie darbuotojai laikosi taisyklių dėl kortelių, o kurie iš jų nėra. Po tam tikro laiko jūs galbūt nuspręsite nulaužti kilpą tiems nuolatiniams kortelių turėtojams, kurie visada priešinasi politikoms, laikydami korteles nuo jų laikinai ar netgi visam laikui.
Įvertinkite rezultatus
Atminkite, kad darbuotojo išleista korporacinė kortelė turėtų būti naudojama tik tam tikruose daiktams, kurie yra naudingi bendrovei, ir niekada neturėtų būti naudojami asmeniniams daiktams įsigyti, nebent avarijos atveju. Taigi, reikia stebėti visas išlaidas, kurias kiekvienas darbuotojas naudoja kortelėje kiekvieno mėnesio pabaigoje.
Jei vienas ar daugiau darbuotojų naudoja kortelę asmeniniams daiktams, reikia nuodugniai įvertinti, ar tai buvo dėl avarijos, ar ne. Jei tai nebuvo neišvengiamas atvejis, reikėtų imtis drausminių priemonių prieš kortelės turėtoją. Priešingai, jei tai įvyko dėl nepaprastosios padėties, patirtos išlaidos turės būti išskaičiuotos iš kortelės turėtojo atlyginimo be jokių drausminių priemonių, kurių imtasi prieš juos.
Padalinkite riziką
Jūsų korporacin ÷ s kortel ÷ s politika tur ÷ tų užtikrinti, kad darbuotojas yra asmeniškai atsakingas už visas kredito kortelių likučius savo rizika. Taikant tokią politiką, bendrovė turės grąžinti lėšas tik atskiriems kortelių turėtojams pagal patvirtintų išlaidų sumą.
Tai mes vadiname rizikos pasidalijimu tarp įmonės ir darbuotojų. Tai yra geras būdas susidoroti su darbuotojais, kurie linkę pirkti asmeninius daiktus naudodamas kortelę, nes jiems bus skirta tik suma, atitinkanti tik patvirtintas išlaidas.