Jūsų donorų failų užsakymas
Kada jūs žinote, kada atėjo laikas, tada ką jūs darote? Keletas ne pelno siekiančių specialistų atsakė į šiuos atsakymus: "Aš žinojau, kad laikas gauti naują paramos teikėjų valdymo sistemą, kai ..."
- Ką turėjome, negalėjome pranešti apie duomenis, kaip mums reikia.
- Šuo valgė mano rodyklių korteles.
- Aš norėjau sužinoti apie mano donorų medžiagą, ir rasti absurdišką darbuotojų skaičių ieškant atsakymo.
- Paskutinė "sistema" paliko ją savo galvoje.
- Vienintelis asmuo, kuris turėjo raktinį žodį, kaip naudotis sistema (senoji prieigos duomenų bazė), išėjo į pensiją.
- Savanorio kompiuteris sudaužė, ir mes viską praradome.
Ar šios priežastys yra susijusios su jūsų nekomerciniais tikslais?
Tačiau sprendimas, kad jums reikia naujos sistemos, yra lengva. Čia yra supainiojančios informacijos apie konkuruojančias sistemas pasaulis ir nėra paprasto būdo viską išdėstyti kartu.
Aš kreipiausi į "Vartotojų ataskaitas" apie nekomercines technologijas, kad surastumėte atsakymus. "Idealware" yra ne pelno siekianti organizacija, kuri padeda kitiems ne pelno siekiams priimti protingas programinės įrangos sprendimus, atlikdama nešališkus tyrimus ir tada verčiant jas į lengvai suprantamas ataskaitas, straipsnius ir mokymus.
Andrea Berry, "Idealware" partnerystės ir mokymosi direktorė, siūlo šiuos veiksmus pasirinkti naują donorų valdymo sistemą.
Išsiaiškink, ar tikrai reikia naujos sistemos.
Berry sako, kad pradėti vertinti, kodėl jums nepatinka jūsų sistema. Problema gali būti ne tai, ką jūs manote, o lengva pakeisti programinę įrangą. Tai užima laiko, pastangų ir pinigų.
Berijus sakė: "Nėra sidabro kulkos sistemos, todėl įsitikinkite, kad jūsų dabartinė sistema yra netinkama.
Pavyzdžiui, jums gali prireikti daugiau sužinoti apie jūsų sistemą, o ne visiškai pereiti prie naujos sistemos. "
T ake laikas nustatyti, kas iš tikrųjų yra problema. Ar tai gali būti vienas iš šių dalykų?
- Jums reikia daugiau mokymų. Galbūt jūsų dabartinė sistema turi funkcijų, kurių nesuprantate ir kurios nežinote, kaip jas naudoti. Paklauskite savo pardavėjo, ar yra mokymo galimybių, pvz., Vaizdo įrašų ar internetinių išteklių, kuriuos galite pasiekti.
- Jums reikia daugiau paramos. Kokios yra dabartinės sistemos palaikymo parinktys? Ar yra prieinama ir prieinama parama? Ar pardavėjas supranta jūsų problemas ir bando padėti, ar jie kalbasi su jumis? Ar jie turi savo problemos sprendimą?
- Jūs nesuprantate visų dabartinės sistemos galimybių. Ar tikrai žinai tikrai, kad jis nedaro to, ko norite? Ar yra dokumentacijos? Kai kurie pardavėjai stengiasi pateikti daugiau pagalbos, pvz., Vaizdo įrašų, forumų, kur galite užduoti klausimus, ir literatūros, skirtos ne techiečiams.
- Jūsų sistema yra per silpna arba per stiprus. Svarbus žingsnis yra sistemos dydžio nustatymas jūsų procesui ir jūsų biudžetui.
- Jūsų sistema yra per brangu. Ar mokate daugiau funkcijų nei reikia? Berijus sako: "Kalbėdamas su pardavėju, nepamirškite, kad tai yra pardavimas ... gamta yra" išparduoti ". Jūsų poreikių supratimas padės išvengti "blizgančio objekto sindromo". "
- Jūsų sistema yra pasenusi. Galbūt jūsų sistemoje trūksta naujų funkcijų. Atminkite, kad jis turėtų būti reguliariai atnaujinamas automatiškai arba pats arba jūsų pardavėjas. Tiesiog įsisąmoninkite, kaip jūsų sistema lieka atnaujinta.
- Pardavėjas nebe palaiko jūsų sistemos. Berijus sako, kad tai nėra įprasta, bet tai įvyksta, ypač jei mažesnį pardavėją nusipirks didesnis.
"Idealware" sukuria knygą "Vartotojų vadovas mažų sąnaudų donorų valdymo sistemoms", kuris padės jums atlikti šį savęs vertinimo procesą.
Nustatykite suinteresuotųjų šalių komandą.
Taigi nusprendėte perjungti. Kas toliau?
Berijus sakė: "Ką mes matome visą laiką, plėtros direktorius nusprendžia įsigyti naują sistemą, bet nesikonsultuoja su rinkodaros departamentu, vykdomuoju direktoriumi ar savanorių koordinatoriumi , kuris visus naudos sistemą."
Tai yra gera idėja konsultuotis su visais, kas ketina naudotis sistema. Kai jums reikalingos funkcijos, tarkime, kad kiekvienas turi pasisakyti. Įsitikinkite, kad yra atstovaujama visiems, kurie naudos ar bus paveikti sistemos. Kažkas didžiojo dovanų departamente turi būti, kaip ir asmuo, kuris vadovauja lėšų rinkimo pastangoms.
Suprasti savo dabartinius procesus.
Pateikite išsamų savo lėšų rinkimo procesų sąrašą, standartizuokite juos ir įvertinsite viską, ką darote su savo duomenų bazėmis. Klauskite savo organizacijos:
- Kodėl mes tai darome taip?
- Ar turime toliau elgtis tokiais būdais?
Berijus sakė: "Standartizacija suteikia jums lankstumo renkantis sistemą ... pigesnės sistemos nesuteikia didelio lankstumo, todėl mažiau" keistai ", tuo geriau. Ieškokite geriausios praktikos šioje srityje ir išvenkite unikalių procedūrų."
Pašalinkite darbuotojus prieš investuodami. Kiek kartų įvedate adresą, pavyzdžiui? Nepraleiskite neištikimų taktikų, kurios per daugelį metų išaugo, o dėmesys skiriamas tam, ką jūsų organizacija šiuo metu reikalauja.
Pvz., Norėsite nustatyti telefono numerio įrašo standartą. Ar įrašysite numerius (555) 555-5555 arba 555-555-5555? Tai visos svarbiausios detalės, apie kurias galvojau.
Nustatykite pirmenybę savo norų sąrašas funkcijų .
Gaukite visus kartu, kurie naudosis sistema arba kas gaus ataskaitas iš jos. Stenkitės viską, ko norėtumėte, ir vertinkite šias savybes. Nustatykite, ko jums tikrai reikia, be kurio sistema yra nenaudinga. Pirmiausia tai padės išvengti sunkumų, kurie gali sugadinti jūsų biudžetą.
Berry rekomenduoja sukurti trijų pakopų sąrašą:
- Ką jums reikia, ar sistema yra nenaudinga?
- Kas būtų malonu turėti, bet nėra sandorio jungiklis?
- Ką norite, jei pinigai nebūtų pasirinkimo galimybė?
Populiarios funkcijos dažnai apima:
- Donoro įtraukimo stebėjimas
- Tinkinti laukai ir užrašai
- Donoro auginimas
- Planavimo pajėgumai
- Populiariausių tendencijų ataskaitos
- Narystės valdymas
Premija. Pažiūrėkite į "Salsa" CRM vadovą, kad nustatytumėte tinkamas jūsų organizacijos funkcijas.
Atlikite savo tyrimus.
Naudokitės "Idealware". Jie atliko Jums reikalingus tyrimus. "Idealware" pranešimai susiaurino lauką, rinko sistemas, kurios yra skirtos donorų valdymo sistemoms, tada išskleidė dešimt geriausių sistemų ir pateikė funkcijų sąrašą.
Patikrinkite Vartotojų vadovą, skirtą pigių donorų valdymo sistemoms.
Naudodamiesi ataskaita, sukurkite trijų ar keturių perspektyvių sistemų sąrašą.
Planuokite pardavėjų demonstracijas.
Kai kurie pardavėjai ateis pas tave arba galėsite eiti prie jų. Tačiau daugelis demo yra transliuojami internetu naudojant žiniatinklio bendrinimo įrankį. Kartais net galite atsisiųsti bandomąją versiją.
Būtinai naudokite realius pavyzdžius, kad pamatytumėte, kaip kiekviena sistema dirbs pagal jūsų poreikius. Puiki pagalba yra "Idealware" šeši patarimai, kaip pereiti prie "Vendor Demo".
Įvertinkite sistemas pagal savo pageidavimų sąrašą, išgalvotus ir pagrindinius poreikius bei didelę kainą, palyginti su prieinamą kainą, ir pasirinkite tinkamą jums sistemą.
Galite įsigyti naują sistemą kreditine kortele internetu, tačiau didesnėse sistemose gali būti sudaryta sutartis, kurią reikia apdoroti ir pasirašyti.
Berry sako: "Kartais galite tuoj pat pradėti naudoti naują sistemą, o kitas sistemas reikia pritaikyti." DonorPerfect Online "yra gerai žinomas dėl sistemos pritaikymo prieš pradedant, o kitas sistemas, tokias kaip" GiftWorks ", lengva naudotis iš" get " -Go. Kai kurioms sistemoms reikės konsultanto, kad įsteigtumėte. "
Turėkite omenyje, kad jūs naudosite savo CRM, kad labiausiai donorų santykius pagerintumėte, bet jūs netgi galite jį panaudoti, kad sustiprintumėte savo lėšų rinkimo strategijas.
Dan Quirk yra rinkodaros vadybininkė "Salsa Labs", pirmaujanti fundraising programinės įrangos kompanija, skirta augimui skirtiems ne pelno siekiantiems asmenims. "Dan" rinkodaros dėmesys skiriamas turinio kūrimui, konversijų optimizavimui ir šiuolaikinei rinkodaros technologijai. Jis padeda treniruoti ne pelno siekiančias vystymo komandas pasinaudojant geriausiais skaitmeninių lėšų rinkimo metodais.