Kaip veikia "Purchasing" modulis "SAP"?
Bet kokio dydžio įmonės naudoja tiekimo grandinės funkciją, norėdamos pirkti daiktus gatavų prekių gamybai arba teikti paslaugas. Prieš pirkdami departamentą, galite įsigyti medžiagą SAP, turi būti sukonfigūruota unikali tarnybos infrastruktūra.
Norėdami sukurti geriausiai verslo poreikius atitinkančią struktūrą, turite suprasti SAP organizacinę struktūrą ir sprendimus, kuriuos turi atlikti pirkimo departamentas.
SAP pirkimų organizacinė struktūra
Kiekvienas pirkimo skyrius yra unikalus, tačiau SAP apibrėžta organizacinė struktūra leis bendrovei priimti geriausią praktiką, kad maksimaliai padidintų sistemos privalumus.
- Pirkimo organizacija - tai aukščiausias pirkimo infrastruktūros lygis. Pirkimo organizacija apibrėžiama kaip pirkimo veiklos grupė, susieta su visa ar konkrečia įmonės dalimi.
Jei įmonė turi daug geografiniu požiūriu nepriklausomų vietovių, kiekviena jų teritorija gali turėti savo pirkimo organizaciją. Tačiau mažas verslas su viena ar dviem vietovėmis gali naudoti tik vieną pirkimo organizaciją.
- Pirkimo grupė. Pirkimo grupę galima apibrėžti kaip asmenį ar žmonių grupę, susijusius su tam tikrais produktais ar produktų grupe, įsigytomis per pirkimo organizaciją.
Didesnėse organizacijose pirkimo skyriuje dažnai perkamos specialistų grupės, dirbančios su tam tikrais tiekėjais arba tiekėjų rūšimis.
Pirkimo dokumentai
Yra keletas pirkimo dokumentų, kurie naudojami pirkdami departamentus SAP.
- Pirkimo rekvizavimas. Jei produktas reikalingas gamybos planavimo procese, gali būti sukurtas pirkimo rekvizitas. Produktus ir paslaugas, kurios nėra planavimo proceso dalis, galima prašyti rankiniu būdu naudojant pirkimo paraišką.
Rekvizaciją gali sukurti įgalioti vartotojai, ir jie arba prašys elementų iš internetinio katalogo, arba tiesiogiai pateiks paraiškas į SAP sistemą. Jei iš anksto nebuvo įsigytas reikalavimas išreikšti reikalavimą, galima pateikti prašymą dėl citatos ir išsiųsti esamiems ar naujiems pardavėjams.
- Prašymas pateikti pasiūlymą - Jei produktas negali būti perkamas iš sutartyje numatyto tiekėjo arba kaina ir kokybė nėra priimtini, pirkimo skyrius gali siųsti naujų ar esamų tiekėjų prašymą dėl pasiūlymo (RFQ).
Tiekėjas gali peržiūrėti RFQ ir grąžinti jų geriausią kainą ir sąlygas.
- Kainoraštis - Kai tiekėjas grąžina savo kainas, jas galima įvesti į SAP, o tada pirkimo skyrius gali peržiūrėti ir palyginti.
Gali būti keletas derybų su tiekėjais dėl geriausios citatos, kur pirkimo skyrius stengsis gauti palankesnius pristatymo terminus, nuolaidas ar krovinio išlaidas.
- Pirkimo užsakymas - tai komercinis dokumentas, kurį pardavėjas išduoda pirkimo skyriui ir kuriame nurodomas reikalaujamas produktas ar paslauga, kiekiai ir derybų kaina, dėl kurios susitarė tiekėjas ir pirkimo skyrius.
Sistemą galima nustatyti taip, kad pardavėjas pripažintų, kad gavo pirkimo užsakymą.
Taip pat galima reikalauti, kad pardavėjai išsiųstų išsamią siuntimo pranešimą, kad būtų galima sužinoti, kada prekės turi būti pristatytos .
- Sutartys - vietoj vieno pirkimo užsakymo su tiekėju, galima sukurti kontaktą, kai pardavėjas sutinka tam tikrą laikotarpį nusiųsti tam tikrą kiekį daiktų.
Be to, sutartis gali būti sutarties vertė, kai vietoj kiekio; kontaktas yra už visą prekių, įsigytų per tam tikrą laikotarpį, kiekį.
- Planavimo susitarimas. Šis susitarimas su pardavėju reiškia, kad bus sudaryta sutartis tiekti daiktus reguliariais intervalais per tam tikrą laikotarpį.
SAP "Pirkimo" funkcija buvo sukurta taip, kad jos vartotojai galėtų padėti savo organizacijoms pateikti savo klientams užsakymus, kuriuos tie klientai pageidauja, kai tie klientai pageidauja šių užsakymų, ir tai padaryti, kiek įmanoma mažiau išleisdami atsargas.
Šis SAP pirkimo straipsnis buvo atnaujintas Gary Marion, logistikos ir tiekimo grandinės ekspertas.