Tačiau jie taip pat gali sukelti katastrofą net patyrusiems pranešėjams, jei atliksite vieną iš šių esminių "Powerpoint" klaidų. Sėkmės raktas - įsitikinti, kad jūsų demonstracija yra vizuali pagalba, o ne vizualinė atitraukė .
Siekiant geriausių rezultatų, venkite tokių "Powerpoint" pristatymų "septynių mirtinų nuodėmių".
1. Skaidrios perėjos ir garso efektai.
Jie tampa dėmesio centre, o tai savo ruožtu atitraukia auditoriją. Dar blogiau, kai pristatymas su keliais efektais ir perėjimais kompiuteryje veikia daug lėčiau nei ta, kuria jis buvo sukurtas, rezultatas yra vangus, beveik komiškas atkūrimas. Tokie trikdžiai retai sustiprina pranešimą, kurį bandote bendrauti. Išskyrus tuos atvejus, kai esi pristatęs mokslinės fantastikos konferencijoje, nepaminėkite teksto su lazeriu!
Holivudo kino kūrėjams palikite išnykimą, išnykimą, šluostes, žaliuzes, ištirpdžius, tikrinimo plokštes, gabalus, dangčius ir padalijimus. Netgi "kaupiasi" (teksto eilutės, atsirandančios kiekvieną kartą spustelėjus pelę) gali būti blaškomos. Dėmesys savo pranešimui, o ne technologijai.
2. Standartinis paveikslėlis.
Mirtis ekrano pupelėms! "Powerpoint" dabar yra taip plačiai naudojama, kad kartu su "Clipart" taptų "vizualine klišė". Tai rodo, kad trūksta kūrybiškumo ir pavargusios standartinės formos.
Pirma, įsitikinkite, kad jums reikia grafikos, kad pagerintumėte savo pranešimą. Jei tai padarysite, naudokite savo nuskaitytas nuotraukas ar geresnės kokybės grafiką iš tokių kompanijų kaip "PhotoDisc".
Ekrano fiksavimas gali suteikti realistiškumo pateikiant informaciją apie svetainę ar kompiuterinę programą. Dvi populiarios ekrano užfiksavimo programos yra "Snagit" (www.techsmith.com) "Windows" ir "Snapz Pro" (www.ambrosiasw.com) "Macintosh".
Abi yra prieinamos kaip "shareware".
3. Pristatymo šablonai.
Kitas vizualus klizmas. Šablonai priverčia jus pritaikyti jūsų originalias idėjas į kitokį fasuotą formą. Šablonuose dažniausiai yra blaško fono ir blogų spalvų derinių. Paimkite gerą internetinės grafikos knygą ir taikykite tuos pačius principus savo skaidres. Sukurkite savo išskirtinį išvaizdą arba naudokite savo įmonės logotipą ekrano kampe.
4. Text-Heavy skaidres.
Prognozuojami skaidriai yra gera priemonė grafiškai vaizduoti idėją arba pateikti apžvalgą. Jie yra prastos informacijos ir skaitymo priemonės. Venkite pastraipų, citatų ir net visiškai sakinių.
Apribokite skaidres iki penkių teksto eilučių ir naudokite žodžius bei frazes, kad galėtumėte kurti savo taškus. Žiūrovai galės lengvai virškinti ir išlaikyti pagrindinius taškus. Nenaudokite skaidres kaip garsiakalbio užrašai arba paprasčiausiai pateikite pristatymo kontūrus.
5. "Aš" paradigma.
Pristatytojai dažnai nuskaito lentelę ar grafinę medžiagą tiesiogiai iš savo esamos spausdintinės medžiagos ir įtraukia ją į savo skaidrių demonstravimo pristatymus. Rezultatai beveik visada nėra optimalūs. Paprastai spausdinimo vizualiniai įrašai turi būti matomi nuo 8-12 colių, o ne per kelias pėdas. Paprastai jie yra per maži, pernelyg išsamūs ir pernelyg tekstiniai, kad būtų galima efektyviai išreikšti vaizdą.
Tas pats pasakytina ir apie šrifto dydį; 12 taškų šriftas yra tinkamas, kai tekstas yra priešais jus. Skaidrių demonstravime stenkitės sukurti mažiausiai 40 taškų šriftą. Prisimink auditoriją ir perkelkite ratą iš "manęs" į "mes". Patikrinkite, ar visi konkretaus skaidrumo elementai yra pakankamai dideli, kad juos būtų lengviau matyti. Dydis tikrai svarbus.
6. Skaitymas.
Vertinimas žodžiu turėtų būti skirtas interaktyviam kalbėjimui ir klausymui, o ne skaitymas kalbėtojui ar auditorijai. Sakomosios ir rašytinės kalbos poreikiai labai skiriasi. Sakoma kalba yra trumpesnė, mažiau formali ir tiesioginė. Teksto skaitymas sugadina pristatymą. Susijęs klausimas susijęs su auditorijai skirtais dokumentais.
Vienas iš tikslų, kaip vedėjas, yra užfiksuoti ir palaikyti auditorijos dėmesį. Jei platinsite medžiagas prieš pristatymą, jūsų auditorija skaitys išdalines medžiagas, o ne klausys jūsų. Dažnai efektyvaus pristatymo dalys priklauso nuo to, kaip sukurti auditoriją įtvirtinti.
Jei auditorija gali perskaityti viską, ką ketina pasakyti, šis elementas bus prarastas.
7. Tikėjimas technologijoje.
Jūs niekada nežinote, ar įrangos gedimas ar nesuderinamos sąsajos verčia jus pateikti savo pristatymą kitame kompiuteryje. Būkite pasiruošę atsarginę kopiją savo pristatymui kompaktiniame diske.
Dar geriau yra kompaktiška atminties kortelė su adapteriu PCMCIA lizdui jūsų nešiojamojo kompiuterio atmintyje. Su juo vis tiek galite atlikti paskutinės minutės pakeitimus. Taip pat gera idėja paruošti keletą skaidrių klaviatūros skaidres.
Blogiausiu atveju nė viena technologija neveikia ir jūs neturite jokių vaizdų pristatyti. Jūs vis tiek turėtumėte galimybę pateikti puikų pristatymą, jei dėmesį sutelksite į pranešimą. Visada susipažinkite su pristatymu, praktikuoju ir esate pasirengęs įtraukti auditoriją, nepriklausomai nuo turimos technologijos. Tai beveik prarastas menas.
Dr Joseph Sommerville pelnė pavadinimą "The Presentation Expert", padėdamas specialistams kurti, kurti ir pateikti efektyvesnius pristatymus. Jis yra "Peak Communication Performance" direktorius, "Houston" įsikūrusi bendrovė, dirbantis visame pasaulyje, siekdama padėti specialistams tobulinti strateginio bendravimo įgūdžius.