Be pagrindinių biuro funkcijų, administracinis padėjėjas ir vykdomasis sekretorius taip pat yra atsakingi už ataskaitų rengimą ar rengimą, susitikimų organizavimą ir tvarkaraštį, gautų pranešimų peržiūrą, kad nustatytų jų reikšmę, rengia darbotvarkes valdybos posėdžiams, rengia kelionės tvarką, rengia posėdžių protokolus, atlieka tyrimai, korespondencijos rengimas, jaunesnio lygio biuro darbuotojų priežiūra ir mokymas.
Šie vaidmenys gali reikalauti skirtingo lygio patirties ir turėti bet kurį iš šių panašių darbo pavadinimų:
- Įėjimo lygio administracinis asistentas
- Administracinis Asistentas
- Vyresnysis asistentas
- Vykdomasis sekretorius
- Vyresnysis vykdomasis sekretorius
- Biuro tvarkyklė
- Vyresnysis biuro vadovas
Pastaba: Teisės ir medicinos asistento pareigos yra gana skirtingos ir reikalauja specialaus mokymo, kurio reikalaujama profesijoje, kurioje jie dirba.
Administracinių padėjėjų ir vykdomųjų sekretorių skirtumai
Vykdomųjų sekretorių ir administracinių padėjėjų vaidmuo labai sutampa, o vaidmenų skirtumai gali skirtis priklausomai nuo organizacijos. Kai kuriais atvejais vykdomasis sekretorius daugiausia dėmesio skiria administracijos pareigoms, susijusioms su vadovu ar vadovais, pvz., Susitikimų planavimas, kelionių planavimas, rašytinių pranešimų tvarkymas ir net buhalterija. Administracinis padėjėjas gali sutelkti dėmesį į daugiau verslo operacijų užduočių ir prisiimti daugiau lyderio vaidmens kai kuriuose pajėgumuose, kurdamas posėdžių ar konferencijų darbotvarkes, valdydamas biudžetus ir tvarkydamas pardavėjo atsiskaitymus.
Administraciniai padėjėjai gali būti reikalaujami tam tikrais atvejais labiau specializuotai mokytis, kai labai svarbu valdyti verslo veiklą.
Pagrindiniai darbo įgūdžiai
Tiek vykdomieji sekretoriai, tiek administraciniai padėjėjai turi svarbiausius darbo įgūdžius, kurie yra svarbūs abiem vaidmenims. Tai yra išskirtiniai organizaciniai įgūdžiai, puikūs rašytiniai ir žodiniai bendravimo įgūdžiai, taip pat didelis dėmesys detalėms ir profesionalumui.
Jie privalo turėti techninių įgūdžių, susijusių su biuro automatikos įrankiais, įskaitant programinės įrangos pagrindus, tokius kaip "Microsoft Word", "Excel" ir "PowerPoint", taip pat ir apskaitos priemones, tokias kaip " QuickBooks" .
Administracinis padėjėjas arba vykdomasis sekretorius mažame biure
Mažoje biure administracinio padėjėjo ar vykdomojo sekretoriaus pareigas paprastai atlieka įvairūs biuro darbuotojai. Kai kuriuos darbus faktiškai gali atlikti pačios bendrovės vadovai, o administracinio padėjėjo ar vykdančiojo sekretoriaus vaidmenys gali apimti didesnę atsakomybės įvairovę mažesnėje organizacijoje.
Administracinis padėjėjas arba vykdomasis sekretorius vidutinio biuro
Didėjant įmonės dydžiui didėja poreikis turėti labai organizuotą asmenį, kuris gali atlikti įvairias užduotis. Tai ypač pasakytina apie vadovus, kurie vadovauja įmonėms, kurioms reikalingas aukštas konfidencialumo ir vientisumo lygis vykdomajai veiklai.
Administracinis padėjėjas ar vykdomasis sekretorius didelėje įstaigoje
Paprastai dideliame biure yra keli administraciniai padėjėjai ir (arba) vykdomieji sekretoriai. Šios įmonės dydžio atveju paprastai reikia turėti biuro vadovą, kuris koordinuoja personalą, kuris teikia paslaugas bendrovės vadovams.
Kai kuriais atvejais administracijos padėjėjas lydės vykdomosios valdžios ilgas komandiruotes, kad padėtų susitikimų organizavimui, planavimui ir kitoms svarbioms organizacinėms užduotims.