Korporaciniai įrašai yra tie įrašai, kuriuos JAV korporacija turi laikyti, norėdama parodyti, kad ji veikia tokia tvarka, kokia reikalauja Vidaus pajamų tarnyba ir valstybės, kurioje įmonė yra įregistruota (įstatymais).
Kodėl reikalingi įmonių įrašai?
Norint įrodyti, kad korporacija veikia tinkamai, kaip to reikalauja Vidaus pajamų tarnyba, reikalingos įmonės ataskaitos, siekiant įrodyti, kad korporacija yra atskira įmonė ir išlaikyti korporacinį skydą nuo atsakomybės.
Kas yra įmonių įrašų knyga?
Kai kuriose korporacijose yra įmonių įrašų "knyga", kurioje yra visi reikalingi dokumentai. Kitais atvejais įmonės įrašai saugomi internete arba failų kabinetuose. Šie įrašai turėtų būti vienoje vietoje ir turimi, jei Vidaus pajamų tarnyba tikrina jūsų korporaciją.
Taip pat galite išsaugoti savo įmonės įrašus "debesyje", tačiau šie įrašai gali būti konfidenciali informacija ir nuosavybės procesai, todėl įsitikinkite, kad jūsų serveris yra saugus. Susan Ward, "Small Business-Canada Expert", turi puikų straipsnį apie dokumentų valdymą, kuris gali jums padėti projektui.
Kaip sukūrė "Corporate Records"? Kas saugo įmonės įrašus?
Įmonių įrašus generuoja jūsų korporacijos valdyba . Lenta sukuria tokius dokumentus, kaip jūsų įmonės steigimo dokumentai ir metinės ataskaitos. Valdyba taip pat kuria ir taiso dokumentus, tokius kaip pasiūlymai ir protokolai valdybos posėdžių metu.
Bendrovės sekretorius paprastai yra skirtas išlaikyti visus įmonių įrašus. Žinoma, visi įrašai turi būti pasirašyti, o visi veiksmai turi turėti dokumentus. Jei korporacija turi akcijų paketą, įmonės sekretorius (paprastai šio asmens biuras) stebi akcijų nuosavybės įrašus.
Bendrovės sekretorius taip pat kviečia dalyvauti valdybos posėdyje, nurodydamas, kurie valdybos nariai yra ir nėra.
Laikydamasis valdybos nutarimų įrašų
Bendrovės valdybos tvirtina bendrą politiką ir rezoliucijas (sprendimus), ir jos nedalyvauja kasdieniame verslo sprendimų priėmimo procese. Viena svarbiausių įmonės valdybos veiklos yra sprendimų priėmimas. Iš esmės sprendimai yra dokumentai, kurie registruoja valdybos sprendimus. Korporacines rezoliucijas galima pateikti daugeliu klausimų, įskaitant:
- Pagrindinių korporacijų sandorių įrašai
- Sutarčių patvirtinimas
- Nekilnojamojo turto (žemės ir pastatų) pardavimo ar pirkimo dokumentai
- Didelio darbuotojų skaičiaus samdymas ar atleidimas iš darbo
- Išplečiama į naują rinką arba naują vietą
Visi šie sprendimai ir daugiau turi būti užregistruoti.
Kokie kiti įrašai turėtų būti įtraukti?
- Jūsų įstatus ir visus straipsnius, iš dalies keičiančius šį dokumentą. Šie straipsniai pateikiami jūsų valstybėje, bet jums vis tiek reikia originalo ir visų pakeitimų kopijos.
- Firmos įstatai . Įstatai yra pagrindiniai principai, reguliuojantys bendrovės valdybos darbą. Įstatai apima pareigas pareigūnų pareigas , informaciją apie metinį susirinkimą ir tai, kaip valdyba nustato politiką ir balsus.
- Visų akcininkų ir direktorių susitikimų protokolai, įskaitant metinį susirinkimą
- Metinės ataskaitos
- Akcijų registras, skirtas atsiskaitymams už akcijų sandorius ir akcijų nuosavybę.
- Verslo ir mokesčių sprendimai
- Nuomos ir paskyrimo sprendimai
- Direktorius Interesų sprendimai
- Paskolų, suteiktų korporacijai, ir jos sprendimas
- Sprendimai dėl išmokų darbuotojams ir pensijų planai
- Atsargų dividendų sprendimai
Laikykitės įstatymų, kaip formuoti savo valdybą ir laikytis įrašų
Kurdami savo korporaciją, turėsite patikrinti savo valstybę, kad įsitikintumėte, jog laikotės valstybės gairių, kaip organizuoti ir valdyti savo korporaciją. Visose valstybėse yra konkrečios taisyklės, reglamentuojančios korporacijas. Jei norite gauti daugiau informacijos, susisiekite su valstybės sekretoriumi ar savo advokatu.