Išsiųsta iš "Desk" (Įterpti pavadinimą)
Kartais aš atsiųsiu laišką iš advokato, kuris išsiųs el. Laišką savo stalo vardu. Štai keletas problemų, susijusių su tokiu požiūriu į el. Paštą.
Pirma, daugelio elektroninio pašto sistemos "Inbox" rodyklės rodyklė nerodys ilgo vardo. Dauguma žmonių matys tik dalį "iš stalo", o galbūt kelis raidės nuo asmens vardo. Dar svarbiau, atrodo, kvailas ir šiek tiek pretenzingas. Stalas nesiunčia el. Laiškų. Jei advokatas ketina išsiųsti el. Laišką, jis turėtų būti jo vardu.
Fancy Effects
Kai kurie advokatai mėgsta kūrybiškai susipažinti su savo el. Laiškų pasirodymu. Kitą dieną aš mačiau advokato parašo bloką ir akimirkai maniau, kad man susiduriama su regėjimo problemomis. Pasirodo, kad neryškios raidės buvo tyčinės. Specialieji efektai gali atrodyti įdomūs, tačiau viskas, dėl kurios sunku skaityti žodžius, yra bloga mintis. Ypač jei sunku perskaityti advokato vardą ir el. Pašto adresą.
Dar blogiau, nei specialūs efektai raidėmis, kai advokatai primena savo el. Laiškus su meno kūriniais ar išgalvotu grafika. Tai daro pranešimą lėtesnį atsisiųsti, lėtesnį atidaryti ir daugiau problemų skaityti.
El. Laiško tikslas - perduoti informaciją, o ne meno įgūdžius. Daryk paprastai.
Nėra parašo bloko
Daugelyje elektroninio pašto sistemų sunku nustatyti automatinio parašo bloką. Tai neturi būti sudėtinga, o nuomonės skiriasi, kiek informacijos reikia įtraukti į parašų bloką. Kai kurie advokatai paverčia savo elektroninio pašto pomenas mini reklamomis, kurios išeina kiekviename el. Laiške, o kiti taiko labai minimalistinį požiūrį tik savo vardą ir el. Pašto adresą arba telefono numerį.
Apatinėje pogrupio dalyje dauguma paskelbė kokį nors pranešimą apie privatumą arba teisinį atsisakymą. Visa tai yra priimtinas elektroninio parašo bloko naudojimas. Nepriimtinas yra išsiųsti el. Laiškus, kurie nenurodo siuntėjo. El. Laiško gavėjas neturėtų atspėti, kas atsiuntė el. Laišką. Advokatai turėtų aiškiai identifikuoti save kiekviename skelbime, kurį jie siunčia, o jei advokatas yra protingas, el. Laiške taip pat pateikiamas pranešimas apie privatumą.
Rašyti laiškus, kol piktas
Viena iš senosios laiškų siuntimo į žmones sistemos naudos buvo ta, kad buvo įdiegtas "atšaldymo" laikotarpis nuo tada, kai bus parašytas laiškas ir kai jis iš tikrųjų išeis gavėjui. Jei advokatas įvedė laišką pats, jis vis tiek greičiausiai sėdėtų ant stalo keletą valandų prieš einant į pašto skyrių. Jei tai buvo diktuota, iki to laiko, kai sekretorius baigė rašyti, advokatas galėjo įsivaizduoti, kas pirmą kartą sukėlė jį tokią piktą.
Ši apsauga el. Paštu neegzistuoja. Su elektroniniu paštu advokatas gali užgesinti piktą užduotį per kelias sekundes nuo to, kas sukėlė pyktį. 99.99% laiko tai bus bloga idėja. Niekas nejaučia aiškesnio, kai jį valdo pyktis. Eik kažką kita ir vėl sugrįžk prie nusikaltėlio problemos vėliau, kai išnyko kai kurie pyktys.
Tai gali pakeisti skirtumą tarp klientų, draugų ir pinigų išlaikymo ar praradimo.
Ne laiku atsakyti
Kai kurie advokatai mano, kad senoji "5 dienų taisyklė", skirta atsakyti į verslo korespondenciją, taip pat taikoma el. Paštui. Tai nėra. Nesvarbu, kaip tai gali būti nepatogiai, realybė yra ta, kad žmonės tikisi greitesnių atsakymų į el. Laišką nei jie siunčia paštu. Jei klientas ar kitas advokatas siunčia el. Laišką, bandykite atsakyti per 24 valandas, jei tai įmanoma. Jei tai yra sudėtingas dalykas, dėl kurio šiuo metu negalima skirti tinkamo dėmesio, bent jau išsiųskite patvirtinimą ir leiskite asmeniui žinoti, kada tikėtis atsakymo. Daugelis klientų įvertins draugišką pranešimą, kuriame teigiama, kad el. Laiškas buvo gautas ir artimiausiu metu jam bus atsakyta. Atsižvelgiant į tylą, klientas gali pasikliauti tuo, ar advokatas net gavote el. Laišką, nesvarbu, ar atsakymas yra kelyje, ar kliento susirūpinimas tiesiog ignoruojamas.
Neteisingas gavėjas lauke "To"
Vienas iš puikių dalykų, susijusių su el. Pašto sistemų automatine užbaigimo funkcija, yra tai, kad advokatai gali greičiau rasti savo klientų ar kolegų el. Pašto adresus. Viena iš automatinio užbaigimo funkcijų rizikos yra tai, kad advokatas, kuris nėra atsargus, gali išsiųsti el. Laišką netinkamam asmeniui. Kai kuriais atvejais tai gali būti ne daugiau kaip nepilnametis nepatogumų, tačiau kai kuriais atvejais tai gali būti profesinė aplaidumas. Negalima atsitiktinai siųsti konfidencialių klientų pranešimų el. Paštu priešininkui ar net kitam klientui.
Naudokite parinktį "Atsakyti visiems".
Prieštaraujantis advokatas siunčia jums el. Laišką su pasiūlymu arba pareiškia savo poziciją dėl problemos. Jūs persiunčiate el. Laišką kitiems advokatams, esantiems jūsų firmoje, dalyvaujančiame byloje, kad aptarė tai. Netrukus mygtukas "atsakyti viską" naudojamas laisvai, nes niekas nemato to, kad prieštaringas advokatas yra nukopijuotas į vidinę jūsų įmonės diskusiją. Taip atsitinka. Jei norite persiųsti el. Laišką diskusijai, prieš išsiunčiant jį išbraukite siuntėjo informaciją. Ir, kai naudojate tą Atsakymas Visos parinktį, patikrinkite kiekvieną el. Pašto adresą gavėjų sąraše prieš pradėdami siųsti.
8. Tvirtos temos eilutės. Nepamirškite, kad kas nors, kuris kitame advokate išsiųstas el. Laiške, gali būti perduotas visiems kitiems. Prieš naudodami temines eilutes, pvz., "Mano idiotiškas klientas" arba "kvailas teisėjo įsakymas", pagalvokite dar du kartus. Niekada nežinote, kur gali būti šio laiško kopija. Be to, nepaliekant dalykinių eilučių tuščią, nes tai gali sukelti dar vieną advokatą nepastebėti, yra el. Laiškas apie jūsų bylą. Geriausia yra paprasta "Parkersono" ar "Smito siūlomo susitarimo" temos eilutė ar bet kokia antraštė, susijusi su el. Pašto turiniu.
Ir nors "idiotiškas klientas" gali būti pats tiksliausias el. Laiško turinio aprašymas, tai yra prastas dalyko eilutės pasirinkimas.
9. Stebėkite savo toną - o ne klaidingai pasakykite kitiems. Kai žmonės kalba vienas į kitą akis į akį, veido garsai ir vokaliniai tonai dažnai aiškiai parodo žmogaus ketinimą. Skambinant telefonu, asmens balsas paprastai yra pakankamas, kad būtų galima pasakyti, kai kas nors sarkastiškas, juokaujantis ar rimtai. Bet elektroniniu paštu pavojingai lengva visiškai neteisingai suprasti asmens ketinimus. Viena asmenybė sugadino daugybę draugų, neteisingai skaitant kito asmens ketinimus el. Laiške. Ir su teisininkais, kurie taip jau buvo ginčiję tarpusavyje, advokui lengva greitai suprasti, kad kitas asmuo yra priešiškas ar grubus.
Kaip aptarta "rašydami el. Laišką, kol yra piktas", prieš atsiųsdami atsakymą į šį šlamšto el. Laišką, atvėskite keletą minučių.
Praėjus valandai, jūs galite suvokti, kad jūs visiškai klaidingai suprato. Negalima atsakyti į elgesį su pareiškimais, pateiktais elektroniniuose pranešimuose, ir neužkels atsakymo, kol nebus svarstoma, ar siuntėjas gali turėti kitokį tikslą nei iš pradžių pasirodė. Jei atrodo, kad pareiškimas gali būti skaitomas daugiau nei vienu būdu, ir vienas iš šių būdų yra nepakenksmingas, pabandykite suteikti siuntėjui abejonių naudą, prieš nusileidžiant galvą mirtinai el. Laišku.
Ar yra kitų advokatų elektroninio pašto klaidų, kurios turėtų būti "Top 10" sąraše? Pasakykite apie tai forume.